Közösségimédia- és külső kommunikációs szabályzat

A Közösségimédia- és külső kommunikációs szabályzat (P36) átfogó keretrendszerként szolgál a szervezetet, annak munkatársait és márkáját érintő valamennyi nyilvános kommunikáció kezelésére. A dokumentum egyértelmű iránymutatásokat és kötelező eljárásokat biztosít a reputációs károk, a szabályozási jogsértések, a szellemi tulajdon kiszivárgása és a jogosulatlan közzétételek megelőzésére a közösségi és digitális médiacsatornákon. A szabályzat valamennyi munkavállalóra, vállalkozóra, gyakornokra és harmadik fél képviselőre vonatkozik, akik a szervezet nevében kommunikálnak, nyilvános környezetben hivatkoznak rá, vagy bármilyen típusú (személyes vagy vállalati) fiókot használnak a szervezettel kapcsolatos beszélgetésekben való részvételre. A lefedett csatornák közé tartoznak a főbb közösségimédia-platformok, blogok, fórumok, nyilvános e-mailek, médiainterjúk, nyilvános szereplések és online közösségek. A szabályzat hatálya alá tartozik minden előre ütemezett és valós idejű kommunikáció, bármely eszközről. Elsődleges céljai: az érzékeny vagy szabályozott adatok véletlen vagy szándékos közzétételének megelőzése; annak biztosítása, hogy a hivatalos nyilatkozatok engedélyezettek, pontosak és a márkastandardokkal összhangban állnak; az üzenetküldés következetességével a reputációs kár elkerülése; az alkalmazandó jogi és szabályozási kötelezettségek teljesítése; valamint az egyértelmű felelősségek, használati esetek és érvényesítési intézkedések meghatározása a nyilvános kommunikációban részt vevők számára. A szabályzat konkrét szerepköröket részletez: a marketing-/kommunikációs tisztviselők felügyelik a tartalomjóváhagyást és az online monitorozást; a biztonsági csapatok figyelik a szivárgásokat, támadásokat és a megszemélyesítést; a jogi és megfelelőségi csapat felülvizsgálja a tartalom megfelelőségét és kezeli a szabályozói értesítéseket; az osztályvezetők csapatszinten érvényesítik a szabályzatot; míg valamennyi munkatárs személyes felelősséget visel a szervezetre történő bármely hivatkozásért. Az irányítási követelmények között szerepelnek olyan szabályok, amelyek előírják, hogy csak felhatalmazott szóvivők adhatnak ki hivatalos nyilatkozatokat, minden vállalati fiók többtényezős hitelesítést és erős hitelesítőadat-kezelést alkalmaz, valamint a nem megfelelő vagy jogosulatlan külső kommunikáció szigorúan tilos. A szabályzat előírja a közösségi fiókokhoz való hozzáférések központosított naplózását, rendszeres hozzáférés-felülvizsgálatokat, valamint az ütemezett bejegyzések tartalomjóváhagyását. A márkaemlítéseket, a jogosulatlan vagy megszemélyesítő fiókokat és a negatív hangulat kiugrásait a marketing-/biztonsági csapatok monitorozzák, eszkalációs és incidensreagálási követelményekkel bármely feltételezett jogsértés vagy visszaélés esetén. Az incidenskezelési protokollok egyértelműen meghatározottak, azonnali elszigetelést (törlés, dokumentálás, incidensbejelentés) írnak elő, az incidenskezelési szabályzat aktiválását, ha személyes vagy érzékeny adatok érintettek, jogi és adatvédelmi tisztviselő (DPO) értesítést, valamint a bejelentésköteles incidensek szabályozói bejelentését a meghatározott határidőkön belül (például a GDPR 72 órás szabálya). Az incidens utáni felülvizsgálat, a helyesbítő intézkedések és az auditnaplózás a szabályzat érvényesítési mechanizmusának szerves részei. Kivételek csak szigorúan kontrollált forgatókönyvekben adhatók, például válságkommunikáció vagy jóváhagyott médiainterjúk esetén, és formálisan dokumentálni, hatókörrel ellátni és felülvizsgálni szükséges. Az érvényesítési intézkedések közé tartozhatnak formális figyelmeztetések, hozzáférés felfüggesztése, fegyelmi intézkedések vagy peres eljárás a meg nem felelés esetén, miközben az audit és megfelelés monitorozása folyamatos. A felülvizsgálatok legalább évente, valamint lényeges szabályozási, operatív vagy szervezeti változások után kötelezőek. A szabályzat számos keretrendszerrel összhangban áll, beleértve az ISO/IEC 27001:2022-t, az ISO/IEC 27002:2022-t, a NIST SP 800-53 Rev. 5-öt, az EU GDPR-t, a NIS2-t, a DORA-t és a COBIT 2019-et, biztosítva, hogy a szervezeti kommunikáció biztonságos, megfelelőségi és következetes maradjon egy egyre összetettebb digitális környezetben.