Политика за социални медии и външни комуникации

Политиката за социални медии и външни комуникации (P36) служи като всеобхватна рамка за управление на всички публични комуникации, свързани с организацията, нейния персонал и нейния бранд. Този документ предоставя ясни насоки и задължителни процедури, предназначени да предотвратят репутационни вреди, регулаторни нарушения, изтичане на интелектуална собственост и неоторизирани разкрития чрез социални и дигитални медийни канали. Политиката се прилага за всички служители, външни изпълнители, стажанти и представители на трети страни, които комуникират от името на организацията, я споменават в публични среди или използват акаунти от всякакъв тип (лични или корпоративни), за да участват в дискусии, свързани с организацията. Обхванатите канали включват масови платформи за социални медии, блогове, форуми, публични имейли, медийни интервюта, публични изяви и онлайн общности. Всички форми на както предварително планирана, така и комуникация в реално време, от всяко устройство, попадат в обхвата на политиката. Основните ѝ цели са: да предотврати случайното или умишлено разкриване на чувствителни или регулирани данни; да гарантира, че официалните изявления са разрешени, точни и съгласувани със стандартите на бранда; да избегне репутационен ущърб чрез последователност на посланията; да изпълни приложимите правни и регулаторни задължения; и да очертае ясни отговорности, случаи на употреба и мерки за прилагане за всички, участващи в публични комуникации. Политиката описва конкретни роли: служителите по маркетинг/комуникации отговарят за одобрението на съдържанието и онлайн мониторинга; екипите по ИТ и сигурност следят за изтичания, атаки и имитация; правни въпроси и съответствие преглеждат съответствието на съдържанието и управляват регулаторните уведомявания; ръководителите на отдели прилагат политиката на ниво екип; а целият персонал носи лична отговорност за всяко споменаване на организацията. Сред изискванията за управление са правила, които предвиждат, че само упълномощени говорители издават официални изявления, всички корпоративни акаунти използват многофакторно удостоверяване (MFA) и силно управление на пароли, а неподходящата или неоторизирана външна комуникация е строго забранена. Политиката изисква централизирано одитно регистриране на достъпа до социални акаунти, редовни прегледи на правата за достъп и одобрения на съдържание за планирани публикации. Споменаванията на бранда, неоторизирани или имитаторски акаунти и пикове на негативни настроения се наблюдават от маркетинг/сигурност, с изисквания за ескалация и реагиране при инциденти при всяко подозирано нарушение или злоупотреба. Протоколите за реагиране при инциденти са ясно дефинирани и изискват незабавно ограничаване (изтриване, документиране, докладване), активиране на Политика за реагиране при инциденти, когато са засегнати лични или чувствителни данни, уведомяване на правния екип и DPO, както и регулаторни уведомления за нарушения в рамките на определените срокове (например 72-часовото правило на GDPR). Преглед след инцидент, коригиращи действия и одитно регистриране са неразделна част от механизма за прилагане на политиката. Изключения могат да се предоставят само в строго контролирани сценарии, като кризисни комуникации или одобрени медийни интервюта, и трябва да бъдат формално документирани, ограничени по обхват и преглеждани. Мерките за прилагане включват възможни формални предупреждения, спиране на достъпа, дисциплинарни мерки или съдебно производство при неспазване, като одитът и мониторингът на съответствието са непрекъснати. Прегледите са задължителни поне ежегодно и след съществени регулаторни, оперативни или структурни промени. Тази политика е съгласувана с широк набор от регулаторни рамки, включително ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA и COBIT 2019, като гарантира, че организационните комуникации остават сигурни, съответстващи и последователни в условията на все по-сложна дигитална среда.