Politika sociálnych médií a externej komunikácie

Politika sociálnych médií a externej komunikácie (P36) slúži ako komplexný rámec pre riadenie všetkej verejne smerovanej komunikácie týkajúcej sa organizácie, jej personálu a jej značky. Tento dokument poskytuje jasné usmernenia a povinné postupy navrhnuté na predchádzanie reputačnej ujme, regulačným porušeniam, únikom duševného vlastníctva a neoprávneným zverejneniam prostredníctvom sociálnych a digitálnych mediálnych kanálov. Politika sa vzťahuje na všetkých zamestnancov, dodávateľov, stážistov a zástupcov tretích strán, ktorí komunikujú v mene organizácie, odkazujú na ňu vo verejných prostrediach alebo používajú účty akéhokoľvek typu (osobné alebo podnikové) na zapájanie sa do diskusií súvisiacich s organizáciou. Pokryté kanály zahŕňajú bežné platformy sociálnych médií, blogy, fóra, verejné e-maily, mediálne rozhovory, verejné vystúpenia a online komunity. Všetky formy plánovanej aj komunikácie v reálnom čase, z akéhokoľvek zariadenia, spadajú do pôsobnosti politiky. Jej hlavné ciele sú: predchádzať náhodnému alebo úmyselnému uvoľneniu citlivých alebo regulovaných údajov; zabezpečiť, aby oficiálne vyhlásenia boli autorizované, presné a zosúladené so štandardmi značky; predchádzať reputačnej ujme prostredníctvom konzistentnosti posolstiev; plniť uplatniteľné zákonné a regulačné povinnosti; a vymedziť jasné zodpovednosti, prípady použitia a vynucovacie opatrenia pre všetkých zapojených do verejnej komunikácie. Politika podrobne opisuje konkrétne roly: pracovníci marketingu/komunikácie dohliadajú na schvaľovanie obsahu a online monitorovanie; IT a bezpečnostné tímy sledujú úniky, útoky a vydávanie sa za iných; právne záležitosti a súlad s predpismi preskúmavajú súlad obsahu a riadia regulačné notifikácie; vedúci oddelení vynucujú politiku na úrovni tímu; zatiaľ čo všetok personál nesie osobnú zodpovednosť za akýkoľvek odkaz na organizáciu. Medzi požiadavky správy patria pravidlá stanovujúce, že oficiálne vyhlásenia vydávajú iba autorizovaní hovorcovia, všetky podnikové účty používajú viacfaktorovú autentifikáciu (MFA) a silnú správu hesiel a nevhodná alebo neautorizovaná externá komunikácia je prísne zakázaná. Politika vyžaduje centralizované auditné logovanie prístupu k sociálnym účtom, pravidelné revízie prístupových práv a schvaľovanie obsahu pre plánované príspevky. Zmienky o značke, neoprávnené alebo napodobňujúce účty a nárasty negatívneho sentimentu monitorujú marketing/bezpečnosť, s požiadavkami na eskaláciu a reakciu na incidenty pri akomkoľvek podozrení na porušenie alebo zneužitie. Protokoly reakcie na incidenty sú jasne definované a vyžadujú okamžité zamedzenie šírenia (odstránenie, dokumentácia, nahlasovanie), aktiváciu Politiky reakcie na incidenty (P30), ak sú zapojené osobné alebo citlivé údaje, notifikáciu právneho oddelenia a DPO a regulačné notifikácie porušenia v stanovených lehotách (napríklad 72-hodinové pravidlo GDPR). Preskúmanie po incidente, nápravné opatrenia a auditné logovanie sú integrálnou súčasťou mechanizmu vynucovania politiky. Výnimky môžu byť udelené iba v prísne kontrolovaných scenároch, ako je krízová komunikácia alebo schválené mediálne rozhovory, a musia byť formálne zdokumentované, vymedzené rozsahom a preskúmané. Vynucovacie opatrenia zahŕňajú možné formálne upozornenia, pozastavenie prístupu, disciplinárne opatrenia alebo právne konania pri nedodržaní, pričom audit a monitorovanie súladu sú priebežné. Preskúmania sú povinné minimálne raz ročne a po významných regulačných, prevádzkových alebo štrukturálnych zmenách. Táto politika je zosúladená so širokým spektrom rámcov vrátane ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27002:2022, NIST SP 800-53 Rev. 5, GDPR EÚ, NIS2, DORA a COBIT 2019, čím zabezpečuje, že organizačná komunikácia zostáva bezpečná, súladná a konzistentná v čoraz komplexnejšom digitálnom prostredí.