Politika pravne in regulativne skladnosti - SME

Politika pravne in regulativne skladnosti (P37S) je celovit dokument, razvit posebej za mala in srednje velika podjetja (SME), da zagotovijo izpolnjevanje svojih zakonskih, regulativnih in pogodbenih obveznosti brez potrebe po namenski ekipi za skladnost. Kot je navedeno v obsegu dokumenta in pri dodelitvi generalnega direktorja (GM) kot odgovorne osebe, gre za politiko za SME. Politika zagotavlja jasne, postopne zahteve za prepoznavanje, upravljanje in izkazovanje skladnosti s ključnimi okviri, kot so ISO/IEC 27001:2022, EU GDPR, NIS2, DORA in pogodbeni pogoji, specifični za stranke. Ta politika zagotavlja, da vsi zaposleni in pogodbeni izvajalci ter dobavitelji tretjih oseb razumejo svoje obveznosti, povezane z zakonsko skladnostjo, in so usposobljeni za učinkovito izvajanje svojih odgovornosti. Določa izrecna pričakovanja glede ravnanja s podatki, uveljavljanja obveznosti, določenih s pogodbami s strankami, in upravljanja zahtev glede presoj. Poseben poudarek je na Registru skladnosti, preprostem, a strukturiranem dnevniku, ki ga vzdržuje GM in ki spremlja vse relevantne zakone, pogodbene pogoje in naloge spremljanja. Ta register je treba redno posodabljati, da odraža spremembe zakonodaje ali poslovnih okoliščin, s čimer se zagotovi, da nobena obveznost skladnosti ni spregledana. Poleg upravljanja politika zahteva letno usposabljanje o skladnosti za osebje in jasne zahteve za uvajanje novih zaposlenih, ki pokrivajo bistvene teme, kot so zaupnost, higiena kibernetske varnosti, sektorsko specifični predpisi in klavzule pogodb s strankami. Prav tako podrobno opisuje stroge postopke za spremljanje in odzivanje na spremembe v pravnem okolju, upravljanje izjem prek formalne dokumentacije ter hitro in transparentno obravnavo incidentov ali domnevnih neuspehov skladnosti. Če je potrebna izjema glede skladnosti, postopek zagotavlja jasno utemeljitev, odobritev in sledenje s strani GM. Vodenje evidenc in pripravljenost na revizijo sta osrednji načeli te politike, podprti z zahtevami za varno hrambo pogodb in dokazil o dejavnostih skladnosti skozi operativne procese. Obstajajo namenske določbe za sodelovanje s tretjimi osebami, ki zahtevajo, da dobavitelji podpišejo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, obvestijo GM o kršitvah ali pravnih spremembah ter opravijo letne preglede svojega stanja skladnosti. Dokument krepi tako proaktivne (usposabljanje, upravljanje pogodb, ocene tveganja) kot reaktivne (odziv na incidente, pravno zadržanje in odlog izbrisa, regulativno poročanje) kontrole, pri čemer so posledice neskladnosti jasno navedene, od notranjih disciplinskih ukrepov do prenehanja, pravnih zahtevkov ali odstranitve s seznama odobrenih dobaviteljev. Kot del SME zbirke podjetja Clarysec LLC ta politika zagotavlja strankam, regulatorjem in partnerjem, da so vzpostavljeni robustni mehanizmi skladnosti, vendar upravljani na praktičen in z viri varčen način. Pomembno je, da SME omogoča izpolnjevanje pričakovanj za certifikacijo ISO/IEC 27001:2022 in podobnih zahtev z vgradnjo metod zakonske skladnosti v vse notranje procese in povezane politike, vključno s Politiko sprejemljive uporabe, politiko hrambe podatkov, Politiko odzivanja na incidente (P30) in komunikacijami na družbenih omrežjih.