Policy för sociala medier och extern kommunikation

Policy för sociala medier och extern kommunikation (P36) fungerar som ett heltäckande ramverk för att hantera all extern kommunikation som involverar organisationen, dess personal och dess varumärke. Dokumentet tillhandahåller tydliga riktlinjer och obligatoriska förfaranden som är utformade för att förebygga anseendeskada, regulatoriska överträdelser, läckage av immateriella rättigheter och obehöriga utlämnanden via sociala och digitala mediekanaler. Policyn gäller för alla anställda, uppdragstagare, praktikanter och tredjepartsrepresentanter som kommunicerar på uppdrag av organisationen, refererar till den i offentliga sammanhang eller använder konton av något slag (personliga eller företagskonton) för att delta i diskussioner som rör organisationen. Omfattade kanaler inkluderar etablerade sociala medieplattformar, bloggar, forum, offentliga e‑postmeddelanden, medieintervjuer, offentliga framträdanden och onlinegemenskaper. Alla former av både förhandsplanerad och realtidskommunikation, från vilken enhet som helst, omfattas av policyn. De primära målen är att: förhindra oavsiktlig eller avsiktlig publicering av känsliga eller reglerade data; säkerställa att officiella uttalanden är behöriga, korrekta och i linje med varumärkesstandarder; undvika anseendeskada genom konsekvent budskap; uppfylla tillämpliga rättsliga och regulatoriska skyldigheter; samt beskriva tydliga ansvar, användningsfall och tillsynsåtgärder för alla som deltar i extern kommunikation. Policyn beskriver specifika roller: Marknadsföring/kommunikationsansvariga ansvarar för innehållsgodkännande och onlineövervakning; IT- och säkerhetsteam bevakar läckor, attacker och identitetskapning; juridik och regelefterlevnad granskar innehållsefterlevnad och hanterar regulatoriska aviseringar; avdelningschefer genomdriver policyn på teamnivå; medan all personal har personligt ansvar för varje referens till organisationen. Bland styrningskraven finns regler som anger att endast behöriga talespersoner får lämna officiella uttalanden, att alla företagskonton använder flerfaktorsautentisering (MFA) och stark lösenordshantering, samt att olämplig eller obehörig extern kommunikation är strikt förbjuden. Policyn kräver centraliserad revisionsloggning av åtkomst till sociala konton, regelbundna åtkomstgranskningar och innehållsgodkännanden för schemalagda inlägg. Varumärkesomnämnanden, obehöriga eller imitatörkonton samt toppar i negativt sentiment övervakas av marknadsföring/säkerhet, med krav på eskalering och incidentrespons vid varje misstänkt överträdelse eller missbruk. Incidentresponsprotokoll är tydligt definierade och kräver omedelbar begränsning (radering, dokumentation, incidentrapportering), aktivering av Policy för incidenthantering (P30) när personuppgifter eller känsliga data är involverade, underrättelse till juridik och dataskyddsombud (DPO) samt regulatoriska aviseringar om rapporteringspliktiga överträdelser inom angivna tidsramar (till exempel GDPR:s 72-timmarsregel). Efterincidentgranskning, korrigerande åtgärder och revisionsloggning är integrerade i policyns tillsynsmekanism. Undantag får endast beviljas i strikt kontrollerade scenarier, såsom kriskommunikation eller godkända medieintervjuer, och måste dokumenteras formellt, avgränsas och granskas. Tillsynsåtgärder inkluderar möjliga formella varningar, åtkomstavstängning, disciplinära åtgärder eller rättsliga åtgärder vid bristande efterlevnad, medan revision och regelefterlevnadsteam övervakar löpande. Översyn är obligatorisk minst årligen och efter väsentliga regulatoriska, operativa eller strukturella förändringar. Policyn är anpassad till ett brett spektrum av ramverk, inklusive ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, EU GDPR, NIS2, DORA och COBIT 2019, för att säkerställa att organisationens kommunikation förblir säker, regelefterlevande och konsekvent i ett allt mer komplext digitalt landskap.