Politika dwar il-Midja Soċjali u l-Komunikazzjonijiet Esterni

Il-Politika dwar il-Midja Soċjali u l-Komunikazzjonijiet Esterni (P36) isservi bħala qafas komprensiv għall-ġestjoni tal-komunikazzjonijiet kollha li jidhru pubblikament li jinvolvu l-organizzazzjoni, il-persunal tagħha, u l-marka tagħha. Dan id-dokument jipprovdi linji gwida ċari u proċeduri obbligatorji mfassla biex jipprevjenu ħsara reputazzjonali, ksur regolatorju, tnixxijiet ta’ proprjetà intellettwali, u żvelar mhux awtorizzat permezz ta’ kanali tal-midja soċjali u diġitali. Il-politika tapplika għall-impjegati, kuntratturi, interns, u rappreżentanti ta’ partijiet terzi kollha li jikkomunikaw f’isem l-organizzazzjoni, jirreferu għaliha f’ambjenti pubbliċi, jew jużaw kontijiet ta’ kwalunkwe tip (personali jew korporattivi) biex jidħlu f’diskussjonijiet relatati mal-organizzazzjoni. Il-kanali koperti jinkludu pjattaformi ewlenin tal-midja soċjali, blogs, forums, emails pubbliċi, intervisti mal-midja, impenji ta’ taħdit fil-pubbliku, u komunitajiet online. Il-forom kollha ta’ komunikazzjoni kemm skedata minn qabel kif ukoll f’ħin reali, minn kwalunkwe apparat, jaqgħu taħt il-kamp ta’ applikazzjoni tal-politika. L-objettivi primarji tagħha huma li: jipprevjenu r-rilaxx aċċidentali jew intenzjonat ta’ dejta sensittiva jew dejta rregolata; jiżguraw li d-dikjarazzjonijiet uffiċjali jkunu awtorizzati, preċiżi, u allinjati mal-istandards tal-marka; jevitaw dannu reputazzjonali permezz ta’ konsistenza fil-messaġġi; jissodisfaw l-obbligi legali u regolatorji applikabbli; u jiddeskrivu responsabbiltajiet ċari, każijiet ta’ użu, u miżuri ta’ infurzar għal kulħadd involut fil-komunikazzjonijiet pubbliċi. Il-politika tiddettalja rwoli speċifiċi: Uffiċjali tal-Marketing/Komunikazzjonijiet jissorveljaw l-approvazzjoni tal-kontenut u l-monitoraġġ online; timijiet tal-IT u tas-Sigurtà tal-Informazzjoni josservaw tnixxijiet, attakki ċibernetiċi, u impersonazzjoni; Legali u Konformità jirrevedu l-konformità tal-kontenut u jimmaniġġjaw notifiki regolatorji; kapijiet tad-dipartimenti jinfurzaw il-politika fil-livell tat-tim; filwaqt li l-persunal kollu jġorr responsabbiltà personali għal kull referenza għall-organizzazzjoni. Fost ir-rekwiżiti ta’ governanza tagħha hemm regoli li jistipulaw li biss kelliema awtorizzati joħorġu dikjarazzjonijiet uffiċjali, il-kontijiet korporattivi kollha jużaw awtentikazzjoni b’diversi fatturi u ġestjoni tal-passwords b’saħħitha, u komunikazzjoni esterna mhux xierqa jew mhux awtorizzata hija pprojbita b’mod strett. Il-politika timponi reġistrazzjoni tal-awditjar ċentralizzata tal-aċċess għall-kontijiet soċjali, rieżamijiet perjodiċi tal-aċċess, u approvazzjonijiet tal-kontenut għal postijiet skedati. Referenzi għall-marka, kontijiet mhux awtorizzati jew ta’ impersonaturi, u żidiet f’daqqa fis-sentiment negattiv jiġu mmonitorjati mill-Marketing/Sigurtà, b’rekwiżiti ta’ eskalazzjoni u rispons għall-inċidenti għal kwalunkwe ksur jew użu ħażin suspettat. Il-protokolli ta’ rispons għall-inċidenti huma definiti b’mod ċar, u jeħtieġu trażżin immedjat (tħassir, dokumentazzjoni, rappurtar ta’ inċidenti), attivazzjoni tal-Politika ta’ Rispons għall-Inċidenti (P30) fejn tkun involuta data personali jew sensittiva, notifika legali u lid-DPO, u notifiki ta’ ksur regolatorju fi żmien l-iskadenzi stipulati (pereżempju, ir-regola ta’ 72 siegħa tal-GDPR). Reviżjoni wara l-inċident, azzjonijiet korrettivi, u reġistrazzjoni tal-awditjar huma integrali għall-mekkaniżmu ta’ infurzar tal-politika. Eċċezzjonijiet jistgħu jingħataw biss f’xenarji kkontrollati b’mod strett, bħal komunikazzjonijiet ta’ kriżi jew intervisti mal-midja approvati, u jridu jkunu eċċezzjonijiet dokumentati, skopjati, u riveduti. Il-miżuri ta’ infurzar jinkludu possibbiltà ta’ twissijiet formali, sospensjoni tal-aċċess, azzjonijiet dixxiplinarji, jew proċedimenti legali għal nuqqas ta’ konformità, filwaqt li l-monitoraġġ tal-awditu u l-konformità huwa kontinwu. Ir-rieżamijiet huma obbligatorji mill-inqas kull sena u wara bidliet materjali regolatorji, operazzjonali, jew strutturali. Din il-politika hija allinjata ma’ firxa wiesgħa ta’ oqfsa regolatorji inklużi ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA, u COBIT 2019, u tiżgura li l-komunikazzjonijiet tal-organizzazzjoni jibqgħu siguri, konformi, u konsistenti mal-messaġġ f’pajsaġġ diġitali dejjem aktar kumpless.