Politika društvenih medija i vanjskih komunikacija

Politika društvenih medija i vanjskih komunikacija (P36) služi kao sveobuhvatan okvir za upravljanje svim javno usmjerenim komunikacijama koje uključuju organizaciju, njezino osoblje i njezin brend. Ovaj dokument pruža jasne smjernice i obvezne postupke osmišljene za sprječavanje reputacijske štete, regulatornih kršenja, curenja intelektualnog vlasništva i neovlaštenih otkrivanja putem društvenih i digitalnih medijskih kanala. Politika se primjenjuje na sve zaposlenike, izvođače, pripravnike i predstavnike trećih strana koji komuniciraju u ime organizacije, spominju je u javnim okruženjima ili koriste račune bilo koje vrste (osobne ili korporativne) za sudjelovanje u raspravama povezanim s organizacijom. Obuhvaćeni kanali uključuju glavne platforme društvenih medija, blogove, forume, javnu e-poštu, medijske intervjue, javne nastupe i online zajednice. Svi oblici unaprijed zakazanih komunikacija i komunikacija u stvarnom vremenu, s bilo kojeg uređaja, spadaju u djelokrug politike. Primarni ciljevi su: spriječiti slučajno ili namjerno objavljivanje osjetljivih ili reguliranih podataka; osigurati da su službene izjave ovlaštene, točne i usklađene sa standardima brenda; izbjeći reputacijsku štetu kroz dosljednost poruka; ispuniti primjenjive pravne i regulatorne obveze; te definirati jasne odgovornosti, slučajeve uporabe i mjere provedbe za sve uključene u javne komunikacije. Politika detaljno opisuje specifične uloge: službenici marketinga/komunikacija nadziru odobravanje sadržaja i praćenje online kanala; IT i sigurnosni timovi prate curenja, napade i lažno predstavljanje; pravni poslovi i usklađenost pregledavaju usklađenost sadržaja i upravljaju regulatornim obavijestima; voditelji odjela provode politiku na razini tima; dok svo osoblje snosi osobnu odgovornost za svako spominjanje organizacije. Među zahtjevima upravljanja su pravila koja propisuju da samo ovlašteni glasnogovornici izdaju službene izjave, da svi korporativni računi koriste višefaktorsku autentifikaciju (MFA) i snažno upravljanje lozinkama te da je neprimjerena ili neovlaštena vanjska komunikacija strogo zabranjena. Politika zahtijeva centralizirano revizijsko bilježenje pristupa društvenim računima, redovite preglede pristupa i odobravanja sadržaja za zakazane objave. Spominjanja brenda, neovlašteni računi ili računi lažnog predstavljanja te nagli porast negativnog sentimenta prate marketing/tim za informacijsku sigurnost, uz zahtjeve za eskalaciju i odgovor na incidente za svaku sumnju na povredu ili zlouporabu. Protokoli odgovora na incidente jasno su definirani te zahtijevaju trenutačno ograničavanje (brisanje, dokumentiranje, prijavljivanje), aktivaciju Politike odgovora na incidente (P30) kada su uključeni osobni ili osjetljivi podaci, obavještavanje pravnih funkcija i DPO-a te regulatorne obavijesti o povredi u propisanim rokovima (primjerice, GDPR-ovo pravilo od 72 sata). Pregled nakon incidenta, korektivne radnje i revizijsko bilježenje sastavni su dio mehanizma provedbe politike. Iznimke se mogu odobriti samo u strogo kontroliranim scenarijima, kao što su krizne komunikacije ili odobreni medijski intervjui, te moraju biti formalno dokumentirane, ograničene opsegom i pregledane. Mjere provedbe uključuju moguće formalne opomene, suspenziju pristupa, disciplinske mjere ili pravne postupke zbog neusklađenosti, dok su revizija i usklađenost te praćenje usklađenosti kontinuirani. Pregledi su obvezni najmanje jednom godišnje i nakon materijalnih regulatornih, operativnih ili strukturnih promjena. Ova politika usklađena je sa širokim rasponom okvira uključujući ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA i COBIT 2019, osiguravajući da organizacijske komunikacije ostanu sigurne, usklađene i dosljedne porukama u sve složenijem digitalnom okruženju.