Richtlinie zur rechtlichen und regulatorischen Compliance – KMU

Die Richtlinie zur rechtlichen und regulatorischen Compliance (P37S) ist ein umfassendes Dokument, das speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt wurde, um ihre rechtlichen, regulatorischen und vertraglichen Anforderungen ohne ein dediziertes Compliance-Team zu erfüllen. Wie im Geltungsbereich des Dokuments und durch die Benennung des General Managers (GM) als rechenschaftspflichtige Stelle festgehalten, handelt es sich um eine KMU-Richtlinie. Die Richtlinie liefert klare, schrittweise Anforderungen, um Compliance mit Kernrahmenwerken wie ISO/IEC 27001:2022, der EU-DSGVO, NIS2, DORA sowie kundenspezifischen vertraglichen Bedingungen zu erkennen, zu steuern und nachzuweisen. Diese Richtlinie stellt sicher, dass alle Mitarbeiter und Auftragnehmer sowie Drittanbieter ihre Pflichten im Zusammenhang mit rechtlicher Compliance verstehen und befähigt sind, ihre Verantwortlichkeiten wirksam umzusetzen. Sie definiert explizite Erwartungen für Datenverarbeitung, die Durchsetzung von Pflichten aus Kundenverträgen und die Steuerung von Audit-Anforderungen. Besonderer Schwerpunkt liegt auf dem Compliance-Register, einem einfachen, aber strukturierten Protokoll, das vom General Manager (GM) geführt wird und alle relevanten Gesetze, Vertragsbedingungen und Überwachungspflichten nachverfolgt. Dieses Register muss regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in Gesetzen oder geschäftlichen Umständen abzubilden und sicherzustellen, dass keine Compliance-Pflicht übersehen wird. Über Governance hinaus schreibt die Richtlinie eine jährliche Pflichtschulung zur Compliance für Mitarbeitende sowie klare Onboarding-Anforderungen für Neueinstellungen vor. Abgedeckt werden wesentliche Themen wie Vertraulichkeit, Cybersicherheits-Hygiene, branchenspezifische Vorschriften und Vertragsklauseln von Kunden. Zudem beschreibt sie strenge Verfahren zur Überwachung und Reaktion auf Änderungen der Rechtslage, zur Steuerung von Ausnahmen durch formale Dokumentation sowie zur zeitnahen und transparenten Behandlung von Vorfällen oder vermuteten Compliance-Verstößen. Wenn eine Compliance-Ausnahme erforderlich ist, stellt der Prozess eine klare Begründung, Genehmigung und Nachverfolgung durch den General Manager (GM) sicher. Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Auditbereitschaft sind zentrale Grundsätze dieser Richtlinie, unterstützt durch Anforderungen zur sicheren Dokumentenspeicherung von Verträgen und zum Nachweis von Compliance-Aktivitäten in operativen Prozessen. Es gibt dedizierte Bestimmungen für Drittparteien-Engagements, die Drittanbieter verpflichten, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) zu unterzeichnen, den General Manager (GM) über Datenschutzverletzungen oder rechtliche Änderungen zu informieren und jährliche Überprüfungen ihres Compliance-Status zu durchlaufen. Das Dokument stärkt sowohl proaktive (Schulung, Vertragsmanagement, Risikobeurteilung) als auch reaktive (Incident-Response, Legal Hold und Löschsperre, Berichtspflichten) Kontrollen; die Konsequenzen bei Nichteinhaltung sind klar benannt – von internen Disziplinarmaßnahmen bis hin zu Beendigung, rechtlichen Ansprüchen oder der Entfernung aus der Positivliste zugelassener Lieferanten. Als Teil der KMU-Suite von Clarysec LLC gibt diese Richtlinie Kunden, Aufsichtsbehörden und Partnern die Sicherheit, dass robuste Compliance-Mechanismen vorhanden sind, jedoch praxisnah und ressourcenschonend gesteuert werden. Wichtig ist, dass sie KMU dabei unterstützt, die Erwartungen für eine ISO/IEC 27001:2022-Zertifizierung und ähnliche Anforderungen zu erfüllen, indem Methoden zur rechtlichen Compliance in alle internen Prozesse und verknüpften Richtlinien eingebettet werden, einschließlich der Richtlinie zur zulässigen Nutzung, der Datenaufbewahrungsrichtlinie, Incident-Response und der Social-Media- und externen Kommunikationsrichtlinie.