Õigusliku ja regulatiivse vastavuse poliitika – VKE

Õigusliku ja regulatiivse vastavuse poliitika (P37S) on terviklik dokument, mis on välja töötatud spetsiaalselt väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele (VKE-d), et tagada õiguslike, regulatiivsete ja lepinguliste kohustuste täitmine ilma pühendunud vastavusmeeskonna vajaduseta. Nagu on märgitud dokumendi ISMS-i kohaldamisala ja tegevjuhi (GM) kui aruandekohustusliku ametniku määramise osas, on tegemist VKE poliitikaga. Poliitika annab selged, samm-sammulised nõuded, et tuvastada, hallata ja tõendada vastavust põhiraamistikele, nagu ISO/IEC 27001:2022, EL-i GDPR, NIS2, DORA ning kliendipõhised lepingulised tingimused. See poliitika tagab, et kõik töötajad ja töövõtjad ning kolmanda osapoole tarnijad mõistavad oma kohustusi seoses õigusliku vastavusega ning on võimestatud oma vastutust tõhusalt täitma. See seab selgesõnalised ootused andmekäitluse, kliendilepingutest tulenevate kohustuste jõustamise ning auditinõuete haldamise osas. Eriline rõhk on vastavusregistril – lihtsal, kuid struktureeritud logil, mida haldab tegevjuht ja mis jälgib kõiki asjakohaseid seadusi, lepingulisi tingimusi ja seirekohustusi. Seda registrit tuleb regulaarselt ajakohastada, et kajastada muudatusi seadustes või ärilistes asjaoludes, tagades, et ükski vastavuskohustus ei jää tähelepanuta. Lisaks juhtimisele nõuab poliitika iga-aastast vastavuskoolitust töötajatele ning selgeid sisseelamise nõudeid uutele töötajatele, hõlmates olulisi teemasid, nagu konfidentsiaalsus, küberturvalisuse hügieen, valdkonnaspetsiifilised regulatsioonid ja kliendilepingute klauslid. Samuti kirjeldab see rangeid protseduure õigusruumi muutuste seireks ja neile reageerimiseks, erandite haldamiseks ametliku dokumentatsiooni kaudu ning intsidentide või kahtlustatavate vastavuse rikkumiste kiireks ja läbipaistvaks käsitlemiseks. Kui on vaja vastavuserandit, tagab protsess selge põhjenduse, heakskiidu ja jälgimise tegevjuhi poolt. Kirjete pidamine ja auditivalmidus on selle poliitika keskseid põhimõtteid, mida toetavad nõuded lepingute ja vastavustegevuste tõendite turvaliseks säilitamiseks kogu operatiivprotsesside vältel. Kolmandate osapoolte kaasamiste jaoks on eraldi sätted, mis nõuavad, et tarnijad allkirjastaksid andmetöötluslepingu (DPA), teavitaksid tegevjuhti rikkumistest või õiguslikest muudatustest ning läbiksid iga-aastased ülevaatused oma vastavusseisundi kohta. Dokument rõhutab nii ennetavaid (koolitus, lepinguhaldus, riskihindamine) kui ka reageerivaid (intsidentidele reageerimine, õiguslik säilitamiskohustus ja kustutamise peatamine, regulatiivne teatamine) kontrollimeetmeid, kusjuures mittevastavuse tagajärjed on selgelt kirjeldatud – alates sisemistest distsiplinaarmeetmetest kuni töösuhte lõpetamise, õigusnõuete või heakskiidetud tarnijate nimekirjast eemaldamiseni. Clarysec LLC VKE komplekti osana kinnitab see poliitika klientidele, regulaatoritele ja partneritele, et tugevad vastavusmehhanismid on olemas, kuid neid juhitakse praktilisel ja ressursiteadlikul viisil. Oluline on, et see võimaldab VKE-del täita ISO/IEC 27001:2022 sertifitseerimise ja sarnaste nõuete ootusi, lõimides õigusliku vastavuse meetodid kõigisse sisemistesse protsessidesse ja seotud poliitikatesse, sh lubatud kasutuse poliitika, andmete säilitamise poliitika, intsidentidele reageerimise poliitika (P30) ning sotsiaalmeedia ja välise teabevahetuse poliitikad.