Juridiskās un regulatīvās atbilstības politika – MVU

Juridiskās un regulatīvās atbilstības politika (P37S) ir visaptverošs dokuments, kas izstrādāts tieši mazajiem un vidējiem uzņēmumiem (MVU), lai nodrošinātu juridisko, regulatīvo un līgumsaistību pienākumu izpildi bez nepieciešamības pēc atsevišķas atbilstības komandas. Kā norādīts dokumenta ISMS darbības jomā un galvenā vadītāja (GM) kā pārskatatbildīgās amatpersonas pienākumu piešķiršanā, šī ir MVU politika. Politika sniedz skaidras, soli pa solim izpildāmas prasības, lai atpazītu, pārvaldītu un ar pierādījumiem apliecinātu atbilstību pamatietvariem, piemēram, ISO/IEC 27001:2022, ES GDPR, NIS2, DORA un klientu specifiskajiem līgumiskajiem noteikumiem. Šī politika nodrošina, ka visi darbinieki, līgumdarbinieki un trešo pušu piegādātāji saprot savus pienākumus, kas saistīti ar juridisko atbilstību, un ir pilnvaroti efektīvi izpildīt savus pienākumus. Tā nosaka skaidras prasības datu apstrādei, klientu līgumos noteikto pienākumu izpildei un audita prasību pārvaldībai. Īpašs uzsvars tiek likts uz atbilstības reģistru — vienkāršu, bet strukturētu žurnālu, ko uztur galvenais vadītājs (GM) un kurā tiek izsekoti visi attiecīgie likumi, līgumiskie noteikumi un uzraudzības pienākumi. Šis reģistrs regulāri jāatjaunina, lai atspoguļotu izmaiņas likumos vai uzņēmējdarbības apstākļos, nodrošinot, ka netiek palaists garām neviens atbilstības pienākums. Papildus pārvaldībai politika nosaka ikgadēju obligāto apmācību personālam un skaidras ievadīšanas prasības jaunajiem darbiniekiem, aptverot būtiskas tēmas, piemēram, konfidencialitāti, kiberdrošības higiēnu, nozares specifiskos noteikumus un klientu līgumu klauzulas. Tā arī apraksta stingras procedūras juridiskās vides izmaiņu uzraudzībai un reaģēšanai uz tām, izņēmumu pārvaldībai, izmantojot formālu dokumentāciju, kā arī incidentu vai aizdomu par atbilstības kļūmēm savlaicīgai un pārredzamai apstrādei. Ja nepieciešams atbilstības izņēmums, process nodrošina skaidru pamatojumu, apstiprināšanu un izsekošanu, ko veic galvenais vadītājs (GM). Ierakstu uzturēšana un audita gatavība ir šīs politikas pamatprincipi, ko atbalsta prasības droši glabāt līgumus un pierādīt atbilstības darbības visos operatīvajos procesos. Ir paredzēti īpaši noteikumi trešo pušu iesaistei, pieprasot piegādātājiem parakstīt datu apstrādes līgumu (DPA), informēt galveno vadītāju (GM) par pārkāpumiem vai juridiskām izmaiņām un veikt ikgadējus viņu atbilstības stāvokļa pārskatus. Dokuments nostiprina gan proaktīvos (apmācība, līgumu pārvaldība, riska novērtēšana), gan reaktīvos (reaģēšana uz incidentiem, tiesiskā saglabāšana un dzēšanas apturēšana, regulatīvā ziņošana) kontroles pasākumus un skaidri nosaka neatbilstības sekas — no iekšējiem disciplinārajiem pasākumiem līdz darba attiecību izbeigšanai, juridiskām prasībām vai izslēgšanai no apstiprināto piegādātāju saraksta. Kā daļa no Clarysec LLC MVU komplekta šī politika apliecina klientiem, regulatoriem un partneriem, ka ir ieviesti robusti atbilstības mehānismi, vienlaikus tos pārvaldot praktiski un resursu ziņā saudzīgi. Būtiski, ka tā ļauj MVU izpildīt ISO/IEC 27001:2022 sertifikācijas un līdzīgu prasību gaidas, integrējot juridiskās atbilstības metodes visos iekšējos procesos un saistītajās politikās, tostarp Pieļaujamās izmantošanas politikā, Datu uzglabāšanas politikā, Incidentu reaģēšanas politikā (P30) un sociālo mediju un ārējās komunikācijas politikā.