Politika družbenih medijev in zunanjih komunikacij

Politika družbenih medijev in zunanjih komunikacij (P36) služi kot celovit okvir za upravljanje vseh javnih komunikacij, ki vključujejo organizacijo, njeno osebje in njeno blagovno znamko. Ta dokument zagotavlja jasne smernice in obvezne postopke, zasnovane za preprečevanje škode za ugled, regulativnih kršitev, uhajanja intelektualne lastnine in nepooblaščenih razkritij prek družbenih in digitalnih medijskih kanalov. Politika velja za vse zaposlene, pogodbene izvajalce, pripravnike in predstavnike tretjih oseb, ki komunicirajo v imenu organizacije, se nanjo sklicujejo v javnih okoljih ali uporabljajo račune katere koli vrste (osebne ali korporativne) za sodelovanje v razpravah, povezanih z organizacijo. Zajeti kanali vključujejo glavne platforme družbenih medijev, bloge, forume, javno e-pošto, medijske intervjuje, javne nastope in spletne skupnosti. Vse oblike tako vnaprej načrtovane kot sprotne komunikacije, z katere koli naprave, spadajo v področje uporabe politike. Njeni primarni cilji so: preprečiti nenamerno ali namerno razkritje občutljivih ali reguliranih podatkov; zagotoviti, da so uradne izjave pooblaščene, točne in usklajene s standardi blagovne znamke; preprečiti škodo za ugled z doslednostjo sporočil; izpolnjevati veljavne zakonske obveznosti in regulativne obveznosti; ter opredeliti jasne odgovornosti, primere uporabe in ukrepe uveljavljanja za vse, ki sodelujejo v javnih komunikacijah. Politika podrobno opredeljuje specifične vloge: odgovorne osebe za marketing/komunikacije nadzorujejo odobritev vsebine in spremljanje na spletu; ekipe za IT in varnost spremljajo uhajanja, napade in lažno predstavljanje; pravo in skladnost pregleduje skladnost vsebine in upravlja regulativna obvestila; vodje oddelkov uveljavljajo politiko na ravni ekip; medtem ko vse osebje nosi osebno odgovornost za vsakršno sklicevanje na organizacijo. Med zahtevami upravljanja so pravila, ki določajo, da uradne izjave izdajajo le pooblaščeni govorniki, da vsi korporativni računi uporabljajo večfaktorsko avtentikacijo (MFA) in upravljanje gesel ter da je neprimerna ali nepooblaščena zunanja komunikacija strogo prepovedana. Politika zahteva centralizirano revizijsko beleženje dostopa do družbenih računov, redne preglede pravic dostopa in odobritve vsebine za načrtovane objave. Omenjanje blagovne znamke, nepooblaščene ali lažne račune ter skoke negativnega sentimenta spremljata marketing/ekipa za informacijsko varnost, z zahtevami za eskalacijo in odziv na incidente pri vsakem sumu kršitve ali zlorabe. Protokoli odziva na incidente so jasno opredeljeni in zahtevajo takojšnjo zajezitev (brisanje, dokumentacija, poročanje), aktivacijo Politike odzivanja na incidente (P30), kadar so vključeni osebni ali občutljivi podatki, obveščanje pravne službe in DPO ter prijavo kršitev v predpisanih časovnih rokih (na primer 72-urno pravilo GDPR). Pregled po incidentu, korektivni ukrepi in revizijsko beleženje so sestavni del mehanizma uveljavljanja politike. Izjeme se lahko odobrijo le v strogo nadzorovanih scenarijih, kot so krizne komunikacije ali odobreni medijski intervjuji, in morajo biti formalno dokumentirane, omejene po obsegu in pregledane. Ukrepi uveljavljanja vključujejo možna formalna opozorila, začasno ukinitev dostopa, disciplinske ukrepe ali pravdni postopek zaradi neskladnosti, medtem ko sta presoja in skladnost ter spremljanje skladnosti stalna. Pregledi so obvezni najmanj letno in po pomembnih regulativnih, operativnih ali strukturnih spremembah. Ta politika je usklajena s širokim naborom okvirov, vključno z ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA in COBIT 2019, kar zagotavlja, da organizacijske komunikacije ostanejo varne, skladne in dosledne v vse bolj kompleksnem digitalnem okolju.