Sotsiaalmeedia ja väliskommunikatsiooni poliitika

Sotsiaalmeedia ja väliskommunikatsiooni poliitika (P36) toimib tervikliku raamistikuna kõigi organisatsiooni, selle personali ja brändiga seotud avalikkusele suunatud kommunikatsioonide juhtimiseks. Dokument annab selged suunised ja kohustuslikud protseduurid, mille eesmärk on ennetada mainekahju, regulatiivseid rikkumisi, intellektuaalomandi lekkeid ja volitamata avalikustamisi sotsiaal- ja digimeediakanalite kaudu. Poliitika kehtib kõigile töötajatele, töövõtjatele, praktikantidele ja kolmandate osapoolte esindajatele, kes suhtlevad organisatsiooni nimel, viitavad sellele avalikes keskkondades või kasutavad mis tahes tüüpi kontosid (isiklikke või ettevõtte) organisatsiooniga seotud aruteludes osalemiseks. Hõlmatud kanalid on peamised sotsiaalmeediaplatvormid, blogid, foorumid, avalikud e-kirjad, meediaintervjuud, avalikud esinemised ja veebikogukonnad. Kõik nii ette planeeritud kui ka reaalajas toimuvad kommunikatsioonivormid, mis tahes seadmest, kuuluvad poliitika kohaldamisalasse. Peamised eesmärgid on: ennetada tundlike või reguleeritud andmete juhuslikku või tahtlikku avaldamist; tagada, et ametlikud avaldused on volitatud, täpsed ja brändistandarditega kooskõlas; vältida mainekahju sõnumite järjepidevuse kaudu; täita kohaldatavaid õiguslikke ja regulatiivseid kohustusi; ning kirjeldada selged vastutused, kasutusjuhud ja jõustamismeetmed kõigile avalikus kommunikatsioonis osalejatele. Poliitika kirjeldab konkreetseid rolle: turunduse/suhtluse ametnikud juhivad sisu kinnitamist ja veebiseiret; turvameeskonnad jälgivad lekkeid, rünnakuid ja identiteedivargust; õigus kontrollib sisu vastavust ja haldab regulatiivseid teavitusi; osakonnajuhatajad jõustavad poliitikat meeskonna tasandil; ning kogu personal kannab isiklikku vastutust iga organisatsioonile viitamise eest. Juhtimisnõuete hulka kuuluvad reeglid, mille kohaselt ainult volitatud kõneisikud annavad ametlikke avaldusi, kõik ettevõtte kontod kasutavad mitmefaktorilist autentimist (MFA) ja tugevat autentimistunnuste haldust ning sobimatu või volitamata väliskommunikatsioon on rangelt keelatud. Poliitika nõuab sotsiaalkontode juurdepääsu tsentraliseeritud logimist, regulaarseid juurdepääsuõiguste ülevaatamisi ning ajastatud postituste sisu kinnitamist. Brändi mainimisi, volitamata või jäljendajakontosid ja negatiivse meelsuse hüppeid jälgivad turundus/turvalisus ning iga kahtlustatava rikkumise või väärkasutuse korral kehtivad eskaleerimise ja intsidentidele reageerimise nõuded. Intsidentidele reageerimise protokollid on selgelt määratletud ning nõuavad viivitamatut ohjeldamist (kustutamine, dokumenteerimine, intsidentidest teavitamine), intsidentidele reageerimise poliitika aktiveerimist, kui on seotud isiku- või tundlikud andmed, õigus- ja andmekaitseametniku teavitamist ning regulatiivsete rikkumiste teavitusi ettenähtud teatamistähtaegade jooksul (näiteks GDPR-i 72 tunni reegel). Intsidendijärgne ülevaatus, parandusmeetmed ja auditilogimine on poliitika jõustamismehhanismi lahutamatu osa. Erandeid võib anda ainult rangelt kontrollitud stsenaariumides, näiteks kriisikommunikatsioon või heakskiidetud meediaintervjuud, ning need peavad olema ametlikult dokumenteeritud, piiritletud ja läbi vaadatud. Jõustamismeetmed hõlmavad võimalikke ametlikke hoiatusi, juurdepääsu peatamist, distsiplinaarmeetmeid või õigusmenetlusi mittevastavuse korral, samal ajal kui auditi ja nõuetele vastavuse seire on pidev. Läbivaatamised on kohustuslikud vähemalt kord aastas ning pärast olulisi regulatiivseid, operatiivseid või struktuurseid muudatusi. Poliitika on kooskõlas paljude raamistikega, sh ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EL GDPR, NIS2, DORA ja COBIT 2019, tagades, et organisatsiooni kommunikatsioon püsib turvaline, nõuetele vastav ja sõnumiga kooskõlas üha keerukamas digikeskkonnas.