Polityka mediów społecznościowych i komunikacji zewnętrznej

Polityka mediów społecznościowych i komunikacji zewnętrznej (P36) stanowi kompleksowe ramy zarządzania wszelką komunikacją publiczną dotyczącą organizacji, jej personelu oraz marki. Dokument zawiera jasne wytyczne oraz obowiązkowe procedury zaprojektowane w celu zapobiegania szkodom reputacyjnym, naruszeniom regulacyjnym, wyciekom własności intelektualnej oraz nieuprawnionym ujawnieniom za pośrednictwem kanałów mediów społecznościowych i mediów cyfrowych. Polityka ma zastosowanie do wszystkich pracowników, wykonawców, stażystów oraz przedstawicieli stron trzecich, którzy komunikują się w imieniu organizacji, odnoszą się do niej w przestrzeni publicznej lub wykorzystują konta dowolnego typu (prywatne lub firmowe) do udziału w dyskusjach związanych z organizacją. Zakresem objęte są kanały takie jak główne platformy mediów społecznościowych, blogi, fora, publiczna korespondencja e-mail, wywiady medialne, wystąpienia publiczne oraz społeczności internetowe. Wszystkie formy komunikacji — zarówno zaplanowane, jak i w czasie rzeczywistym — z dowolnego urządzenia mieszczą się w zakresie polityki. Główne cele to: zapobieganie przypadkowemu lub celowemu ujawnieniu danych wrażliwych lub danych regulowanych; zapewnienie, że oficjalne oświadczenia są autoryzowane, rzetelne i zgodne ze standardami marki; unikanie szkód reputacyjnych poprzez spójność przekazu; spełnienie obowiązków prawnych i regulacyjnych; oraz określenie jasnych odpowiedzialności, przypadków użycia i środków egzekwowania dla wszystkich osób zaangażowanych w komunikację publiczną. Polityka opisuje konkretne role: osoby odpowiedzialne za marketing/komunikację nadzorują zatwierdzanie treści i aktywne monitorowanie online; zespoły IT i bezpieczeństwa informacji obserwują wycieki, ataki oraz podszywanie się; prawo i zgodność weryfikują zgodność treści i zarządzają powiadomieniami regulacyjnymi; kierownicy działów egzekwują politykę na poziomie zespołów; natomiast cały personel ponosi osobistą odpowiedzialność za każde odniesienie do organizacji. Wśród wymogów ładu zarządczego znajdują się zasady stanowiące, że wyłącznie upoważnieni rzecznicy wydają oficjalne oświadczenia, wszystkie konta firmowe stosują uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz silne zarządzanie hasłami, a nieodpowiednia lub nieuprawniona komunikacja zewnętrzna jest ściśle zabroniona. Polityka wymaga scentralizowanego rejestrowania audytowego dostępu do kont społecznościowych, regularnych przeglądów dostępu oraz zatwierdzania treści dla zaplanowanych publikacji. Wzmianki o marce, konta nieautoryzowane lub podszywające się oraz skoki negatywnego sentymentu są monitorowane przez marketing/bezpieczeństwo, wraz z wymaganiami eskalacji i reagowania na incydenty dla każdego podejrzenia naruszenia lub nadużycia. Protokoły reagowania na incydenty są jasno zdefiniowane i wymagają natychmiastowego powstrzymania (usunięcie, dokumentacja, zgłoszenie), uruchomienia Polityki reagowania na incydenty (P30), gdy w grę wchodzą dane osobowe lub dane wrażliwe, powiadomienia prawa i zgodności oraz inspektora ochrony danych (DPO), a także zgłoszeń naruszeń regulacyjnych w określonych terminach (np. zasada 72 godzin w GDPR). Przegląd poincydentalny, działania korygujące oraz rejestrowanie audytowe stanowią integralne elementy mechanizmu egzekwowania polityki. Odstępstwa mogą być przyznawane wyłącznie w ściśle kontrolowanych scenariuszach, takich jak komunikacja kryzysowa lub zatwierdzone wywiady medialne, i muszą być formalnie udokumentowane, ograniczone zakresem oraz poddawane przeglądowi. Środki egzekwowania obejmują możliwe formalne ostrzeżenia, zawieszenie dostępu, środki dyscyplinarne lub postępowania prawne w przypadku niezgodności, przy czym audyt i zgodność oraz monitorowanie zgodności są prowadzone w sposób ciągły. Przeglądy są obowiązkowe co najmniej raz w roku oraz po istotnych zmianach regulacyjnych, operacyjnych lub strukturalnych. Polityka jest zgodna z szerokim zakresem ram regulacyjnych, w tym ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA oraz COBIT 2019, zapewniając, że komunikacja organizacji pozostaje bezpieczna, zgodna i spójna w coraz bardziej złożonym środowisku cyfrowym.