Πολιτική Κοινωνικών Μέσων και Εξωτερικών Επικοινωνιών

Η Πολιτική Κοινωνικών Μέσων και Εξωτερικών Επικοινωνιών (P36) λειτουργεί ως ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο για τη διαχείριση όλων των δημόσιων επικοινωνιών που αφορούν τον οργανισμό, το προσωπικό του και το brand του. Το παρόν έγγραφο παρέχει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές και υποχρεωτικές διαδικασίες, σχεδιασμένες για την αποτροπή βλάβης στη φήμη, κανονιστικών παραβιάσεων, διαρροών πνευματικής ιδιοκτησίας και μη εξουσιοδοτημένων γνωστοποιήσεων μέσω κοινωνικών και ψηφιακών καναλιών. Η πολιτική εφαρμόζεται σε όλους τους εργαζόμενους, αναδόχους, ασκούμενους και εκπροσώπους τρίτων μερών που επικοινωνούν εκ μέρους του οργανισμού, τον αναφέρουν σε δημόσια περιβάλλοντα ή χρησιμοποιούν λογαριασμούς οποιουδήποτε τύπου (προσωπικούς ή εταιρικούς) για συμμετοχή σε συζητήσεις που σχετίζονται με τον οργανισμό. Τα καλυπτόμενα κανάλια περιλαμβάνουν κύριες πλατφόρμες κοινωνικών μέσων, ιστολόγια, φόρουμ, δημόσια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνεντεύξεις στα μέσα ενημέρωσης, δημόσιες ομιλίες και διαδικτυακές κοινότητες. Όλες οι μορφές τόσο προγραμματισμένης όσο και επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο, από οποιαδήποτε συσκευή, εμπίπτουν στο πεδίο της πολιτικής. Οι κύριοι στόχοι της είναι: να αποτρέψει την τυχαία ή σκόπιμη δημοσιοποίηση ευαίσθητων ή ρυθμιζόμενων δεδομένων· να διασφαλίσει ότι οι επίσημες δηλώσεις είναι εξουσιοδοτημένες, ακριβείς και ευθυγραμμισμένες με τα πρότυπα του brand· να αποτρέψει ζημία στη φήμη μέσω συνέπειας μηνυμάτων· να καλύψει τις ισχύουσες νομικές και ρυθμιστικές υποχρεώσεις· και να περιγράψει σαφείς αρμοδιότητες, περιπτώσεις χρήσης και μέτρα επιβολής για όλους όσοι εμπλέκονται σε δημόσιες επικοινωνίες. Η πολιτική περιγράφει συγκεκριμένους ρόλους: οι Υπεύθυνοι Marketing/Επικοινωνίας επιβλέπουν την έγκριση περιεχομένου και την ενεργή παρακολούθηση στο διαδίκτυο· οι Ομάδες Πληροφορικής και Ασφάλειας παρακολουθούν για διαρροές, επιθέσεις και πλαστοπροσωπία· η Νομική και Συμμόρφωση ανασκοπεί τη συμμόρφωση του περιεχομένου και διαχειρίζεται κανονιστικές ειδοποιήσεις· οι Προϊστάμενοι τμημάτων επιβάλλουν την πολιτική σε επίπεδο ομάδας· ενώ όλο το προσωπικό φέρει προσωπική ευθύνη για κάθε αναφορά στον οργανισμό. Μεταξύ των απαιτήσεων διακυβέρνησης περιλαμβάνονται κανόνες που ορίζουν ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι εκπρόσωποι εκδίδουν επίσημες δηλώσεις, όλοι οι εταιρικοί λογαριασμοί χρησιμοποιούν πολυπαραγοντικό έλεγχο ταυτότητας και ισχυρή διαχείριση κωδικών πρόσβασης, και η ακατάλληλη ή μη εξουσιοδοτημένη εξωτερική επικοινωνία απαγορεύεται αυστηρά. Η πολιτική επιβάλλει κεντρική καταγραφή ελέγχου της πρόσβασης σε κοινωνικούς λογαριασμούς, τακτικές αναθεωρήσεις δικαιωμάτων πρόσβασης και εγκρίσεις περιεχομένου για προγραμματισμένες αναρτήσεις. Οι αναφορές στο brand, οι μη εξουσιοδοτημένοι λογαριασμοί ή λογαριασμοί πλαστοπροσωπίας και οι αιχμές αρνητικού συναισθήματος παρακολουθούνται από το Marketing/τις Ομάδες Πληροφορικής και Ασφάλειας, με απαιτήσεις κλιμάκωσης και αντιμετώπισης περιστατικών για κάθε ύποπτη παραβίαση ή κακή χρήση. Τα πρωτόκολλα αντιμετώπισης περιστατικών ορίζονται με σαφήνεια, απαιτώντας άμεσο περιορισμό (διαγραφή, τεκμηρίωση, αναφορά περιστατικών), ενεργοποίηση της Πολιτικής Αντιμετώπισης Περιστατικών (P30) όταν εμπλέκονται προσωπικά ή ευαίσθητα δεδομένα, ειδοποίηση της Νομικής και Συμμόρφωσης και του DPO, και κοινοποιήσεις παραβιάσεων εντός των προβλεπόμενων χρονοδιαγραμμάτων (για παράδειγμα, ο κανόνας των 72 ωρών του GDPR). Η ανασκόπηση μετά το περιστατικό, οι διορθωτικές ενέργειες και η καταγραφή ελέγχου αποτελούν αναπόσπαστα στοιχεία του μηχανισμού επιβολής της πολιτικής. Εξαιρέσεις μπορούν να χορηγούνται μόνο σε αυστηρά ελεγχόμενα σενάρια, όπως επικοινωνία κρίσης ή εγκεκριμένες συνεντεύξεις στα μέσα ενημέρωσης, και πρέπει να είναι επίσημα τεκμηριωμένες, εντός πεδίου και να ανασκοπούνται. Τα μέτρα επιβολής περιλαμβάνουν πιθανές επίσημες προειδοποιήσεις, αναστολή πρόσβασης, πειθαρχικά μέτρα ή νομικές διαδικασίες για μη συμμόρφωση, ενώ η παρακολούθηση από τον Έλεγχο και τη Συμμόρφωση είναι συνεχής. Οι ανασκοπήσεις είναι υποχρεωτικές τουλάχιστον ετησίως και μετά από ουσιώδεις κανονιστικές, λειτουργικές ή δομικές αλλαγές. Η παρούσα πολιτική είναι ευθυγραμμισμένη με ένα ευρύ φάσμα κανονιστικών πλαισίων, συμπεριλαμβανομένων των ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA και COBIT 2019, διασφαλίζοντας ότι οι επικοινωνίες του οργανισμού παραμένουν ασφαλείς, συμμορφούμενες και συνεπείς σε ένα ολοένα και πιο σύνθετο ψηφιακό περιβάλλον.