Política de cumplimiento legal y normativo - PYME

La Política de cumplimiento legal y normativo (P37S) es un documento integral desarrollado específicamente para pequeñas y medianas empresas (PYMES) para garantizar que cumplan sus obligaciones legales, normativas y contractuales sin necesidad de un departamento de cumplimiento dedicado. Tal como se indica en el alcance del documento y en la asignación del Director General (DG) como responsable, esta es una política para PYMES. La política proporciona requisitos claros, paso a paso, para reconocer, gestionar y evidenciar el cumplimiento con marcos principales como ISO/IEC 27001:2022, el GDPR de la UE, NIS2, DORA y términos contractuales específicos del cliente. Esta política garantiza que todos los empleados, contratistas y proveedores terceros comprendan sus obligaciones relacionadas con el cumplimiento legal y estén capacitados para ejecutar sus responsabilidades de forma eficaz. Establece expectativas explícitas para el manejo de datos, la aplicación de obligaciones establecidas por los contratos de clientes y la gestión de requisitos de auditoría. Se hace especial hincapié en el Registro de cumplimiento, un registro sencillo pero estructurado, mantenido por el DG, que realiza el seguimiento de todas las leyes pertinentes, los términos contractuales y las obligaciones de seguimiento. Este registro debe actualizarse periódicamente para reflejar cambios en las leyes o en las circunstancias del negocio, garantizando que no se pase por alto ninguna obligación de cumplimiento. Más allá de la gobernanza, la política exige formación de actualización anual de cumplimiento para el personal y requisitos claros de incorporación para nuevas contrataciones, cubriendo temas esenciales como confidencialidad, higiene de contraseñas, normativas específicas del sector y cláusulas de contratos de clientes. También detalla procedimientos rigurosos para el seguimiento y la respuesta a cambios en el entorno legal, la gestión de excepciones mediante documentación formal y la gestión de incidentes o sospechas de fallos de cumplimiento de forma rápida y transparente. Si se necesita una excepción de cumplimiento, el proceso garantiza una justificación clara, aprobación y seguimiento por parte del DG. El mantenimiento de registros y la preparación para auditoría son principios centrales de esta política, respaldados por requisitos para almacenar de forma segura los contratos y evidenciar las actividades de cumplimiento a lo largo de los procesos operativos. Existen disposiciones específicas para compromisos con terceros, que exigen que los proveedores firmen un contrato de encargo de tratamiento, notifiquen al DG sobre violaciones de la seguridad de los datos o cambios legales, y se sometan a revisiones de acceso anuales de su situación de cumplimiento. El documento refuerza controles tanto proactivos (formación, gestión de contratos, evaluación de riesgos) como reactivos (respuesta a incidentes, retención legal y suspensión de la supresión, obligaciones de notificación normativa), con consecuencias por incumplimiento claramente indicadas, que van desde medidas disciplinarias internas hasta la terminación, reclamaciones legales o la eliminación de la lista de proveedores aprobados. Como parte del conjunto para PYMES de Clarysec LLC, esta política ofrece garantías a clientes, reguladores y socios de que existen mecanismos de cumplimiento sólidos, pero gestionados de forma práctica y consciente de los recursos. De forma importante, permite a las PYMES cumplir las expectativas para la certificación ISO/IEC 27001:2022 y requisitos similares al integrar métodos de cumplimiento legal en todos los procesos internos y políticas vinculadas, incluidas la Política de uso aceptable, la Política de conservación de datos, la Política de respuesta a incidentes (P30) y Comunicaciones en redes sociales y externas.