Πολιτική Κοινωνικών Δικτύων και Εξωτερικών Επικοινωνιών - ΜΜΕ

Η Πολιτική Κοινωνικών Δικτύων και Εξωτερικών Επικοινωνιών (P36S) καθορίζει ένα ολοκληρωμένο, πρακτικό πλαίσιο για την προστασία των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων (ΜΜΕ) κατά τη διεξαγωγή επικοινωνιών προς το κοινό. Καλύπτει όλες τις εξωτερικές αναφορές στην εταιρεία, συμπεριλαμβανομένης της δραστηριότητας στα κοινωνικά δίκτυα, αναρτήσεων σε ιστολόγια, συμμετοχής σε εκδηλώσεις, επαφής με τα μέσα ενημέρωσης και δημόσιας κοινοποίησης οπτικού υλικού από εργασιακά περιβάλλοντα, ώστε να αντιμετωπίζονται οι ιδιαίτεροι κίνδυνοι συμμόρφωσης, νομικοί και φήμης που πλέον συνδέονται με τις ψηφιακές επικοινωνίες. Η πολιτική είναι ειδικά προσαρμοσμένη ως πολιτική για ΜΜΕ, κάτι που αποτυπώνεται στη χρήση του ρόλου του Γενικού Διευθυντή ως κύριου ιδιοκτήτη της πολιτικής και επικεφαλής συμμόρφωσης, αντί για εξειδικευμένα στελέχη Πληροφορικής ή υπευθύνους ασφάλειας. Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι ακόμη και οργανισμοί χωρίς Επικεφαλής Ασφάλειας Πληροφοριών (CISO) ή Κέντρο Επιχειρήσεων Ασφάλειας (SOC) μπορούν να εφαρμόσουν ισχυρούς ελέγχους ευθυγραμμισμένους με τις απαιτήσεις του ISO/IEC 27001:2022. Όλα τα συνδεδεμένα άτομα, συμπεριλαμβανομένων εργαζομένων, αναδόχων, ελεύθερων επαγγελματιών, προμηθευτών και προσωρινού προσωπικού, εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής και οι κανόνες διέπουν επίσης τη χρήση προσωπικών λογαριασμών ή συσκευών, είτε εντός είτε εκτός ωραρίου εργασίας. Αυτό είναι κρίσιμο για ΜΜΕ με περιορισμένη εποπτεία και ποικίλες, ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας. Οι βασικοί στόχοι της πολιτικής ορίζονται με σαφήνεια: πρόληψη ζημίας στη φήμη από μη εγκεκριμένες ή παραπλανητικές δηλώσεις, προστασία ευαίσθητων δεδομένων της εταιρείας και των πελατών, διατήρηση συνεχούς νομικής συμμόρφωσης (όπως με τον GDPR) και προώθηση επαγγελματικής και υπεύθυνης διαδικτυακής συμμετοχής. Οι απαιτήσεις διακυβέρνησης είναι ιδιαίτερα εφαρμόσιμες· για παράδειγμα, καθορίζουν σαφείς κανόνες για αποδεκτό και απαγορευμένο περιεχόμενο, υποχρεωτικές εγκρίσεις για δημόσιες εμφανίσεις, χρήση αποποιήσεων ευθύνης όταν γίνεται σχολιασμός θεμάτων του κλάδου και ισχυρό έλεγχο πρόσβασης, όπως πολυπαραγοντικό έλεγχο ταυτότητας, για επίσημους λογαριασμούς. Αξιοσημείωτα, τρίτοι προμηθευτές μάρκετινγκ ή δημοσίων σχέσεων πρέπει να συμμορφώνονται αυστηρά βάσει ρητών συμβάσεων και δεν επιτρέπεται να αναρτούν περιεχόμενο χωρίς την έγκριση του Γενικού Διευθυντή. Η υλοποίηση γίνεται πρακτική για ΜΜΕ: απαιτείται ετήσια εκπαίδευση και εκπαίδευση κατά τη διαδικασία ένταξης για όλο το προσωπικό, κάθε προτεινόμενο περιεχόμενο προς το κοινό πρέπει να αποστέλλεται στον Γενικό Διευθυντή για έγκριση με τεκμηρίωση και υπάρχουν κατευθυντήριες γραμμές για αρχειοθέτηση αναρτήσεων και καταγραφή εγκρίσεων, ακόμη και με χρήση υπολογιστικών φύλλων. Η πολιτική προβλέπει ενεργή διαχείριση κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων τακτικών ανασκοπήσεων από τον Γενικό Διευθυντή για εκθέσεις που σχετίζονται με την κοινωνική επικοινωνία, απαιτήσεων για χειρισμό και αναφορά περιστατικών τυχαίων αποκαλύψεων (με παραπομπές στην ειδική Πολιτική Αντιμετώπισης Περιστατικών (P30)) και δομημένη διαδικασία για εξαιρέσεις και τροποποιήσεις. Η επιβολή είναι ισχυρή αλλά ισορροπημένη: οι παραβιάσεις ενεργοποιούν σαφή πειθαρχικά μέτρα και αντιμετωπίζονται αναλογικά ως προς τη σοβαρότητα και την πρόθεση. Όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των προμηθευτών, καλύπτονται, προωθώντας μια ολιστική και συνεπή εξωτερική παρουσία. Η πολιτική υποστηρίζεται από άμεσες συνδέσεις με σχετικούς ελέγχους ΜΜΕ για αποδεκτή χρήση εταιρικών περιουσιακών στοιχείων, εκπαίδευση ευαισθητοποίησης σε θέματα ασφάλειας, ιδιωτικότητα δεδομένων, αντιμετώπιση περιστατικών και νομικές απαιτήσεις, διασφαλίζοντας ισχυρή, ολοκληρωμένη στάση συμμόρφωσης.