Teisinės ir reglamentavimo atitikties politika – SVV

Teisinės ir reglamentavimo atitikties politika (P37S) yra išsamus dokumentas, sukurtas specialiai mažoms ir vidutinėms įmonėms (SVV), kad jos galėtų įvykdyti savo teisines, reglamentavimo ir sutartines prievoles be dedikuotos atitikties komandos. Kaip nurodyta dokumento taikymo srityje ir priskiriant generalinį vadovą (GM) kaip atskaitingą pareigūną, tai yra SVV politika. Politika pateikia aiškius, nuoseklius reikalavimus atpažinti, valdyti ir pagrįsti atitiktį pagrindinėms sistemoms, tokioms kaip ISO/IEC 27001:2022, ES BDAR, NIS2, DORA ir klientams specifinės sutartinės sąlygos. Ši politika užtikrina, kad visi darbuotojai, rangovai ir trečiųjų šalių tiekėjai suprastų savo įsipareigojimus, susijusius su teisine atitiktimi, ir būtų įgalinti veiksmingai vykdyti savo atsakomybes. Joje nustatomi aiškūs lūkesčiai dėl duomenų tvarkymo, klientų sutarčių nustatytų įsipareigojimų vykdymo užtikrinimo ir audito reikalavimų valdymo. Ypatingas dėmesys skiriamas Atitikties registrui – paprastam, bet struktūrizuotam žurnalui, kurį prižiūri GM ir kuriame fiksuojami visi aktualūs įstatymai, sutartinės sąlygos ir stebėsenos pareigos. Šis registras turi būti reguliariai atnaujinamas, kad atspindėtų teisės aktų ar verslo aplinkybių pokyčius, užtikrinant, kad nė viena atitikties pareiga nebūtų praleista. Be valdysenos, politika nustato metinius privalomuosius mokymus darbuotojams ir aiškius įvedimo į darbą reikalavimus naujiems darbuotojams, apimančius esmines temas, tokias kaip konfidencialumas, kibernetinio saugumo higiena, sektoriui būdingi reglamentai ir klientų sutarčių sąlygos. Taip pat aprašomos griežtos procedūros stebėti ir reaguoti į teisinės aplinkos pokyčius, valdyti išimtis per formalią dokumentaciją ir operatyviai bei skaidriai tvarkyti incidentus ar įtariamus atitikties nesuveikimus. Jei reikalinga atitikties išimtis, procesas užtikrina aiškų pagrindimą, patvirtinimą ir sekimą, kurį vykdo GM. Įrašų tvarkymas ir pasirengimas auditui yra pagrindiniai šios politikos principai, paremti reikalavimais saugiai saugoti sutartis ir pagrįsti atitikties veiklas visų operacinių procesų metu. Yra atskiros nuostatos dėl trečiųjų šalių įsitraukimo, reikalaujančios, kad tiekėjai pasirašytų duomenų tvarkymo sutartis (DPA), praneštų GM apie duomenų saugumo pažeidimus ar teisės aktų pokyčius ir kasmet atliktų savo atitikties būklės peržiūras. Dokumentas sustiprina tiek proaktyvias (mokymai, sutarčių valdymas, rizikos vertinimai), tiek reaktyvias (reagavimas į incidentus, teisinis duomenų išsaugojimas ir trinimo sustabdymas, reglamentavimo ataskaitų teikimas) kontrolės priemones, o neatitikties pasekmės aiškiai įvardijamos – nuo vidinių drausminių nuobaudų iki darbo santykių nutraukimo, teisinių pretenzijų ar pašalinimo iš patvirtintų tiekėjų sąrašo. Kaip Clarysec LLC SVV rinkinio dalis, ši politika užtikrina klientams, reguliuotojams ir partneriams, kad taikomi patikimi atitikties mechanizmai, tačiau jie valdomi praktiškai ir taupant išteklius. Svarbu tai, kad ji leidžia SVV atitikti ISO/IEC 27001:2022 sertifikavimo ir panašių reikalavimų lūkesčius, įdiegiant teisinės atitikties metodus visuose vidiniuose procesuose ir susietose politikose, įskaitant Priimtino naudojimo politiką, Duomenų saugojimo politiką, reagavimo į incidentus politiką ir Socialinių tinklų ir išorės komunikacijos politiką.