Politica privind rețelele sociale și comunicările externe

Politica privind rețelele sociale și comunicările externe (P36) servește drept un cadru cuprinzător pentru gestionarea tuturor comunicărilor publice care implică organizația, personalul acesteia și brandul. Acest document oferă linii directoare clare și proceduri obligatorii concepute pentru a preveni prejudiciul reputațional, încălcările de reglementare, scurgerile de proprietate intelectuală și divulgările neautorizate prin canale de media sociale și digitale. Politica se aplică tuturor angajaților, contractanților, stagiarilor și reprezentanților terți care comunică în numele organizației, fac referire la aceasta în contexte publice sau folosesc conturi de orice tip (personale sau corporative) pentru a participa la discuții legate de organizație. Canalele acoperite includ platforme principale de rețele sociale, bloguri, forumuri, e-mailuri publice, interviuri media, intervenții publice și comunități online. Toate formele de comunicare, atât preprogramate, cât și în timp real, de pe orice dispozitiv, intră în sfera politicii. Obiectivele principale sunt: prevenirea divulgării accidentale sau intenționate a datelor sensibile sau a datelor reglementate; asigurarea faptului că declarațiile oficiale sunt autorizate, exacte și aliniate cu standardele de brand; evitarea prejudiciului reputațional prin consecvența mesajelor; îndeplinirea obligațiilor legale și de reglementare aplicabile; și definirea responsabilităților, cazurilor de utilizare și măsurilor de aplicare pentru toți cei implicați în comunicările publice. Politica detaliază roluri specifice: ofițerii de Marketing/Comunicare supraveghează aprobarea conținutului și monitorizarea online; echipele de securitate a informațiilor urmăresc scurgerile, atacurile și impersonarea; Juridicul revizuiește conformitatea conținutului și gestionează notificările de reglementare; șefii de departament aplică politica la nivel de echipă; iar întregul personal poartă responsabilitate personală pentru orice referire la organizație. Printre cerințele de guvernanță se numără reguli care stipulează că doar purtătorii de cuvânt autorizați emit declarații oficiale, toate conturile corporative utilizează autentificare multifactor și managementul parolelor, iar comunicarea externă neadecvată sau neautorizată este strict interzisă. Politica impune jurnalizarea de audit centralizată a accesului la conturile sociale, revizuirea periodică a drepturilor de acces și aprobări de conținut pentru postările programate. Mențiunile de brand, conturile neautorizate sau de tip impostor și creșterile de sentiment negativ sunt monitorizate de Marketing/Securitate, cu cerințe de escaladare și răspuns la incidente pentru orice încălcare sau utilizare abuzivă suspectată. Protocoalele de răspuns la incidente sunt clar definite, necesitând conținere imediată (ștergere, documentare, raportare), activarea politicii de răspuns la incidente atunci când sunt implicate date personale sau sensibile, notificarea Juridicului și a DPO, precum și notificări de încălcare către autorități în termenele stabilite (de exemplu, regula GDPR de 72 de ore). Revizuirea post-incident, acțiunile corective și jurnalizarea de audit sunt parte integrantă a mecanismului de aplicare al politicii. Excepțiile pot fi acordate doar în scenarii strict controlate, precum comunicarea în criză sau interviuri media aprobate, și trebuie documentate formal, delimitate și revizuite. Măsurile de aplicare includ posibile avertismente formale, suspendarea accesului, măsuri disciplinare sau proceduri legale pentru neconformitate, în timp ce auditul și conformitatea și monitorizarea conformității sunt continue. Revizuirile sunt obligatorii cel puțin anual și după modificări materiale de reglementare, operaționale sau structurale. Această politică este aliniată cu o gamă largă de cadre de reglementare, inclusiv ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, GDPR UE, NIS2, DORA și COBIT 2019, asigurând că comunicările organizaționale rămân sigure, conforme și consecvente într-un peisaj digital din ce în ce mai complex.