Richtlinie für Social Media und externe Kommunikation

Die Richtlinie für Social Media und externe Kommunikation (P36) dient als umfassendes Rahmenwerk für die Steuerung sämtlicher öffentlichkeitswirksamer Kommunikation, die die Organisation, ihr Personal und ihre Marke betrifft. Dieses Dokument enthält klare Leitlinien und verbindliche Verfahren, die darauf ausgelegt sind, Reputationsschäden, regulatorische Verstöße, Abflüsse geistigen Eigentums und unbefugte Offenlegungen über soziale und digitale Medienkanäle zu verhindern. Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Auftragnehmer, Praktikanten und Drittparteien-Vertreter, die im Namen der Organisation kommunizieren, in öffentlichen Kontexten auf sie Bezug nehmen oder Accounts jeglicher Art (privat oder unternehmensbezogen) nutzen, um sich an Diskussionen mit Bezug zur Organisation zu beteiligen. Abgedeckte Kanäle umfassen gängige Social-Media-Plattformen, Blogs, Foren, öffentliche E-Mails, Medieninterviews, öffentliche Vorträge und Online-Communities. Alle Formen sowohl vorab geplanter als auch Echtzeit-Kommunikation, von jedem Gerät aus, fallen in den Geltungsbereich der Richtlinie. Die Hauptziele sind: die versehentliche oder vorsätzliche Freigabe sensibler oder regulierter Daten zu verhindern; sicherzustellen, dass offizielle Aussagen autorisiert, korrekt und an Markenstandards ausgerichtet sind; Reputationsschäden durch konsistente Botschaften zu vermeiden; anwendbare rechtliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen; sowie klare Verantwortlichkeiten, Anwendungsfälle und Durchsetzungsmaßnahmen für alle an öffentlicher Kommunikation Beteiligten festzulegen. Die Richtlinie beschreibt spezifische Rollen: Marketing-/Kommunikationsbeauftragte verantworten Inhaltsfreigaben und Online-Überwachung; Sicherheitsteams achten auf Leaks, Angriffe und Identitätsmissbrauch; Recht prüft die Konformität von Inhalten und steuert regulatorische Benachrichtigungen; Abteilungsleiter setzen die Richtlinie auf Teamebene durch; während sämtliches Personal persönliche Verantwortung für jede Bezugnahme auf die Organisation trägt. Zu den Governance-Anforderungen gehören Regeln, wonach nur autorisierte Sprecher offizielle Aussagen veröffentlichen, alle Unternehmens-Accounts Multi-Faktor-Authentifizierung und ein starkes Passwortmanagement nutzen und unangemessene oder unbefugte externe Kommunikation strikt untersagt ist. Die Richtlinie verlangt eine zentrale Audit-Protokollierung von Zugriffen auf Social-Accounts, regelmäßige Berechtigungsüberprüfung sowie Inhaltsfreigaben für geplante Beiträge. Markennennungen, nicht autorisierte oder imitierende Accounts und Spitzen negativer Stimmung werden durch Marketing/Sicherheit überwacht; für jeden vermuteten Verstoß oder Missbrauch gelten Eskalations- und Incident-Response-Anforderungen. Incident-Response-Protokolle sind klar definiert und verlangen eine sofortige Eindämmung (Löschung, Dokumentation, Meldung), die Aktivierung der Incident-Response-Richtlinie, wenn personenbezogene oder sensible Daten betroffen sind, Benachrichtigung von Recht und DSB sowie regulatorische Meldungen von Datenschutzverletzungen innerhalb vorgegebener Fristen (z. B. die 72-Stunden-Regel der DSGVO). Vorfallsnachbereitung, Korrekturmaßnahmen und Audit-Protokollierung sind integrale Bestandteile des Durchsetzungsmechanismus der Richtlinie. Ausnahmen dürfen nur in eng kontrollierten Szenarien gewährt werden, etwa bei Krisenkommunikation oder genehmigten Medieninterviews, und müssen formal dokumentiert, abgegrenzt und überprüft werden. Durchsetzungsmaßnahmen umfassen mögliche formale Verwarnungen, Zugriffssperren, Disziplinarmaßnahmen oder Gerichtsverfahren bei Nichteinhaltung, während Audit und Compliance-Überwachung fortlaufend erfolgen. Überprüfungen sind mindestens jährlich sowie nach wesentlichen regulatorischen, operativen oder strukturellen Änderungen verpflichtend. Diese Richtlinie ist an eine breite Palette von Rahmenwerken ausgerichtet, darunter ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU-DSGVO, NIS2, DORA und COBIT 2019, und stellt sicher, dass die Organisationskommunikation in einer zunehmend komplexen digitalen Landschaft sicher, konform und konsistent bleibt.