Polityka zgodności prawnej i regulacyjnej – SME

Polityka zgodności prawnej i regulacyjnej (P37S) to kompleksowy dokument opracowany specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw (SME), aby zapewnić spełnienie obowiązków prawnych, regulacyjnych i umownych bez potrzeby posiadania dedykowanego zespołu ds. zgodności. Jak wskazano w zakresie dokumentu oraz w przypisaniu dyrektora generalnego (GM) jako osoby odpowiedzialnej, jest to polityka dla SME. Polityka zapewnia jasne, krok po kroku wymagania dotyczące rozpoznawania, zarządzania oraz wykazywania zgodności z kluczowymi ramami, takimi jak ISO/IEC 27001:2022, unijne GDPR, NIS2, DORA oraz specyficzne dla klienta warunki umowne. Polityka zapewnia, że cały personel, wykonawcy oraz zewnętrzni dostawcy rozumieją swoje obowiązki związane ze zgodnością prawną i są upoważnieni do skutecznego wykonywania swoich odpowiedzialności. Ustanawia jednoznaczne oczekiwania dotyczące postępowania z danymi, egzekwowania obowiązków wynikających z umów z klientami oraz zarządzania wymaganiami audytowymi. Szczególny nacisk położono na Rejestr zgodności — prosty, lecz ustrukturyzowany rejestr, utrzymywany przez GM, który śledzi wszystkie istotne przepisy, warunki umowne oraz obowiązki monitorowania. Rejestr ten musi być regularnie aktualizowany, aby odzwierciedlać zmiany w prawie lub okolicznościach biznesowych, zapewniając, że żaden obowiązek zgodności nie zostanie pominięty. Poza zarządzaniem polityka nakazuje coroczne szkolenie przypominające w zakresie zgodności dla personelu oraz jasne wymagania wdrożeniowe dla nowych pracowników, obejmujące kluczowe tematy, takie jak poufność, higiena cyberbezpieczeństwa, regulacje specyficzne dla sektora oraz klauzule umów z klientami. Opisuje również rygorystyczne procedury monitorowania i reagowania na zmiany w otoczeniu prawnym, zarządzania wyjątkami poprzez formalną dokumentację oraz obsługi incydentów lub podejrzeń niespełnienia zgodności w sposób szybki i przejrzysty. Jeśli wymagany jest wyjątek od zgodności, proces zapewnia jasne uzasadnienie, zatwierdzenie i śledzenie przez GM. Prowadzenie zapisów i gotowość do audytu stanowią centralne założenia tej polityki, wspierane przez wymagania bezpiecznego przechowywania umów oraz wykazywania działań zgodności w całych procesach operacyjnych. Istnieją dedykowane postanowienia dotyczące współpracy ze stronami trzecimi, wymagające od dostawców podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych, powiadamiania GM o naruszeniach lub zmianach prawnych oraz przechodzenia corocznych przeglądów ich statusu zgodności. Dokument wzmacnia zarówno kontrole proaktywne (szkolenia, zarządzanie umowami, ocena ryzyka), jak i reaktywne (reagowanie na incydenty, zabezpieczenie prawne i wstrzymanie usuwania, obowiązki sprawozdawcze), a konsekwencje niezgodności są jasno określone — od wewnętrznych środków dyscyplinarnych po zakończenie współpracy, roszczenia prawne lub usunięcie z listy zatwierdzonych dostawców. Jako część pakietu SME Clarysec LLC polityka ta zapewnia klientów, organy regulacyjne i partnerów, że wdrożono solidne mechanizmy zgodności, zarządzane jednak w sposób praktyczny i oszczędny zasobowo. Co istotne, umożliwia SME spełnienie oczekiwań dotyczących certyfikacji ISO/IEC 27001:2022 i podobnych wymagań poprzez osadzenie metod zgodności prawnej we wszystkich procesach wewnętrznych oraz powiązanych politykach, w tym Polityce dopuszczalnego użytkowania, Polityce retencji danych, Polityce reagowania na incydenty (P30) oraz polityce mediów społecznościowych i komunikacji zewnętrznej.