Politica de păstrare și eliminare a datelor - IMM

Politica de păstrare și eliminare a datelor - IMM (Politica P14S) este elaborată special pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii (IMM-uri), recunoscând constrângerile și responsabilitățile unice cu care se confruntă astfel de organizații. Această politică este complet adaptată pentru IMM-uri, lucru evident prin implicarea Directorului general ca proprietar al politicii, fără presupunerea unor roluri specializate precum SOC sau CISO, asigurând în același timp conformitatea cu cadre de referință de top precum ISO/IEC 27001:2022, GDPR și reglementările conexe. Scopul principal al acestei politici este de a stabili reguli clare și aplicabile pentru păstrarea și eliminarea în siguranță a informațiilor, asigurând că înregistrările sunt păstrate doar atât timp cât este impus de lege, de contracte sau de necesități de afaceri. După îndeplinirea acestor cerințe, informațiile trebuie distruse ireversibil. Politica abordează importanța minimizării expunerii legale și a riscului operațional prin prevenirea păstrării neautorizate sau redundante a datelor. De asemenea, evidențiază beneficiile unei păstrări și eliminări bine guvernate pentru pregătirea pentru audit, reducerea costurilor și îmbunătățirea performanței sistemelor. Pentru IMM-uri, politica servește ca un mijloc practic de a gestiona responsabil atât activele de date digitale, cât și cele pe hârtie, indiferent de dimensiunea echipei IT. Domeniul de aplicare cuprinzător include toate tipurile de înregistrări, documente de afaceri, jurnale operaționale, fișiere financiare, date cu caracter personal și se aplică fiecărui mediu de stocare, de la unități locale și sisteme găzduite în cloud până la stocarea pe hârtie și sisteme de backup. Toți angajații, contractanții și furnizorii terți de servicii care gestionează datele organizației sunt obligați să respecte această politică. Politica acoperă fiecare etapă a ciclului de viață al datelor, de la creare până la eliminare sau distrugere securizată. O caracteristică cheie este delimitarea clară a rolurilor și responsabilităților. Directorul general oferă aprobare, asigură alinierea cu riscul legal și de afaceri și gestionează excepțiile și reținerea în scop juridic, precum și suspendarea ștergerii. Proprietarii de active desemnați sunt alocați pe categorie de date și sunt responsabili pentru clasificare, determinarea perioadelor de păstrare și autorizarea ștergerilor; de asemenea, sprijină procesele de audit. Furnizorul de suport IT sau responsabilul IT intern are sarcina de a configura sistemele pentru reguli de păstrare, jurnalizarea eliminării și ștergerea securizată, inclusiv pentru sisteme de backup și arhive. Angajații și contractanții trebuie să respecte politica, să evite păstrarea necorespunzătoare, să raporteze conturi orfane și să utilizeze doar sisteme aprobate pentru stocarea datelor. Cerințele de guvernanță de bază se concentrează pe menținerea unui registru de păstrare detaliat, care listează categoriile de înregistrări, perioadele alocate, metodele de eliminare, justificarea legală și proprietarii de date. Acest registru trebuie revizuit anual sau la declanșatori legali ori de afaceri relevanți. Metodele de eliminare sunt selectate în funcție de clasificarea datelor, folosind proceduri securizate precum tocarea în cruce, ștergerea criptografică sau distrugerea fizică a mediilor. Reținerea în scop juridic și suspendarea ștergerii sunt detaliate în mod expres; odată aplicate, acestea împiedică ștergerea indiferent de perioada de păstrare programată și necesită revizuire lunară. Politica impune, de asemenea, instruirea personalului și instruire anuală de reîmprospătare pentru a asigura conștientizarea. Excepțiile sunt strict controlate, cu procese pentru documentare, aprobare, revizuire și expirare justificabilă. Mecanismele de aplicare includ audituri regulate, verificări punctuale și consecințe stricte pentru încălcări, până la și inclusiv încetarea contractului sau raportarea către autorități de reglementare în cazul gestionării necorespunzătoare a datelor cu caracter personal. În cele din urmă, această politică asigură că un IMM poate opera într-un mod conform din punct de vedere legal, auditabil și eficient din punct de vedere al resurselor, chiar și atunci când roluri avansate de securitate IT nu sunt prezente. Este concepută special pentru a se alinia cu ISO/IEC 27001:2022 și legile privind confidențialitatea, oferind IMM-urilor o bază solidă pentru managementul ciclului de viață al datelor fără complexitate inutilă.