Policy för juridik och regelefterlevnad – SME

Policy för juridik och regelefterlevnad (P37S) är ett heltäckande dokument som utvecklats specifikt för små och medelstora företag (SME:er) för att säkerställa att de uppfyller sina rättsliga, regulatoriska och avtalsmässiga skyldigheter utan behov av en dedikerad regelefterlevnadsfunktion. Som framgår av dokumentets ISMS-omfattning och tilldelningen av den verkställande direktören (GM) som ansvarig befattningshavare är detta en SME-policy. Policyn ger tydliga, steg-för-steg-krav för att identifiera, hantera och styrka regelefterlevnad med centrala ramverk såsom ISO/IEC 27001:2022, EU:s GDPR, NIS2, DORA och kundspecifika avtalsvillkor. Denna policy säkerställer att alla anställda och uppdragstagare samt tredjepartsleverantörer förstår sina skyldigheter kopplade till regelefterlevnad och har förutsättningar att utföra sina ansvar effektivt. Den fastställer uttryckliga förväntningar för datahantering, genomdrivande av skyldigheter enligt kundavtal och hantering av revisionskrav. Särskild vikt läggs vid regelefterlevnadsregistret, en enkel men strukturerad logg som underhålls av GM och som spårar alla relevanta lagar, avtalsvillkor och övervakningsskyldigheter. Detta register måste uppdateras regelbundet för att återspegla förändringar i lagstiftning eller affärsförutsättningar, så att ingen efterlevnadsskyldighet förbises. Utöver styrning kräver policyn årlig repetitionsutbildning i regelefterlevnad för personal samt tydliga introduktionskrav för nyanställda, som omfattar väsentliga ämnen såsom konfidentialitet, cybersäkerhetshygien, branschspecifika regelverk och kundavtalsklausuler. Den beskriver även rigorösa förfaranden för att övervaka och svara på förändringar i det rättsliga landskapet, hantera undantag genom formell dokumentation samt hantera incidenter eller misstänkta brister i regelefterlevnad snabbt och transparent. Om ett undantag från regelefterlevnad behövs säkerställer processen tydlig motivering, godkännande och spårning av GM. Registerföring och revisionsberedskap är centrala principer i denna policy, med krav på att säkert lagra avtal och styrka regelefterlevnadsaktiviteter genom hela driftprocesser. Det finns särskilda bestämmelser för tredjepartsengagemang, som kräver att leverantörer undertecknar personuppgiftsbiträdesavtal, underrättar GM om personuppgiftsincidenter eller rättsliga förändringar och genomgår årliga granskningar av sin efterlevnadsstatus. Dokumentet förstärker både proaktiva (utbildning, avtalshantering, riskbedömning) och reaktiva (incidentrespons, juridiskt bevarande och stopp för radering, rapporteringsskyldigheter) kontroller, med konsekvenser för bristande efterlevnad tydligt angivna, från disciplinära åtgärder internt till uppsägning, rättsliga anspråk eller borttagning från listan över godkända leverantörer. Som en del av Clarysec LLC:s SME-svit försäkrar denna policy kunder, tillsynsmyndigheter och partners om att robusta regelefterlevnadsmekanismer finns på plats, men hanteras på ett praktiskt och resursmedvetet sätt. Viktigt är att den gör det möjligt för SME:er att uppfylla förväntningarna för ISO/IEC 27001:2022-certifiering och liknande krav genom att integrera metoder för regelefterlevnad i alla interna processer och länkade policyer, inklusive Policy för godtagbar användning, datalagringspolicy, Policy för incidenthantering (P30) och policy för sociala medier och extern kommunikation.