Beleid inzake sociale media en externe communicatie

Het Beleid inzake sociale media en externe communicatie (P36) fungeert als een uitgebreid kader voor het beheren van alle publiekgerichte communicatie waarbij de organisatie, haar personeel en haar merk betrokken zijn. Dit document biedt duidelijke richtsnoeren en verplichte procedures die zijn ontworpen om reputatieschade, regelgevingsschendingen, lekken van intellectueel eigendom en ongeautoriseerde openbaarmakingen via sociale en digitale mediakanalen te voorkomen. Het beleid is van toepassing op alle werknemers, contractanten, stagiairs en vertegenwoordigers van derde partijen die namens de organisatie communiceren, ernaar verwijzen in openbare contexten of accounts van welke aard dan ook (persoonlijk of zakelijk) gebruiken om deel te nemen aan discussies die betrekking hebben op de organisatie. Onder de gedekte kanalen vallen gangbare socialmediaplatformen, blogs, fora, openbare e-mails, mediainterviews, openbare spreekbeurten en online communities. Alle vormen van zowel vooraf geplande als realtime communicatie, vanaf elk apparaat, vallen binnen de reikwijdte van het beleid. De primaire doelstellingen zijn: het voorkomen van de onbedoelde of opzettelijke vrijgave van gevoelige of gereguleerde gegevens; waarborgen dat officiële verklaringen geautoriseerd en accuraat zijn en in lijn zijn met merkstandaarden; reputatieschade voorkomen door consistente berichtgeving; voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen en nalevingsverplichtingen; en het vastleggen van duidelijke verantwoordelijkheden, use-cases en handhavingsmaatregelen voor iedereen die betrokken is bij publieke communicatie. Het beleid beschrijft specifieke rollen: Marketing-/Communicatieverantwoordelijken bewaken contentgoedkeuring en online monitoring; IT- en beveiligingsteams letten op lekken, aanvallen en imitatie; Juridische zaken en compliance beoordelen content op naleving en beheren regelgevende meldingen; afdelingshoofden handhaven het beleid op teamniveau; terwijl al het personeel persoonlijke verantwoordelijkheid draagt voor elke verwijzing naar de organisatie. Tot de governance-eisen behoren regels die bepalen dat alleen geautoriseerde woordvoerders officiële verklaringen afgeven, dat alle bedrijfsaccounts multifactorauthenticatie (MFA) en sterk wachtwoordbeheer gebruiken, en dat ongepaste of ongeautoriseerde externe communicatie strikt verboden is. Het beleid verplicht gecentraliseerde auditlogging van toegang tot social accounts, regelmatige toegangsrechtenbeoordelingen en contentgoedkeuringen voor geplande posts. Merkvermeldingen, ongeautoriseerde of imitatoraccounts en pieken in negatief sentiment worden gemonitord door Marketing/Security, met escalatie- en incidentresponsvereisten voor elke vermoedelijke inbreuk of misbruik. Incidentresponsprotocollen zijn duidelijk gedefinieerd en vereisen onmiddellijke indamming (verwijdering, documentatie, melding), activering van het Incidentresponsbeleid (P30) wanneer persoonsgegevens of gevoelige gegevens betrokken zijn, kennisgeving aan Juridische zaken en compliance en de DPO, en meldingen van datalekken binnen vastgestelde meldtermijnen (bijvoorbeeld de 72-uursregel van GDPR). Post-incidentevaluatie, corrigerende maatregelen en auditlogging zijn integraal onderdeel van het handhavingsmechanisme van het beleid. Uitzonderingen mogen alleen worden verleend in strikt gecontroleerde scenario’s, zoals crisiscommunicatie of goedgekeurde mediainterviews, en moeten formeel worden gedocumenteerd, afgebakend en beoordeeld. Handhavingsmaatregelen omvatten mogelijke formele waarschuwingen, opschorting van toegang, disciplinaire maatregelen of gerechtelijke procedures bij niet-naleving, terwijl audit, naleving en monitoring doorlopend zijn. Herzieningen zijn verplicht ten minste jaarlijks en na materiële regelgevende, operationele of structurele wijzigingen. Dit beleid is afgestemd op een breed scala aan regelgevingskaders, waaronder ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA en COBIT 2019, zodat organisatiecommunicatie veilig, conform en consistent blijft in een steeds complexer digitaal landschap.