Politik for juridisk og regulatorisk overholdelse - SMV

Politik for juridisk og regulatorisk overholdelse (P37S) er et omfattende dokument, der er udviklet specifikt til små og mellemstore virksomheder (SMV'er) for at sikre, at de opfylder deres juridiske, regulatoriske og kontraktlige forpligtelser uden behov for et dedikeret compliance-team. Som angivet i dokumentets ISMS-omfang og udpegningen af den administrerende direktør som ansvarlig er dette en SMV-politik. Politikken giver klare, trin-for-trin-krav til at identificere, styre og dokumentere overholdelse af centrale rammeværk såsom ISO/IEC 27001:2022, EU's GDPR, NIS2, DORA og kundespecifikke kontraktlige vilkår. Denne politik sikrer, at alle medarbejdere, kontrahenter og tredjepartstjenesteudbydere forstår deres forpligtelser relateret til juridisk overholdelse og er i stand til at udføre deres ansvar effektivt. Den fastsætter eksplicitte forventninger til datahåndtering, håndhævelse af forpligtelser fastsat i kundekontrakter og styring af revisionskrav. Der lægges særlig vægt på Compliance Registeret, en enkel men struktureret log, som vedligeholdes af den administrerende direktør, og som sporer alle relevante love, kontraktlige vilkår og overvågningsopgaver. Dette register skal opdateres regelmæssigt for at afspejle ændringer i lovgivning eller forretningsforhold, så ingen compliance-forpligtelse overses. Ud over styring kræver politikken årlig compliance-træning for personale og klare onboarding-krav for nyansatte, der dækker væsentlige emner såsom fortrolighed, cybersikkerhedshygiejne, sektorspecifikke reguleringer og kundekontraktklausuler. Den beskriver også stringente procedurer for overvågning og reaktion på ændringer i det juridiske landskab, styring af undtagelser gennem formel dokumentation samt håndtering af hændelser eller mistanke om manglende overholdelse hurtigt og transparent. Hvis en compliance-undtagelse er nødvendig, sikrer processen klar begrundelse, godkendelse og sporing af den administrerende direktør. Registrering og revisionsparathed er centrale principper i denne politik, understøttet af krav om sikker dokumentopbevaring af kontrakter og dokumentation af compliance-aktiviteter gennem hele driftsprocesser. Der er dedikerede bestemmelser for tredjepartsengagementer, som kræver, at leverandører underskriver en databehandleraftale (DPA), underretter den administrerende direktør om datasikkerhedsbrud eller juridiske ændringer og gennemgår årlige vurderinger af deres compliance-status. Dokumentet styrker både proaktive (træning, kontraktstyring, risikovurderinger) og reaktive (håndtering af sikkerhedshændelser, legal hold og sletningssuspension, regulatorisk rapportering) kontroller, med konsekvenser for manglende overholdelse klart angivet, fra interne disciplinære foranstaltninger til opsigelse, retlige krav eller fjernelse fra den godkendte leverandørliste. Som en del af Clarysec LLC's SMV-suite giver denne politik kunder, regulatorer og partnere sikkerhed for, at robuste compliance-mekanismer er på plads, men styres på en praktisk og ressourcebevidst måde. Vigtigt er det, at den gør det muligt for SMV'er at opfylde forventningerne til ISO/IEC 27001:2022-certificering og lignende krav ved at indlejre metoder til juridisk overholdelse på tværs af alle interne processer og tilknyttede politikker, herunder Politik for acceptabel brug, dataopbevaringspolitik, Politik for hændelseshåndtering (P30) og politikker for kommunikation på sociale medier og ekstern kommunikation.