Sociālo mediju un ārējās komunikācijas politika

Sociālo mediju un ārējās komunikācijas politika (P36) kalpo kā visaptverošs ietvars visu organizāciju skarošas publiskās komunikācijas pārvaldībai, kas ietver organizāciju, tās personālu un tās zīmolu. Šis dokuments sniedz skaidras vadlīnijas un obligātas procedūras, kas paredzētas reputācijas kaitējuma, regulatīvu pārkāpumu, intelektuālā īpašuma noplūžu un nesankcionētas izpaušanas novēršanai sociālajos un digitālajos mediju kanālos. Politika attiecas uz visiem darbiniekiem, līgumslēdzējiem, praktikantiem un trešo pušu pārstāvjiem, kuri komunicē organizācijas vārdā, atsaucas uz to publiskā vidē vai izmanto jebkāda veida kontus (personīgos vai korporatīvos), lai iesaistītos diskusijās, kas saistītas ar organizāciju. Ietvertie kanāli ir plaši izmantotas sociālo mediju platformas, emuāri, forumi, publiski e-pasti, mediju intervijas, publiskās uzstāšanās un tiešsaistes kopienas. Politikas darbības jomā ietilpst visas gan iepriekš ieplānotas, gan reāllaika komunikācijas formas no jebkuras ierīces. Tās galvenie mērķi ir: novērst sensitīvu vai reglamentētu datu nejaušu vai apzinātu izpaušanu; nodrošināt, ka oficiālie paziņojumi ir autorizēti, precīzi un saskaņoti ar zīmola standartiem; izvairīties no reputācijas kaitējuma, nodrošinot ziņojumu konsekvenci; izpildīt piemērojamos juridiskos un regulatīvos pienākumus; un noteikt skaidru atbildību, lietošanas gadījumus un izpildes pasākumus visiem, kas iesaistīti publiskajā komunikācijā. Politika detalizē konkrētas lomas: mārketinga/komunikācijas atbildīgie uzrauga satura apstiprināšanu un tiešsaistes uzraudzību; IT un drošības komandas uzrauga noplūdes, uzbrukumus un uzdošanos par citu personu; juridiskās lietas un atbilstība pārskata satura atbilstību un pārvalda regulatīvo paziņošanu; struktūrvienību vadītāji nodrošina politikas ievērošanu komandu līmenī; savukārt viss personāls uzņemas personīgu atbildību par jebkuru atsauci uz organizāciju. Starp pārvaldības prasībām ir noteikumi, kas paredz, ka tikai pilnvaroti runasvīri sniedz oficiālus paziņojumus, visi korporatīvie konti izmanto daudzfaktoru autentifikāciju (MFA) un stingru autentifikācijas datu pārvaldību, un neatbilstoša vai nesankcionēta ārējā komunikācija ir stingri aizliegta. Politika nosaka sociālo kontu piekļuves centralizētu audita žurnālu veidošanu, regulāru piekļuves tiesību pārskatīšanu un satura apstiprināšanu ieplānotiem ierakstiem. Zīmola pieminējumi, nesankcionēti vai uzdošanās par citu personu konti un negatīva noskaņojuma pieauguma pīķi tiek uzraudzīti mārketinga/informācijas drošības komandas ietvaros, ar eskalācijas un reaģēšanas uz incidentiem prasībām jebkura aizdomīga pārkāpuma vai ļaunprātīgas izmantošanas gadījumā. Reaģēšanas uz incidentiem protokoli ir skaidri definēti, paredzot tūlītēju ierobežošanu (dzēšanu, dokumentēšanu, ziņošanu), incidentu reaģēšanas politikas (P30) aktivizēšanu, ja ir iesaistīti personas vai sensitīvi dati, juridisko un DPO informēšanu, kā arī regulatīvo paziņošanu par pārkāpumu noteiktajos termiņos (piemēram, GDPR 72 stundu noteikums). Pēcincidenta pārskatīšana, koriģējošās darbības un audita žurnālu veidošana ir neatņemama politikas izpildes mehānisma daļa. Izņēmumi var tikt piešķirti tikai stingri kontrolētos scenārijos, piemēram, krīzes komunikācijā vai apstiprinātās mediju intervijās, un tiem jābūt formāli dokumentētiem, noteiktas darbības jomas ietvaros un pārskatītiem. Izpildes pasākumi ietver iespējamu formālu brīdinājumu, piekļuves apturēšanu, disciplinārpasākumus vai tiesvedību neatbilstības gadījumā, savukārt audits un atbilstības uzraudzība ir nepārtraukta. Pārskatīšana ir obligāta vismaz reizi gadā un pēc būtiskām regulatīvām, operatīvām vai strukturālām izmaiņām. Šī politika ir saskaņota ar plašu regulatīvo ietvaru klāstu, tostarp ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, ES GDPR, NIS2, DORA un COBIT 2019, nodrošinot, ka organizācijas komunikācija saglabājas droša, atbilstoša un konsekventa arvien sarežģītākā digitālajā vidē.