Socialinių tinklų ir išorinių komunikacijų politika

Socialinių tinklų ir išorinių komunikacijų politika (P36) yra išsamus pagrindas, skirtas valdyti visą viešą komunikaciją, susijusią su organizacija, jos personalu ir prekės ženklu. Šiame dokumente pateikiamos aiškios gairės ir privalomos procedūros, skirtos užkirsti kelią reputacijos žalai, reguliaciniams pažeidimams, intelektinės nuosavybės nutekėjimams ir nesankcionuotiems atskleidimams per socialinės ir skaitmeninės žiniasklaidos kanalus. Politika taikoma visiems darbuotojams, rangovams, praktikantams ir trečiųjų šalių atstovams, kurie komunikuoja organizacijos vardu, ją mini viešoje erdvėje arba naudoja bet kokio tipo paskyras (asmenines ar įmonės) diskusijoms, susijusioms su organizacija. Apimami kanalai: pagrindinės socialinių tinklų platformos, tinklaraščiai, forumai, vieši el. laiškai, interviu žiniasklaidai, vieši pasisakymai ir internetinės bendruomenės. Visos iš anksto suplanuotos ir realaus laiko komunikacijos formos, iš bet kurio įrenginio, patenka į politikos taikymo sritį. Pagrindiniai tikslai: užkirsti kelią atsitiktiniam ar tyčiniam jautrių ar reglamentuojamų duomenų atskleidimui; užtikrinti, kad oficialūs pareiškimai būtų autorizuoti, tikslūs ir atitiktų prekės ženklo standartus; išvengti reputacijos žalos, užtikrinant žinučių nuoseklumą; įvykdyti taikytinus teisinius ir reguliacinius įsipareigojimus; ir apibrėžti aiškias atsakomybes, naudojimo atvejus bei vykdymo užtikrinimo priemones visiems, dalyvaujantiems viešoje komunikacijoje. Politikoje detalizuojami konkretūs vaidmenys: rinkodaros / komunikacijos pareigūnai prižiūri turinio patvirtinimą ir internetinę stebėseną; saugumo komandos stebi nutekėjimus, atakas ir apsimetinėjimą; teisė peržiūri turinio atitiktį ir valdo reguliacinius pranešimus; departamentų vadovai užtikrina politikos laikymąsi komandos lygmeniu; o visas personalas prisiima asmeninę atsakomybę už bet kokį organizacijos paminėjimą. Valdysenos reikalavimai apima taisykles, kad oficialius pareiškimus teikia tik įgalioti atstovai, visos įmonės paskyros naudoja kelių veiksnių autentifikavimą (MFA) ir taiko tvirtą prisijungimo duomenų valdymą, o netinkama ar nesankcionuota išorinė komunikacija yra griežtai draudžiama. Politika reikalauja centralizuoto socialinių paskyrų prieigos registravimo audito žurnale, reguliarių prieigos peržiūrų ir turinio patvirtinimų suplanuotiems įrašams. Prekės ženklo paminėjimus, neautorizuotas ar apsimetėlių paskyras ir neigiamo sentimentų šuolius stebi rinkodara / saugumas, taikant eskalavimo ir reagavimo į incidentus reikalavimus bet kokiam įtariamam pažeidimui ar netinkamam naudojimui. Reagavimo į incidentus protokolai aiškiai apibrėžti: reikalaujama nedelsiant lokalizuoti (ištrinti, dokumentuoti, pranešti), aktyvuoti reagavimo į incidentus politiką, kai susiję asmens ar jautrūs duomenys, informuoti teisę ir duomenų apsaugos pareigūną (DAP) ir pateikti pranešimus apie pažeidimus per nustatytus terminus (pvz., BDAR 72 valandų taisyklė). Po incidento peržiūra, koreguojamieji veiksmai ir registravimas audito žurnale yra neatsiejama politikos vykdymo užtikrinimo mechanizmo dalis. Išimtys gali būti suteikiamos tik griežtai kontroliuojamais atvejais, pavyzdžiui, krizių komunikacijai ar patvirtintiems interviu žiniasklaidai, ir turi būti formaliai dokumentuotos, apibrėžtos taikymo sritimi ir peržiūrimos. Vykdymo užtikrinimo priemonės apima galimus formalius įspėjimus, prieigos sustabdymą, drausmines nuobaudas ar teisminius procesus už neatitiktį, o auditas ir atitikties stebėsena vykdomi nuolat. Peržiūros yra privalomos bent kartą per metus ir po reikšmingų reguliacinių, operacinių ar struktūrinių pokyčių. Ši politika suderinta su plačiu reglamentavimo sistemų spektru, įskaitant ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, ES BDAR, NIS2, DORA ir COBIT 2019, užtikrinant, kad organizacijos komunikacija išliktų saugi, atitinkanti reikalavimus ir nuosekli vis sudėtingesnėje skaitmeninėje aplinkoje.