Policy för dataklassificering och märkning

Policyn för dataklassificering och märkning är ett grundläggande element i organisationens informationssäkerhet. Dess primära syfte är att etablera ett robust, standardiserat ramverk för att kategorisera och märka informationstillgångar baserat på känslighet, riskexponering och regulatoriska krav. Denna formella struktur säkerställer att all organisationsdata, oavsett om den är digital eller fysisk, internt eller externt inhämtad, identifieras korrekt utifrån sin betydelse och sina skyddsbehov. Policyn gäller universellt för alla typer av informationstillgångar, inklusive dokument, databaser, register, e‑post, muntlig kommunikation och fysiska medier. Mandatet omfattar alla miljöer där data lagras eller hanteras: lokalt (på plats), IT, molntjänster, mobila enheter och fjärrarbetsmiljöer. Anställda på alla nivåer, uppdragstagare, tredjepartstjänsteleverantörer och tredjepartspartner som interagerar med företagsdata omfattas av denna policy. Policyn anger även att den omfattar personuppgifter som omfattas av lagar såsom GDPR, samt data som utbyts med kunder, tillsynsmyndigheter och affärspartner. Viktiga mål inkluderar att etablera ett enhetligt klassificeringsschema för data baserat på konsekvenserna av exponering eller kompromettering. Informationstillgångsägare ansvarar för att tilldela och upprätthålla korrekta klassificeringar, medan IT/systemadministratörer genomdriver tekniska kontroller, såsom metadatataggning, åtkomstbegränsningar och kryptering, som motsvarar varje klassificeringsnivå. Anställda och uppdragstagare utbildas och hålls ansvariga för att tillämpa märkningar, följa hanteringsprotokoll och upprätthålla riktighet genom hela informationslivscykeln. Policyn föreskriver användning av beständiga, synliga märkningar (via sidhuvuden, sidfötter, stämplar, vattenstämplar eller metadata) som integreras med affärs- och tekniska arbetsflöden. Klassificeringsmetadata synkroniseras över tillgångsförteckningar, dokumenthanteringssystem och säkerhetsplattformar för att stödja revisionsberedskap och regulatorisk granskning. Flera klassificeringsnivåer definieras: Public, Internt bruk, Konfidentiell och Begränsad, var och en med precisa krav för hantering och skydd. Exempelvis kräver konfidentiell och begränsad information kryptering, åtkomstkontroll, revisionsloggning samt fysisk eller logisk separering. Policyn innehåller tydliga regler för omklassificering, hantering av undantag och kompenserande kontroller i situationer där standardförfaranden inte kan följas (t.ex. äldre system, akuta utlämnanden). Utbildning, periodisk översyn och löpande övervakning säkerställer medvetenhet och förstärker korrekt datahantering. Bristande efterlevnad omfattas av dokumenterade disciplinära processer, inklusive omutbildning eller potentiella rättsliga åtgärder vid allvarliga överträdelser. Dessutom loggas och eskaleras alla incidenter eller undantag enligt policy för incidenthantering (P30). Utformad för att uppfylla ett brett spektrum av internationella standarder och verksamhetskrav korsrefereras denna policy med relevanta ramverk inklusive ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27002, NIST SP 800-53, EU GDPR, EU NIS2, EU DORA och COBIT 2019. Mekanismer för tillsyn och efterlevnad omfattar regelbundna revisioner, användning av tekniska verktyg (såsom dataförlustprevention (DLP) och klassificeringsvalidering), rapportering till ledningen samt involvering av styrgrupp för informationssäkerhet (ISSC) och juridiskt ombud i ständig förbättring. Därmed utgör policyn för dataklassificering och märkning ryggraden i skyddet av verksamhetsdata, kunddata, partnerdata och reglerade data, och är en kritisk komponent i ett heltäckande ledningssystem för informationssäkerhet.