Politika pravne i regulatorne usklađenosti - SME

Politika pravne i regulatorne usklađenosti (P37S) je sveobuhvatan dokument razvijen posebno za mala i srednja poduzeća (SME-ove) kako bi osigurali ispunjenje svojih pravnih, regulatornih i ugovornih obveza bez potrebe za namjenskim timom za usklađenost. Kako je navedeno u opsegu dokumenta i dodjeli glavnog izvršnog direktora (GM) kao odgovorne osobe, ovo je politika za SME. Politika pruža jasne, korak-po-korak zahtjeve za prepoznavanje, upravljanje i dokazivanje usklađenosti s ključnim okvirima kao što su ISO/IEC 27001:2022, EU GDPR, NIS2, DORA i ugovorni uvjeti specifični za klijente. Ova politika osigurava da svi zaposlenici, izvođači i dobavljači trećih strana razumiju svoje obveze povezane s pravnom usklađenošću te su osposobljeni za učinkovito izvršavanje svojih odgovornosti. Postavlja izričita očekivanja za postupanje s podacima, provedbu obveza iz ugovora s klijentima i upravljanje zahtjevima revizije. Poseban naglasak stavlja se na Registar usklađenosti, jednostavan, ali strukturiran dnevnik koji održava GM i koji prati sve relevantne zakone, ugovorne uvjete i obveze praćenja. Ovaj registar mora se redovito ažurirati kako bi odražavao promjene u zakonima ili poslovnim okolnostima, čime se osigurava da nijedna obveza usklađenosti ne bude propuštena. Osim upravljanja, politika propisuje godišnju obveznu obuku o usklađenosti za osoblje i jasne zahtjeve uvođenja u posao za nove zaposlenike, obuhvaćajući ključne teme kao što su povjerljivost, higijena lozinki, usklađenost s propisima specifičnim za sektor i klauzule Ugovora o obradi podataka. Također opisuje stroge postupke za praćenje i odgovor na promjene u pravnom okruženju, upravljanje iznimkama kroz formalnu dokumentaciju te postupanje s incidentima ili sumnjama na neuspjeh kontrole usklađenosti brzo i transparentno. Ako je potrebna iznimka usklađenosti, postupak osigurava jasno obrazloženje, odobrenje i praćenje od strane GM-a. Vođenje evidencija i spremnost za reviziju središnja su načela ove politike, potkrijepljena zahtjevima za sigurnu pohranu ugovora i dokazivanje aktivnosti usklađenosti kroz operativne procese. Postoje namjenske odredbe za angažmane trećih strana, koje zahtijevaju da dobavljači potpišu ugovor o obradi podataka, obavijeste GM-a o povredama podataka ili pravnim promjenama te prođu godišnje preglede svojeg statusa usklađenosti. Dokument jača i proaktivne (obuka, upravljanje ugovorima, procjena rizika) i reaktivne (odgovor na incidente, pravno zadržavanje i obustava brisanja, obveze izvješćivanja) kontrole, uz jasno navedene posljedice neusklađenosti, od internih disciplinskih mjera do prestanka suradnje, pravnih zahtjeva ili uklanjanja s popisa odobrenih dobavljača. Kao dio SME paketa tvrtke Clarysec LLC, ova politika pruža klijentima, regulatorima i partnerima jamstvo da su uspostavljeni robusni mehanizmi usklađenosti, ali da se njima upravlja praktično i uz racionalno korištenje resursa. Važno je da omogućuje SME-ovima ispunjavanje očekivanja za certifikaciju ISO/IEC 27001:2022 i slične zahtjeve ugradnjom metoda pravne usklađenosti u sve interne procese i povezane politike, uključujući Politiku prihvatljivog korištenja (AUP), Politiku zadržavanja podataka, Politiku odgovora na incidente (P30) i Politiku rada na daljinu.