Politica di conformità legale e normativa - PMI

La Politica di conformità legale e normativa (P37S) è un documento completo sviluppato specificamente per le piccole e medie imprese (PMI) per garantire che soddisfino i loro obblighi legali, obblighi normativi e requisiti contrattuali senza la necessità di un team di conformità dedicato. Come indicato nel campo di applicazione del documento e nell’assegnazione del Direttore Generale (DG) come responsabile, questa è una politica per PMI. La politica fornisce requisiti chiari e passo passo per riconoscere, gestire e fornire evidenza della conformità con framework fondamentali quali ISO/IEC 27001:2022, il GDPR dell’UE, NIS2, DORA e termini contrattuali specifici del cliente. Questa politica garantisce che tutti i dipendenti, contraenti e fornitori terzi comprendano i propri obblighi relativi alla conformità legale e siano messi in condizione di eseguire efficacemente le proprie responsabilità. Definisce aspettative esplicite per il trattamento dei dati, l’applicazione degli obblighi stabiliti dai contratti con i clienti e la gestione dei requisiti di audit. Un’enfasi particolare è posta sul Registro di conformità, un registro semplice ma strutturato, mantenuto dal DG, che traccia tutte le leggi pertinenti, i termini contrattuali e i doveri di monitoraggio. Questo registro deve essere aggiornato regolarmente per riflettere cambiamenti nelle leggi o nelle circostanze aziendali, assicurando che nessun dovere di conformità venga trascurato. Oltre alla governance, la politica impone formazione obbligatoria annuale sulla conformità per il personale e requisiti chiari di onboarding per i nuovi assunti, coprendo argomenti essenziali quali riservatezza, igiene della cibersicurezza, normative specifiche di settore e clausole dei contratti con i clienti. Descrive inoltre procedure rigorose per monitorare e rispondere ai cambiamenti nel panorama legale, gestire le eccezioni tramite documentazione formale e gestire incidenti o sospetti fallimenti di conformità in modo tempestivo e trasparente. Se è necessaria un’eccezione di conformità, il processo garantisce una chiara giustificazione, approvazione e tracciamento da parte del DG. La tenuta delle registrazioni e la preparazione all'audit sono principi centrali di questa politica, supportati da requisiti per archiviare in modo sicuro contratti ed evidenze delle attività di conformità lungo i processi operativi. Sono previste disposizioni dedicate per gli ingaggi di terze parti, che richiedono ai fornitori di firmare un Accordo sul trattamento dei dati (DPA), notificare al DG violazioni o cambiamenti legali e sottoporsi a riesami annuali del proprio stato di conformità. Il documento rafforza sia controlli proattivi (formazione, gestione dei contratti, valutazione del rischio) sia controlli reattivi (risposta agli incidenti, conservazione legale e sospensione della cancellazione, obblighi di segnalazione), con conseguenze per la non conformità chiaramente indicate, che vanno da misure disciplinari interne alla cessazione, rivendicazioni legali o rimozione dalla lista dei fornitori approvati. Come parte della suite PMI di Clarysec LLC, questa politica assicura a clienti, autorità di regolamentazione e partner che sono in atto meccanismi di conformità robusti, ma gestiti in modo pratico e attento alle risorse. In particolare, consente alle PMI di soddisfare le aspettative per la certificazione ISO/IEC 27001:2022 e requisiti simili incorporando metodi di conformità legale in tutti i processi interni e nelle politiche collegate, incluse la Politica di utilizzo accettabile, la Politica di conservazione dei dati, la Politica di risposta agli incidenti (P30) e le comunicazioni sui social media.