Laki- ja sääntelyvaatimusten noudattamisen politiikka - SME

Laki- ja sääntelyvaatimusten noudattamisen politiikka (P37S) on kattava asiakirja, joka on kehitetty erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) varmistamaan lakisääteisten, sääntelyyn liittyvien ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttyminen ilman omistettua vaatimustenmukaisuustiimiä. Kuten asiakirjan soveltamisalassa ja toimitusjohtajan (GM) nimeämisessä vastuuvelvolliseksi henkilöksi todetaan, kyseessä on pk-yrityspolitiikka. Politiikka tarjoaa selkeät, vaiheittaiset vaatimukset vaatimustenmukaisuuden tunnistamiseen, hallintaan ja osoittamiseen keskeisten viitekehysten osalta, kuten ISO/IEC 27001:2022, EU:n GDPR, NIS2, DORA sekä asiakaskohtaiset sopimusehdot. Tämä politiikka varmistaa, että kaikki työntekijät ja urakoitsijat sekä kolmannen osapuolen toimittajat ymmärtävät lakisääteiseen vaatimustenmukaisuuteen liittyvät velvoitteensa ja pystyvät toteuttamaan vastuunsa tehokkaasti. Se asettaa selkeät odotukset tietojen käsittelylle, asiakassopimuksissa määriteltyjen velvoitteiden täytäntöönpanolle sekä auditointivaatimusten hallinnalle. Erityinen painotus on vaatimustenmukaisuusrekisterissä, yksinkertaisessa mutta rakenteisessa lokissa, jota toimitusjohtaja ylläpitää ja joka seuraa kaikkia olennaisia lakeja, sopimusehtoja ja seurantavelvoitteita. Rekisteri on päivitettävä säännöllisesti vastaamaan lainsäädännön tai liiketoimintaolosuhteiden muutoksia, jotta yksikään vaatimustenmukaisuusvelvoite ei jää huomiotta. Hallintotavan lisäksi politiikka edellyttää vuosittaista vaatimustenmukaisuuskoulutusta henkilöstölle sekä selkeitä perehdytysvaatimuksia uusille työntekijöille. Koulutus kattaa keskeiset aiheet, kuten luottamuksellisuuden, kyberturvallisuuden hygienian, toimialakohtaiset sääntelyt sekä asiakassopimusten lausekkeet. Politiikka kuvaa myös tiukat menettelyt lainsäädäntöympäristön muutosten seurantaan ja niihin reagoimiseen, poikkeusten hallintaan muodollisen dokumentoinnin kautta sekä poikkeamien tai epäiltyjen vaatimustenmukaisuuden epäonnistumisten käsittelyyn nopeasti ja läpinäkyvästi. Jos vaatimustenmukaisuuspoikkeus tarvitaan, prosessi varmistaa selkeän perustelun, hyväksynnän ja seurannan toimitusjohtajan toimesta. Tallenteiden hallinta ja auditointivalmius ovat tämän politiikan keskeisiä periaatteita, joita tukevat vaatimukset sopimusten ja vaatimustenmukaisuustoiminnan todisteiden turvallisesta säilyttämisestä operatiivisten prosessien aikana. Kolmansien osapuolten toimeksiantoihin on omat määräykset: toimittajien on allekirjoitettava tietojenkäsittelysopimus, ilmoitettava toimitusjohtajalle tietoturvaloukkauksista tai oikeudellisista muutoksista sekä läpäistävä vuosittaiset katselmoinnit vaatimustenmukaisuustilastaan. Asiakirja vahvistaa sekä ennakoivia (koulutus, sopimusten hallinta, riskien arviointi) että reaktiivisia (tietoturvapoikkeamiin reagointi, oikeudellinen säilytys ja poistamisen keskeyttäminen, sääntelyraportointi) hallintakeinoja. Vaatimustenvastaisuuden seuraukset kuvataan selkeästi, ja ne vaihtelevat sisäisistä kurinpitotoimenpiteistä työsuhteen päättämiseen, oikeudellisiin vaateisiin tai poistamiseen hyväksyttyjen toimittajien luettelosta. Osana Clarysec LLC:n pk-yrityskokonaisuutta tämä politiikka vakuuttaa asiakkaat, viranomaiset ja kumppanit siitä, että käytössä on vahvat vaatimustenmukaisuusmekanismit, joita hallitaan käytännöllisesti ja resurssit huomioiden. Olennaista on, että se mahdollistaa pk-yrityksille ISO/IEC 27001:2022 -sertifioinnin ja vastaavien vaatimusten täyttämisen sisällyttämällä lakisääteisen vaatimustenmukaisuuden menetelmät kaikkiin sisäisiin prosesseihin ja linkitettyihin politiikkoihin, mukaan lukien hyväksyttävän käytön politiikka (AUP), tietojen säilytys, tietoturvapoikkeamiin reagointi sekä sosiaalisen median ja ulkoisen viestinnän käytännöt.