Beleid inzake wettelijke en regelgevende naleving - MKB

Het Beleid inzake wettelijke en regelgevende naleving (P37S) is een uitgebreid document dat specifiek is ontwikkeld voor kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's) om te waarborgen dat zij voldoen aan hun wettelijke, regelgevende en contractuele nalevingsverplichtingen zonder dat een dedicated compliancefunctie nodig is. Zoals vermeld in het toepassingsgebied van het document en de toewijzing van de algemeen directeur (GM) als verantwoordelijke functionaris, betreft dit een MKB-beleid. Het beleid biedt duidelijke, stapsgewijze eisen om naleving te herkennen, te beheren en aan te tonen ten opzichte van kernkaders zoals ISO/IEC 27001:2022, de EU GDPR, NIS2, DORA en klantspecifieke contractuele bepalingen. Dit beleid zorgt ervoor dat alle werknemers en contractanten en derde-partijleveranciers hun verplichtingen met betrekking tot wettelijke naleving begrijpen en in staat worden gesteld hun verantwoordelijkheden doeltreffend uit te voeren. Het stelt expliciete verwachtingen vast voor gegevensverwerking, de handhaving van verplichtingen uit klantcontracten en het beheer van auditeisen. Bijzondere nadruk ligt op het Compliance Register, een eenvoudig maar gestructureerd logboek dat door de algemeen directeur wordt bijgehouden en waarin alle relevante wetgeving, contractuele bepalingen en monitoringverplichtingen worden gevolgd. Dit register moet regelmatig worden bijgewerkt om wijzigingen in wetgeving of bedrijfsomstandigheden te weerspiegelen, zodat geen enkele nalevingsplicht over het hoofd wordt gezien. Naast governance verplicht het beleid jaarlijkse nalevingstraining voor personeel en duidelijke onboarding-eisen voor nieuwe medewerkers, met dekking van essentiële onderwerpen zoals vertrouwelijkheid, cyberbeveiligingshygiëne, sectorspecifieke regelgeving en clausules uit klantcontracten. Het beschrijft ook strikte procedures voor het monitoren van en reageren op wijzigingen in het juridische landschap, het beheren van uitzonderingen via formele documentatie en het snel en transparant afhandelen van incidenten of vermoedelijke tekortkomingen in de naleving. Indien een nalevingsuitzondering nodig is, waarborgt het proces een duidelijke onderbouwing, goedkeuring en opvolging door de algemeen directeur. Dossiervorming en auditgereedheid zijn centrale uitgangspunten van dit beleid, ondersteund door eisen om contracten veilig op te slaan en nalevingsactiviteiten gedurende operationele processen aantoonbaar vast te leggen. Er zijn specifieke bepalingen voor engagementen met derden, waarbij derde-partijleveranciers verplicht zijn verwerkersovereenkomsten te ondertekenen, de algemeen directeur te informeren over datalekken of juridische wijzigingen, en jaarlijkse beoordelingen van hun nalevingsstatus te ondergaan. Het document versterkt zowel proactieve (training, contractbeheer, risicobeoordelingen) als reactieve (incidentrespons, legal hold en opschorting van verwijdering, rapportageverplichtingen) beheersmaatregelen, met duidelijk omschreven gevolgen voor niet-naleving, variërend van interne disciplinaire maatregelen tot beëindiging, juridische claims of verwijdering van de lijst met goedgekeurde leveranciers. Als onderdeel van de MKB-suite van Clarysec LLC biedt dit beleid zekerheid aan klanten, toezichthouders en partners dat robuuste nalevingsmechanismen aanwezig zijn, maar op een praktische en middelenbewuste manier worden beheerd. Belangrijk is dat het MKB's in staat stelt te voldoen aan de verwachtingen voor ISO/IEC 27001:2022-certificering en vergelijkbare eisen door methoden voor wettelijke naleving te verankeren in alle interne processen en gekoppelde beleidslijnen, waaronder Beleid inzake aanvaardbaar gebruik, Gegevensbewaringsbeleid, Incidentresponsbeleid (P30) en beleid voor social media en externe communicatie.