Richtlinie zur Datenklassifizierung und Kennzeichnung

Die Richtlinie zur Datenklassifizierung und Kennzeichnung ist ein grundlegendes Element der Informationssicherheit der Organisation. Ihr primärer Zweck ist die Etablierung eines robusten, standardisierten Rahmens zur Kategorisierung und Kennzeichnung von Informations-Assets auf Basis von Sensibilität, Risikoexposition und regulatorischen Anforderungen. Diese formale Struktur stellt sicher, dass alle Daten der Organisation – ob digital oder physisch, intern oder extern bezogen – hinsichtlich ihrer Bedeutung und ihres Schutzbedarfs angemessen identifiziert werden. Die Richtlinie gilt universell für alle Arten von Informations-Assets, einschließlich Dokumenten, Datenbanken, Aufzeichnungen, E-Mails, mündlicher Kommunikation und physischer Datenträger. Ihr Mandat erstreckt sich auf alle Umgebungen, in denen Daten gespeichert oder verarbeitet werden: On-Premises-IT, Cloud-Dienste, mobile Geräte und Remote-Arbeitsumgebungen. Mitarbeiter auf allen Ebenen, Auftragnehmer, Drittdienstleister und Drittparteien-Partner, die mit Unternehmensdaten interagieren, unterliegen den Grundsätzen dieser Richtlinie. Die Richtlinie beschreibt zudem ihre Reichweite für personenbezogene Daten, die Gesetzen wie GDPR unterliegen, sowie für Daten, die mit Kunden, Aufsichtsbehörden und Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Zu den zentralen Zielen gehört die Etablierung eines einheitlichen Klassifizierungsschemas für Daten auf Basis der Folgen von Offenlegung oder Kompromittierung. Informationswerteigentümer sind für die Zuweisung und Pflege korrekter Klassifizierungen verantwortlich, während IT-/Systemadministratoren technische Maßnahmen durchsetzen, wie Metadaten-Tagging, Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung, entsprechend jeder Klassifizierungsstufe. Mitarbeiter und Auftragnehmer werden geschult und zur Rechenschaft gezogen, Kennzeichnungen anzubringen, Handhabungsprotokolle einzuhalten und die Genauigkeit über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg zu gewährleisten. Die Richtlinie schreibt die Verwendung dauerhafter, sichtbarer Kennzeichnungen (über Kopfzeilen, Fußzeilen, Stempel, Wasserzeichen oder Metadaten) vor, die in geschäftliche und technische Workflows integriert sind. Klassifizierungsmetadaten werden über Inventare der Werte, Content-Management-Systeme und Sicherheitsplattformen hinweg synchronisiert, um Auditbereitschaft und regulatorische Auskunftsfähigkeit zu unterstützen. Es werden mehrere Klassifizierungsstufen definiert: Öffentlich, Interner Gebrauch, Vertraulich und Eingeschränkt – jeweils mit präzisen Anforderungen an Handhabung und Schutz. Beispielsweise erfordern Vertraulich- und Eingeschränkt-Informationen Verschlüsselung, Zugangskontrolle, Audit-Protokollierung sowie physische oder logische Trennung. Die Richtlinie enthält klare Regeln für Reklassifizierung, Ausnahmebehandlung und kompensierende Kontrollen in Situationen, in denen Standardverfahren nicht eingehalten werden können (z. B. Legacy-Systeme, Notfalloffenlegungen). Schulungen, regelmäßige Überprüfung und laufende Überwachung stellen Sensibilisierung sicher und stärken korrektes Datenumgangsverhalten. Nichteinhaltung unterliegt dokumentierten Disziplinarverfahren, einschließlich Nachschulung oder potenzieller rechtlicher Schritte bei schweren Verstößen. Zusätzlich werden alle Vorfälle oder Ausnahmen protokolliert und gemäß der Incident-Response-Richtlinie (P30) eskaliert. Diese Richtlinie wurde entwickelt, um eine breite Palette internationaler Normen und geschäftlicher Anforderungen zu erfüllen, und wird mit relevanten Rahmenwerken abgeglichen, darunter ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27002, NIST SP 800-53, EU GDPR, EU NIS2, EU DORA und COBIT 2019. Mechanismen zur Durchsetzung und Einhaltung umfassen regelmäßige Audits, den Einsatz technologischer Werkzeuge (wie Data Loss Prevention (DLP) und Klassifizierungsvalidierung), Reporting an die Geschäftsleitung sowie die Einbindung des Informationssicherheitslenkungsausschusses und der Rechtsabteilung in die kontinuierliche Verbesserung. Damit bildet die Richtlinie zur Datenklassifizierung und Kennzeichnung das Rückgrat zum Schutz von Geschäfts-, Kunden-, Partner- und regulierten Daten und ist ein kritischer Bestandteil eines umfassenden Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS).