Politika právneho a regulačného súladu - SME

Politika právneho a regulačného súladu (P37S) je komplexný dokument vyvinutý špecificky pre malé a stredné podniky (SME), aby zabezpečil plnenie ich zákonných, regulačných a zmluvných povinností bez potreby vyhradeného tímu pre dodržiavanie súladu. Ako je uvedené v rozsahu dokumentu a v určení generálneho manažéra (GM) ako zodpovednej osoby, ide o politiku pre SME. Politika poskytuje jasné, krok za krokom požiadavky na rozpoznanie, riadenie a preukazovanie súladu so základnými rámcami, ako sú ISO/IEC 27001:2022, GDPR EÚ, NIS2, DORA a zmluvné podmienky špecifické pre klienta. Táto politika zabezpečuje, aby všetci zamestnanci, dodávatelia a dodávatelia tretích strán rozumeli svojim povinnostiam súvisiacim so zákonným súladom a mali možnosť efektívne vykonávať svoje zodpovednosti. Stanovuje explicitné očakávania pre nakladanie s údajmi, vynucovanie povinností vyplývajúcich zo zmlúv s klientmi a riadenie požiadaviek na audit. Osobitný dôraz sa kladie na Register súladu, jednoduchý, ale štruktúrovaný záznam, ktorý vedie GM a ktorý sleduje všetky relevantné zákony, zmluvné podmienky a povinnosti monitorovania. Tento register sa musí pravidelne aktualizovať tak, aby odrážal zmeny v právnych predpisoch alebo podnikových okolnostiach, čím sa zabezpečí, že žiadna povinnosť súladu nebude prehliadnutá. Okrem správy politika vyžaduje ročné povinné školenie súladu pre personál a jasné požiadavky na proces nástupu pre nových zamestnancov, ktoré pokrývajú základné témy, ako sú dôvernosť, hygiena hesiel, odvetvovo špecifické predpisy a ustanovenia zmlúv s klientmi. Zároveň podrobne opisuje prísne postupy na monitorovanie a reakciu na zmeny v právnom prostredí, riadenie výnimiek prostredníctvom formálnej dokumentácie a riešenie incidentov alebo podozrení na zlyhania súladu rýchlo a transparentne. Ak je potrebná výnimka zo súladu, proces zabezpečuje jasné odôvodnenie, schválenie a sledovanie zo strany GM. Vedenie záznamov a pripravenosť na audit sú ústrednými zásadami tejto politiky, podporenými požiadavkami na bezpečné uchovávanie zmlúv a preukazovanie činností súladu v rámci prevádzkových procesov. Existujú vyhradené ustanovenia pre zapojenia tretích strán, ktoré vyžadujú, aby dodávatelia podpísali zmluvu o spracúvaní osobných údajov, oznámili GM porušenia alebo právne zmeny a absolvovali ročné preskúmania svojho stavu súladu. Dokument posilňuje proaktívne (školenia, riadenie zmlúv, posúdenie rizík) aj reaktívne (reakcia na incidenty, právne uchovanie a pozastavenie výmazu, regulačné oznamovanie) kontroly, pričom dôsledky nesúladu sú jasne uvedené – od interných disciplinárnych opatrení až po ukončenie, právne nároky alebo odstránenie zo zoznamu schválených dodávateľov. Ako súčasť SME balíka spoločnosti Clarysec LLC táto politika uisťuje klientov, regulátorov a partnerov, že sú zavedené robustné mechanizmy súladu, pričom sú riadené praktickým spôsobom s ohľadom na zdroje. Dôležité je, že umožňuje SME splniť očakávania pre certifikáciu ISO/IEC 27001:2022 a podobné požiadavky tým, že metódy právneho súladu vkladá do všetkých interných procesov a prepojených politík vrátane Politiky prijateľného používania, Politiky uchovávania údajov, Politiky reakcie na incidenty (P30) a politík komunikácie na sociálnych sieťach.