Sosiaalisen median ja ulkoisen viestinnän politiikka

Sosiaalisen median ja ulkoisen viestinnän politiikka (P36) toimii kattavana viitekehyksenä kaikkien organisaatioon, sen henkilöstöön ja brändiin liittyvien julkisten viestien hallintaan. Tämä asiakirja tarjoaa selkeät suuntaviivat ja pakolliset menettelyt, joiden tarkoituksena on ehkäistä mainehaittaa, sääntelyrikkomuksia, immateriaalioikeuksien vuotoja ja luvattomia paljastuksia sosiaalisten ja digitaalisten mediakanavien kautta. Politiikka koskee kaikkia työntekijöitä, urakoitsijoita, harjoittelijoita ja kolmansien osapuolten edustajia, jotka viestivät organisaation puolesta, viittaavat siihen julkisissa yhteyksissä tai käyttävät minkä tahansa tyyppisiä tilejä (henkilökohtaisia tai yrityksen) osallistuakseen organisaatioon liittyviin keskusteluihin. Kattaviin kanaviin kuuluvat yleiset sosiaalisen median alustat, blogit, foorumit, julkiset sähköpostit, mediahaastattelut, julkiset puhetilaisuudet ja verkkoyhteisöt. Kaikki sekä ennalta aikataulutettu että reaaliaikainen viestintä miltä tahansa laitteelta kuuluu politiikan soveltamisalaan. Sen ensisijaiset tavoitteet ovat: estää arkaluonteisten tai sääntelyn alaisten tietojen vahingossa tai tahallisesti tapahtuva julkaiseminen; varmistaa, että viralliset lausunnot ovat valtuutettuja, paikkansapitäviä ja brändistandardien mukaisia; välttää mainevahinko viestinnän yhdenmukaisuuden avulla; täyttää sovellettavat lakisääteiset ja sääntelyvelvoitteet; sekä kuvata selkeät vastuut, käyttötapaukset ja täytäntöönpanotoimenpiteet kaikille julkiseen viestintään osallistuville. Politiikka määrittelee erityiset roolit: markkinointi-/viestintävastaavat vastaavat sisällön hyväksynnästä ja verkkoseurannasta; tietoturvatiimit seuraavat vuotoja, hyökkäyksiä ja esiintymistä toisena henkilönä; laki- ja vaatimustenmukaisuustoiminto tarkastaa sisällön vaatimustenmukaisuuden ja hallinnoi sääntelyilmoituksia; osastopäälliköt valvovat politiikan noudattamista tiimitasolla; ja koko henkilöstö kantaa henkilökohtaisen vastuun kaikista organisaatioon kohdistuvista viittauksista. Hallintotapavaatimuksiin kuuluu sääntöjä, joiden mukaan vain valtuutetut tiedottajat antavat virallisia lausuntoja, kaikki yritystilit käyttävät monivaiheista todennusta ja vahvaa tunnusten hallintaa, ja sopimaton tai luvaton ulkoinen viestintä on ehdottomasti kielletty. Politiikka edellyttää sosiaalisen median tilien käytön keskitettyä lokitusta, säännöllisiä käyttöoikeuksien tarkastustoimia sekä sisällön hyväksyntää ajastetuille julkaisuille. Brändimainintoja, luvattomia tai esiintyjätiliä sekä negatiivisen sentimentin piikkejä seurataan markkinoinnin/tietoturvan toimesta, ja epäillyissä rikkomus- tai väärinkäyttötilanteissa edellytetään eskalointia ja tietoturvapoikkeamiin reagointivaatimuksia. Tietoturvapoikkeamiin reagointiprotokollat on määritelty selkeästi ja ne edellyttävät välitöntä rajaamista (poisto, dokumentointi, raportointi), tietoturvapoikkeamiin reagoinnin politiikan (P30) aktivointia, kun kyseessä on henkilötieto tai arkaluonteinen tieto, laki- ja DPO-ilmoitusta sekä ilmoitettavia tietoturvaloukkauksia koskevia ilmoituksia määräaikojen puitteissa (esimerkiksi GDPR:n 72 tunnin sääntö). Poikkeaman jälkiarviointi, korjaavat toimenpiteet ja tarkastuslokitus ovat olennainen osa politiikan täytäntöönpanomekanismia. Poikkeuksia voidaan myöntää vain tiukasti hallituissa tilanteissa, kuten kriisiviestinnässä tai hyväksytyissä mediahaastatteluissa, ja ne on dokumentoitava muodollisesti, rajattava ja katselmoitava. Täytäntöönpanotoimenpiteisiin kuuluvat mahdolliset muodolliset varoitukset, käyttöoikeuksien keskeytys, kurinpitotoimet tai oikeudenkäynnit vaatimustenvastaisuuden vuoksi, ja auditointi- ja vaatimustenmukaisuusseuranta on jatkuvaa. Katselmoinnit ovat pakollisia vähintään vuosittain sekä olennaisten sääntely-, operatiivisten tai rakenteellisten muutosten jälkeen. Tämä politiikka on yhdenmukainen laajan viitekehysjoukon kanssa, mukaan lukien ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA ja COBIT 2019, varmistaen, että organisaation viestintä pysyy turvallisena, vaatimustenmukaisena ja linjassa viestinnän tavoitteiden kanssa yhä monimutkaisemmassa digitaalisessa toimintaympäristössä.