Política de redes sociales y comunicaciones externas

La Política de redes sociales y comunicaciones externas (P36) sirve como un marco integral para gestionar todas las comunicaciones de cara al público que involucren a la organización, su personal y su marca. Este documento proporciona directrices claras y procedimientos obligatorios diseñados para prevenir el daño reputacional, las infracciones regulatorias, las filtraciones de propiedad intelectual y las divulgaciones no autorizadas a través de canales de medios sociales y digitales. La política se aplica a todos los empleados, contratistas, becarios y representantes de terceros que se comuniquen en nombre de la organización, la mencionen en entornos públicos o utilicen cuentas de cualquier tipo (personales o corporativas) para participar en debates relacionados con la organización. Los canales cubiertos incluyen plataformas de redes sociales convencionales, blogs, foros, correos electrónicos públicos, entrevistas con medios, intervenciones públicas y comunidades en línea. Todas las formas de comunicación, tanto preprogramadas como en tiempo real, desde cualquier dispositivo, entran dentro del ámbito de la política. Sus objetivos principales son: prevenir la divulgación accidental o intencional de datos sensibles o datos regulados; garantizar que las declaraciones oficiales estén autorizadas, sean precisas y estén alineadas con los estándares de marca; evitar el daño reputacional mediante la coherencia de los mensajes; cumplir las obligaciones legales y obligaciones reglamentarias aplicables; y definir responsabilidades claras, casos de uso y medidas de aplicación y cumplimiento para todas las personas implicadas en las comunicaciones públicas. La política detalla roles específicos: los responsables de Marketing/Comunicaciones supervisan la aprobación de contenidos y la monitorización en línea; los equipos de TI y de Seguridad vigilan filtraciones, ataques y suplantación; Legal y Cumplimiento revisan el cumplimiento del contenido y gestionan las notificaciones regulatorias; los responsables de departamento aplican la política a nivel de equipo; mientras que todo el personal asume responsabilidad personal por cualquier referencia a la organización. Entre sus requisitos de gobernanza se incluyen normas que estipulan que solo los portavoces autorizados emiten declaraciones oficiales, que todas las cuentas corporativas utilicen autenticación multifactor y una gestión sólida de credenciales, y que la comunicación externa inapropiada o no autorizada está estrictamente prohibida. La política exige un registro de auditoría centralizado del acceso a cuentas sociales, revisiones de acceso periódicas y aprobaciones de contenido para publicaciones programadas. Las menciones de marca, las cuentas no autorizadas o suplantadoras y los picos de sentimiento negativo son monitorizados por Marketing/Seguridad, con requisitos de escalado y respuesta a incidentes para cualquier sospecha de violación o uso indebido. Los protocolos de respuesta a incidentes están claramente definidos y requieren contención inmediata (eliminación, documentación, notificación), activación de la Política de respuesta a incidentes (P30) cuando haya datos personales o sensibles implicados, notificación a Legal y al DPO, y notificaciones de violaciones de seguridad notificables dentro de los plazos estipulados (por ejemplo, la regla de 72 horas del RGPD). La revisión posterior al incidente, las acciones correctivas y el registro de auditoría son elementos integrales del mecanismo de aplicación de la política. Las excepciones solo pueden concederse en escenarios estrictamente controlados, como comunicaciones de crisis o entrevistas con medios aprobadas, y deben documentarse formalmente, acotarse y revisarse. Las medidas de aplicación incluyen posibles advertencias formales, suspensión de acceso, medidas disciplinarias o procedimientos legales por incumplimiento, mientras que la monitorización de auditoría y cumplimiento es continua. Las revisiones son obligatorias al menos anualmente y tras cambios regulatorios, operativos o estructurales materiales. Esta política está alineada con una amplia gama de marcos regulatorios, incluidos ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, RGPD de la UE, NIS2, DORA y COBIT 2019, garantizando que las comunicaciones de la organización permanezcan seguras, conformes y coherentes en un panorama digital cada vez más complejo.