Jogi és szabályozási megfelelési szabályzat – KKV

A Jogi és szabályozási megfelelési szabályzat (P37S) egy átfogó dokumentum, amelyet kifejezetten kis- és középvállalkozások (KKV-k) számára dolgoztak ki annak érdekében, hogy dedikált megfelelési csapat nélkül is teljesíteni tudják jogi, szabályozási és szerződéses kötelezettségeiket. A dokumentum alkalmazási területében és az ügyvezető (GM) elszámoltatható tisztviselőként történő kijelölésében rögzítettek szerint ez egy KKV-szabályzat. A szabályzat világos, lépésről lépésre követhető követelményeket ad a megfelelés felismeréséhez, kezeléséhez és auditbizonyítékkal történő alátámasztásához olyan alapvető keretrendszerekhez igazodva, mint az ISO/IEC 27001:2022, az EU GDPR, a NIS2, a DORA, valamint az ügyfélspecifikus szerződéses feltételek. A szabályzat biztosítja, hogy valamennyi munkatárs, vállalkozó és harmadik fél beszállító megértse a jogi megfeleléshez kapcsolódó kötelezettségeit, és képes legyen felelősségeit hatékonyan ellátni. Egyértelmű elvárásokat rögzít az adatkezelésre, az ügyfélszerződésekben meghatározott kötelezettségek kikényszerítésére, valamint az auditkövetelmények kezelésére. Kiemelt szerepet kap a megfelelési nyilvántartás, egy egyszerű, mégis strukturált napló, amelyet a GM vezet, és amely nyomon követi az összes releváns jogszabályt, szerződéses feltételt és monitorozási kötelezettséget. Ezt a nyilvántartást rendszeresen frissíteni kell a jogszabályok vagy az üzleti körülmények változásainak megfelelően, biztosítva, hogy egyetlen megfelelési kötelezettség se maradjon figyelmen kívül. Az irányításon túl a szabályzat éves megfelelési képzést ír elő a munkatársak számára, valamint egyértelmű beléptetési követelményeket az új belépőknek, olyan alapvető témákkal, mint a bizalmasság, a kiberbiztonsági higiénia, az ágazatspecifikus szabályozások és az ügyfélszerződési kikötések. Részletezi továbbá a jogi környezet változásainak monitorozására és azokra való reagálásra vonatkozó szigorú eljárásokat, a kivételek formális dokumentálással történő kezelését, valamint az incidensek vagy a feltételezett megfelelési hibák gyors és átlátható kezelését. Ha megfelelési kivételre van szükség, a folyamat egyértelmű indokolást, jóváhagyást és a GM általi nyomon követést biztosít. A feljegyzésvezetés és az auditfelkészültség a szabályzat központi alapelvei, amelyeket a szerződések biztonságos tárolására és a megfelelési tevékenységek auditbizonyítékának az üzemeltetési folyamatok során történő megőrzésére vonatkozó követelmények támogatnak. Külön rendelkezések vonatkoznak a harmadik felekkel történő együttműködésre: a beszállítóknak adatfeldolgozási szerződést kell aláírniuk, értesíteniük kell a GM-et az adatvédelmi incidensekről vagy jogi változásokról, és éves felülvizsgálaton kell átesniük megfelelési státuszuk tekintetében. A dokumentum megerősíti mind a proaktív (képzés, szerződéskezelés, kockázatértékelések), mind a reaktív (incidensreagálás, jogi zárolás és törlési felfüggesztés, szabályozói jelentéstétel) kontrollokat, és egyértelműen rögzíti a meg nem felelés következményeit, amelyek a belső fegyelmi intézkedésektől a megszüntetésen, jogi igényérvényesítésen át a jóváhagyott beszállítói listáról való eltávolításig terjedhetnek. A Clarysec LLC KKV-csomagjának részeként ez a szabályzat biztosítja az ügyfelek, szabályozók és partnerek számára, hogy robusztus megfelelési mechanizmusok működnek, ugyanakkor azok gyakorlatias, erőforrás-tudatos módon kerülnek irányításra. Fontos, hogy lehetővé teszi a KKV-k számára az ISO/IEC 27001:2022 tanúsítási elvárásainak és hasonló követelményeknek való megfelelést azáltal, hogy a jogi megfelelési módszereket minden belső folyamatba és kapcsolódó szabályzatba beágyazza, beleértve az Elfogadható használati szabályzatot, az adatmegőrzési szabályzatot, az incidenskezelési szabályzatot és a közösségi média- és külső kommunikációs szabályzatot.