Politica de conformitate juridică și de reglementare - IMM

Politica de conformitate juridică și de reglementare (P37S) este un document cuprinzător dezvoltat special pentru întreprinderi mici și mijlocii (IMM-uri) pentru a se asigura că își îndeplinesc obligațiile legale, de reglementare și contractuale fără a avea nevoie de o echipă dedicată de conformitate. Așa cum este menționat în domeniul de aplicare al documentului și în atribuirea directorului general (GM) ca responsabil, aceasta este o politică pentru IMM-uri. Politica oferă cerințe clare, pas cu pas, pentru a recunoaște, gestiona și demonstra conformitatea cu cadre de bază precum ISO/IEC 27001:2022, GDPR-ul UE, NIS2, DORA și termeni contractuali specifici clienților. Această politică asigură că toți angajații și contractorii și furnizorii terți înțeleg obligațiile lor legate de conformitatea legală și sunt împuterniciți să își execute responsabilitățile în mod eficient. Stabilește așteptări explicite pentru gestionarea datelor, aplicarea obligațiilor stabilite prin contractele cu clienții și gestionarea cerințelor de audit. Un accent deosebit este pus pe Registrul de conformitate, un jurnal simplu, dar structurat, menținut de directorul general, care urmărește toate legile relevante, termenii contractuali și obligațiile de monitorizare. Acest registru trebuie actualizat periodic pentru a reflecta modificările legislative sau schimbările de context ale afacerii, asigurând că nicio obligație de conformitate nu este omisă. Dincolo de guvernanță, politica impune instruire anuală de conformitate pentru personal și cerințe clare de înrolare pentru noii angajați, acoperind subiecte esențiale precum confidențialitatea, igiena securității cibernetice, reglementări specifice sectorului și clauze din contractele cu clienții. De asemenea, detaliază proceduri riguroase pentru monitorizarea și răspunsul la schimbările din peisajul juridic, gestionarea excepțiilor prin documentație formală și gestionarea incidentelor sau a suspiciunilor de eșecuri de conformitate prompt și transparent. Dacă este necesară o excepție de conformitate, procesul asigură justificare clară, aprobare și urmărire de către directorul general. Păstrarea înregistrărilor și pregătirea pentru audit sunt principii centrale ale acestei politici, susținute de cerințe de stocare securizată a contractelor și de păstrare a dovezilor activităților de conformitate pe parcursul proceselor operaționale. Există prevederi dedicate pentru angajamentele cu terți, care impun furnizorilor să semneze un acord de prelucrare a datelor (DPA), să notifice directorul general cu privire la încălcări sau schimbări legale și să fie supuși unor revizuiri anuale ale statutului lor de conformitate. Documentul consolidează atât controale proactive (instruire, managementul contractelor, evaluarea riscurilor), cât și controale reactive (răspuns la incidente, reținere în scop juridic și suspendarea ștergerii, raportare către autorități), cu consecințe pentru neconformitate clar menționate, de la măsuri disciplinare interne până la încetare, pretenții legale sau eliminarea din lista de furnizori aprobați. Ca parte a suitei pentru IMM-uri a Clarysec LLC, această politică oferă asigurări clienților, autorităților de reglementare și partenerilor că există mecanisme robuste de conformitate, dar sunt gestionate într-un mod practic, cu utilizare eficientă a resurselor. Important, permite IMM-urilor să îndeplinească așteptările pentru certificarea ISO/IEC 27001:2022 și cerințe similare prin integrarea metodelor de conformitate legală în toate procesele interne și politicile asociate, inclusiv Politica de utilizare acceptabilă, Politica de păstrare a datelor, Politica de răspuns la incidente și Comunicări în social media.