Politique relative aux réseaux sociaux et aux communications externes

La Politique relative aux réseaux sociaux et aux communications externes (P36) sert de cadre complet pour gérer toutes les communications publiques impliquant l’organisation, son personnel et sa marque. Ce document fournit des lignes directrices claires et des procédures obligatoires conçues pour prévenir le préjudice réputationnel, les violations réglementaires, les fuites de propriété intellectuelle et les divulgations non autorisées via les canaux de médias sociaux et numériques. La politique s’applique à tous les employés, prestataires, stagiaires et représentants de tiers qui communiquent au nom de l’organisation, la mentionnent dans des contextes publics ou utilisent des comptes de tout type (personnels ou d’entreprise) pour participer à des échanges relatifs à l’organisation. Les canaux couverts incluent les principales plateformes de réseaux sociaux, les blogs, les forums, les courriels publics, les interviews médias, les prises de parole en public et les communautés en ligne. Toutes les formes de communication, qu’elles soient planifiées à l’avance ou en temps réel, depuis tout terminal, relèvent du périmètre de la politique. Ses objectifs principaux sont de : prévenir la diffusion accidentelle ou intentionnelle de données sensibles ou réglementées ; garantir que les communications officielles sont autorisées, exactes et alignées sur les standards de marque ; éviter le préjudice réputationnel grâce à la cohérence des messages ; satisfaire aux obligations légales et aux obligations réglementaires applicables ; et définir des responsabilités, des cas d’usage et des mesures de mise en application et de conformité clairs pour toutes les personnes impliquées dans les communications publiques. La politique détaille des rôles spécifiques : les responsables marketing/communication supervisent l’approbation des contenus et la surveillance en ligne ; les équipes de sécurité surveillent les fuites, les attaques et l’usurpation d’identité ; le juridique et la conformité examinent la conformité des contenus et gèrent les notifications réglementaires ; les chefs de département appliquent la politique au niveau des équipes ; tandis que l’ensemble du personnel assume une responsabilité personnelle pour toute mention de l’organisation. Parmi ses exigences de gouvernance figurent des règles stipulant que seuls des porte-parole autorisés émettent des communications officielles, que tous les comptes d’entreprise utilisent l’authentification multifacteur et une gestion des mots de passe robuste, et que toute communication externe inappropriée ou non autorisée est strictement interdite. La politique impose une journalisation centralisée des accès aux comptes sociaux, des revues d’accès régulières et des approbations de contenu pour les publications planifiées. Les mentions de marque, les comptes non autorisés ou usurpateurs et les pics de sentiment négatif sont surveillés par le marketing/la sécurité, avec des exigences d’escalade et de réponse aux incidents pour toute violation ou usage abusif suspecté. Les protocoles de réponse aux incidents sont clairement définis, exigeant un confinement immédiat (suppression, documentation, notification des incidents), l’activation de la Politique de réponse aux incidents (P30) lorsque des données personnelles ou sensibles sont impliquées, la notification au juridique et au DPO, ainsi que les notifications de violation réglementaire dans les délais stipulés (par exemple, la règle des 72 heures du RGPD). Les revues post-incident, les actions correctives et la journalisation d’audit font partie intégrante du mécanisme de mise en application de la politique. Des dérogations ne peuvent être accordées que dans des scénarios strictement contrôlés, tels que les communications de crise ou des interviews médias approuvées, et doivent être formellement documentées, cadrées et revues. Les mesures de mise en application incluent des avertissements formels possibles, la suspension d’accès, des sanctions disciplinaires ou des procédures judiciaires en cas de non-respect, tandis que la surveillance continue de la conformité et le suivi audit et conformité sont permanents. Des revues sont obligatoires au moins annuellement et après des changements réglementaires, opérationnels ou structurels significatifs. Cette politique est alignée sur un large éventail de référentiels, notamment ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, le RGPD de l’UE, NIS2, DORA et COBIT 2019, afin de garantir que les communications de l’organisation restent sécurisées, conformes et cohérentes dans un paysage numérique de plus en plus complexe.