Politica sui social media e sulle comunicazioni esterne

La Politica sui social media e sulle comunicazioni esterne (P36) funge da quadro completo per la gestione di tutte le comunicazioni rivolte al pubblico che coinvolgono l’organizzazione, il suo personale e il suo brand. Questo documento fornisce linee guida chiare e procedure obbligatorie progettate per prevenire danni reputazionali, violazioni normative, fughe di proprietà intellettuale e divulgazioni non autorizzate tramite canali di media sociali e digitali. La politica si applica a tutti i dipendenti, i contraenti, gli stagisti e i rappresentanti di terze parti che comunicano per conto dell’organizzazione, la citano in contesti pubblici o utilizzano account di qualsiasi tipo (personali o aziendali) per partecipare a discussioni relative all’organizzazione. I canali coperti includono le principali piattaforme di social media, blog, forum, e-mail pubbliche, interviste ai media, interventi pubblici e community online. Tutte le forme di comunicazione, sia pre-programmate sia in tempo reale, da qualsiasi dispositivo, rientrano nell’ambito di applicazione della politica. I suoi obiettivi principali sono: prevenire il rilascio accidentale o intenzionale di dati sensibili o regolamentati; garantire che le dichiarazioni ufficiali siano autorizzate, accurate e allineate agli standard del brand; evitare danni reputazionali tramite coerenza dei messaggi; soddisfare gli obblighi legali e gli obblighi normativi applicabili; e delineare responsabilità chiare, casi d’uso e misure di applicazione per tutti i soggetti coinvolti nelle comunicazioni pubbliche. La politica dettaglia ruoli specifici: i responsabili Marketing/Comunicazioni supervisionano l’approvazione dei contenuti e il monitoraggio online; i team di sicurezza osservano fughe, attacchi e impersonificazione; la Funzione legale e compliance riesamina la conformità dei contenuti e gestisce le notifiche normative; i responsabili di dipartimento applicano la politica a livello di team; mentre tutto il personale mantiene una responsabilità personale per qualsiasi riferimento all’organizzazione. Tra i requisiti di governance vi sono regole che stabiliscono che solo portavoce autorizzati rilascino dichiarazioni ufficiali, che tutti gli account aziendali utilizzino l’autenticazione a più fattori (MFA) e una solida gestione delle password, e che comunicazioni esterne inappropriate o non autorizzate siano rigorosamente vietate. La politica impone la registrazione centralizzata degli accessi agli account social, riesami regolari degli accessi e approvazioni dei contenuti per i post programmati. Le menzioni del brand, gli account non autorizzati o di impersonificazione e i picchi di sentiment negativo sono monitorati da Marketing/Sicurezza, con requisiti di escalation e risposta agli incidenti per qualsiasi sospetta violazione o uso improprio. I protocolli di risposta agli incidenti sono chiaramente definiti e richiedono contenimento immediato (eliminazione, documentazione, segnalazione), attivazione della Politica di risposta agli incidenti (P30) quando sono coinvolti dati personali o sensibili, notifica a Legale e al DPO e notifiche di violazione alle autorità entro le tempistiche previste (ad esempio, la regola delle 72 ore del GDPR). Riesami post-incidente, azioni correttive e registrazione di audit sono parte integrante del meccanismo di applicazione della politica. Le eccezioni possono essere concesse solo in scenari strettamente controllati, come comunicazioni di crisi o interviste ai media approvate, e devono essere formalmente documentate, delimitate e riesaminate. Le misure di applicazione includono possibili avvertimenti formali, sospensione degli accessi, provvedimenti disciplinari o procedimenti legali in caso di non conformità, mentre audit e conformità e il monitoraggio della conformità sono continuativi. I riesami sono obbligatori almeno annualmente e dopo cambiamenti normativi, operativi o strutturali rilevanti. Questa politica è allineata a un’ampia gamma di framework normativi, tra cui ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, GDPR UE, NIS2, DORA e COBIT 2019, garantendo che le comunicazioni dell’organizzazione rimangano sicure, conformi e coerenti in un panorama digitale sempre più complesso.