Πολιτική Νομικής και Κανονιστικής Συμμόρφωσης - ΜΜΕ

Η Πολιτική Νομικής και Κανονιστικής Συμμόρφωσης (P37S) είναι ένα ολοκληρωμένο έγγραφο που αναπτύχθηκε ειδικά για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ), ώστε να διασφαλίζεται ότι τηρούν τις νομικές, κανονιστικές και συμβατικές υποχρεώσεις τους χωρίς την ανάγκη για λειτουργία συμμόρφωσης. Όπως σημειώνεται στο πεδίο εφαρμογής του εγγράφου και στην ανάθεση του Γενικού Διευθυντή (GM) ως υπόλογου στελέχους, πρόκειται για πολιτική ΜΜΕ. Η πολιτική παρέχει σαφείς, βήμα-βήμα απαιτήσεις για την αναγνώριση, τη διαχείριση και την τεκμηρίωση της συμμόρφωσης με βασικά πλαίσια όπως ISO/IEC 27001:2022, το GDPR της ΕΕ, NIS2, DORA και συμβατικούς όρους ειδικούς ανά πελάτη. Η πολιτική διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι, ανάδοχοι και προμηθευτές τρίτων μερών κατανοούν τις υποχρεώσεις τους που σχετίζονται με τη νομική συμμόρφωση και έχουν τη δυνατότητα να εκτελούν αποτελεσματικά τις αρμοδιότητές τους. Θέτει ρητές προσδοκίες για τον χειρισμό δεδομένων, την επιβολή υποχρεώσεων που απορρέουν από συμβάσεις πελατών και τη διαχείριση απαιτήσεων ελέγχου. Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στο Μητρώο Συμμόρφωσης, ένα απλό αλλά δομημένο αρχείο καταγραφής, το οποίο τηρείται από τον Γενικό Διευθυντή και παρακολουθεί όλους τους σχετικούς νόμους, τους συμβατικούς όρους και τα καθήκοντα παρακολούθησης. Το μητρώο αυτό πρέπει να επικαιροποιείται τακτικά ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στη νομοθεσία ή στις επιχειρησιακές συνθήκες, διασφαλίζοντας ότι καμία υποχρέωση συμμόρφωσης δεν παραβλέπεται. Πέρα από τη διακυβέρνηση, η πολιτική επιβάλλει ετήσια εκπαίδευση συμμόρφωσης για το προσωπικό και σαφείς απαιτήσεις διαδικασίας ένταξης για νέες προσλήψεις, καλύπτοντας βασικά θέματα όπως εμπιστευτικότητα, υγιεινή κυβερνοασφάλειας, κανονισμούς ειδικούς ανά κλάδο και ρήτρες συμβάσεων πελατών. Περιγράφει επίσης αυστηρές διαδικασίες για την παρακολούθηση και την απόκριση σε αλλαγές στο νομικό περιβάλλον, τη διαχείριση εξαιρέσεων μέσω επίσημης τεκμηρίωσης και τον χειρισμό περιστατικών ή ύποπτων αστοχιών συμμόρφωσης άμεσα και με διαφάνεια. Εάν απαιτείται εξαίρεση συμμόρφωσης, η διαδικασία διασφαλίζει σαφή αιτιολόγηση, έγκριση και παρακολούθηση από τον Γενικό Διευθυντή. Η τήρηση αρχείων και η ετοιμότητα ελέγχου αποτελούν κεντρικές αρχές αυτής της πολιτικής, υποστηριζόμενες από απαιτήσεις για ασφαλή αποθήκευση συμβάσεων και τεκμηρίων δραστηριοτήτων συμμόρφωσης σε όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες. Υπάρχουν ειδικές διατάξεις για συνεργασίες με τρίτους, που απαιτούν από τους προμηθευτές να υπογράφουν Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων, να ενημερώνουν τον Γενικό Διευθυντή για παραβιάσεις ή νομικές αλλαγές και να υποβάλλονται σε ετήσιες αναθεωρήσεις της κατάστασης συμμόρφωσής τους. Το έγγραφο ενισχύει τόσο προληπτικούς (εκπαίδευση, διαχείριση συμβάσεων, εκτίμηση κινδύνου) όσο και αντιδραστικούς (αντιμετώπιση περιστατικών, νομική δέσμευση διατήρησης και αναστολή διαγραφής, υποχρεώσεις αναφοράς) ελέγχους, με συνέπειες για μη συμμόρφωση να δηλώνονται σαφώς, από εσωτερικά πειθαρχικά μέτρα έως τερματισμό, νομικές αξιώσεις ή αφαίρεση από τη λίστα εγκεκριμένων προμηθευτών. Ως μέρος της σουίτας ΜΜΕ της Clarysec LLC, αυτή η πολιτική διασφαλίζει πελάτες, ρυθμιστικές αρχές και συνεργάτες ότι υπάρχουν ισχυροί μηχανισμοί συμμόρφωσης, οι οποίοι όμως διαχειρίζονται με πρακτικό και συνετό ως προς τους πόρους τρόπο. Σημαντικά, επιτρέπει στις ΜΜΕ να ανταποκρίνονται στις προσδοκίες για πιστοποίηση ISO/IEC 27001:2022 και παρόμοιες απαιτήσεις, ενσωματώνοντας μεθόδους νομικής συμμόρφωσης σε όλες τις εσωτερικές διαδικασίες και τις συνδεδεμένες πολιτικές, συμπεριλαμβανομένων της Πολιτικής Αποδεκτής Χρήσης, της Πολιτικής Διατήρησης Δεδομένων, της Πολιτικής Αντιμετώπισης Περιστατικών (P30) και των Επικοινωνιών στα Μέσα Κοινωνικής Δικτύωσης και Εξωτερικών Επικοινωνιών.