Πολιτική Διατήρησης Δεδομένων και Διάθεσης - ΜΜΕ

Η Πολιτική Διατήρησης Δεδομένων και Διάθεσης - ΜΜΕ (Πολιτική P14S) έχει διαμορφωθεί ειδικά για Μικρές και Μεσαίες Επιχειρήσεις (ΜΜΕ), αναγνωρίζοντας τους περιορισμούς και τις ιδιαίτερες ευθύνες που αντιμετωπίζουν τέτοιοι οργανισμοί. Η πολιτική είναι πλήρως προσαρμοσμένη για ΜΜΕ, όπως φαίνεται από τη συμμετοχή του Γενικού Διευθυντή ως ιδιοκτήτη της πολιτικής, χωρίς την παραδοχή εξειδικευμένων ρόλων όπως SOC ή Επικεφαλής Ασφάλειας Πληροφοριών (CISO), ενώ διασφαλίζει συμμόρφωση με κορυφαία πλαίσια όπως ISO/IEC 27001:2022, GDPR και συναφείς κανονισμούς. Κύριος σκοπός της πολιτικής είναι να θέσει σαφείς, επιβλητέους κανόνες για τη διατήρηση και την ασφαλή διάθεση πληροφοριών, διασφαλίζοντας ότι τα αρχεία διατηρούνται μόνο για όσο απαιτείται από νόμο, συμβάσεις ή επιχειρησιακή ανάγκη. Μετά την κάλυψη αυτών των απαιτήσεων, οι πληροφορίες πρέπει να καταστρέφονται μη αναστρέψιμα. Η πολιτική αναδεικνύει τη σημασία της ελαχιστοποίησης της νομικής έκθεσης και του λειτουργικού κινδύνου, αποτρέποντας μη εξουσιοδοτημένη ή πλεονάζουσα διατήρηση δεδομένων. Επισημαίνει επίσης τα οφέλη της ορθά διακυβερνώμενης διατήρησης και διάθεσης για ετοιμότητα ελέγχου, μείωση κόστους και βελτίωση απόδοσης συστημάτων. Για τις ΜΜΕ, η πολιτική λειτουργεί ως πρακτικό μέσο υπεύθυνης διαχείρισης τόσο ψηφιακών όσο και έντυπων περιουσιακών στοιχείων δεδομένων, ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας Πληροφορικής. Το ολοκληρωμένο πεδίο εφαρμογής περιλαμβάνει όλους τους τύπους αρχείων, επιχειρησιακά έγγραφα, λειτουργικά αρχεία καταγραφής, οικονομικά αρχεία, προσωπικά δεδομένα και εφαρμόζεται σε κάθε μέσο αποθήκευσης, από τοπικούς δίσκους και συστήματα φιλοξενούμενα στο υπολογιστικό νέφος έως αποθήκευση χαρτιού και συστήματα αντιγράφων ασφαλείας. Όλοι οι εργαζόμενοι, ανάδοχοι και τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών που χειρίζονται δεδομένα του οργανισμού δεσμεύονται από την παρούσα πολιτική. Η πολιτική καλύπτει κάθε στάδιο του κύκλου ζωής των δεδομένων, από τη δημιουργία έως την ασφαλή διάθεση ή καταστροφή. Βασικό χαρακτηριστικό είναι η σαφής οριοθέτηση ρόλων και αρμοδιοτήτων. Ο Γενικός Διευθυντής παρέχει έγκριση, διασφαλίζει ευθυγράμμιση με νομικό και επιχειρησιακό κίνδυνο και χειρίζεται εξαιρέσεις και νομική δέσμευση διατήρησης και αναστολή διαγραφής. Οι ορισμένοι Ιδιοκτήτες Δεδομένων ανατίθενται ανά κατηγορία δεδομένων και είναι υπεύθυνοι για ταξινόμηση, καθορισμό περιόδων διατήρησης και εξουσιοδότηση διαγραφών· υποστηρίζουν επίσης τις διαδικασίες ελέγχου. Ο Πάροχος Υποστήριξης Πληροφορικής ή ο Εσωτερικός Υπεύθυνος Πληροφορικής είναι αρμόδιος για τη διαμόρφωση συστημάτων για κανόνες διατήρησης, καταγραφή διάθεσης και ασφαλή εκκαθάριση, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων αντιγράφων ασφαλείας και των αρχείων. Οι εργαζόμενοι και οι ανάδοχοι αναμένεται να συμμορφώνονται με την πολιτική, να αποφεύγουν ακατάλληλη διατήρηση, να αναφέρουν ορφανούς λογαριασμούς δεδομένων και να χρησιμοποιούν μόνο εγκεκριμένα συστήματα για αποθήκευση δεδομένων. Οι βασικές απαιτήσεις διακυβέρνησης επικεντρώνονται στη διατήρηση ενός λεπτομερούς Μητρώου Διατήρησης που καταγράφει κατηγορίες αρχείων, ανατεθειμένες περιόδους, μεθόδους διάθεσης, νομική αιτιολόγηση και Ιδιοκτήτες Δεδομένων. Το μητρώο πρέπει να ανασκοπείται ετησίως ή κατόπιν σχετικών νομικών ή επιχειρησιακών μηχανισμών ενεργοποίησης. Οι μέθοδοι διάθεσης επιλέγονται βάσει ταξινόμησης δεδομένων, χρησιμοποιώντας ασφαλείς διαδικασίες όπως τεμαχισμό υψηλής ασφάλειας, κρυπτογραφική εκκαθάριση ή φυσική καταστροφή μέσων. Η νομική δέσμευση διατήρησης και αναστολή διαγραφής περιγράφεται ρητά· μόλις εφαρμοστεί, αποτρέπει τη διαγραφή ανεξαρτήτως της προγραμματισμένης περιόδου διατήρησης και απαιτεί μηνιαία ανασκόπηση. Η πολιτική επιβάλλει επίσης εκπαίδευση προσωπικού και ετήσια επαναληπτική εκπαίδευση για διασφάλιση ευαισθητοποίησης. Οι εξαιρέσεις ελέγχονται αυστηρά, με διαδικασίες για τεκμηρίωση, έγκριση, ανασκόπηση και αιτιολογημένη λήξη. Οι μηχανισμοί επιβολής περιλαμβάνουν τακτικούς ελέγχους, δειγματοληπτικούς ελέγχους και αυστηρές συνέπειες για παραβιάσεις, έως και τερματισμό σύμβασης ή υποχρεώσεις αναφοράς σε περίπτωση κακού χειρισμού προσωπικών δεδομένων. Τελικά, η παρούσα πολιτική διασφαλίζει ότι μια ΜΜΕ μπορεί να λειτουργεί με νομικά συμμορφούμενο, ελέγξιμο και αποδοτικό ως προς τους πόρους τρόπο, ακόμη και όταν δεν υπάρχουν προηγμένοι ρόλοι ασφάλειας Πληροφορικής. Είναι σχεδιασμένη για ευθυγράμμιση με ISO/IEC 27001:2022 και νόμους ιδιωτικότητας, παρέχοντας στις ΜΜΕ μια ισχυρή βάση για διαχείριση κύκλου ζωής δεδομένων χωρίς περιττή πολυπλοκότητα.