Polityka ochrony danych i prywatności – MŚP

Polityka ochrony danych i prywatności (P17S) zapewnia ustrukturyzowane ramy ochrony danych osobowych w organizacjach, w szczególności w małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP), które mogą nie posiadać dedykowanych zespołów ds. bezpieczeństwa ani wyspecjalizowanych działów IT. Ta polityka dla MŚP została zaprojektowana z uproszczonymi rolami i odpowiedzialnościami, takimi jak dyrektor generalny (GM) pełniący funkcję osoby rozliczalnej, aby zapewnić, że zgodność jest zrozumiała i osiągalna niezależnie od wielkości organizacji i jej zasobów wewnętrznych. Struktura i treść dokumentu są w pełni dostosowane do realiów MŚP, z praktycznymi środkami opartymi na ryzyku, które są zgodne z ISO/IEC 27001:2022, przy jednoczesnym utrzymaniu gotowości do audytów i kontroli regulacyjnych. Dokument określa jasne wymagania dotyczące pozyskiwania, przechowywania, przetwarzania i usuwania danych osobowych, zapewniając, że wszystkie istotne działania są zgodne z prawem, rzetelne i bezpieczne, zgodnie z regulacjami ochrony danych, takimi jak RODO, NIS2 i DORA. Co istotne, polityka obejmuje dane osobowe przetwarzane w infrastrukturze lokalnej, w chmurze obliczeniowej lub przez dostawców usług stron trzecich, a zgodność jest obowiązkowa dla wszystkich pracowników, wykonawców i dostawców. Zakres jest kompleksowy i obejmuje wszystkie systemy, lokalizacje oraz personel, który może przetwarzać dane dotyczące klientów, personelu, dostawców lub innych możliwych do zidentyfikowania osób. Kluczowe cele polityki obejmują zapewnienie przestrzegania przepisów i norm dotyczących prywatności, wdrożenie zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych oraz wspieranie kultury rozliczalności i przejrzystości. Uwzględniono szczegółowe postanowienia dotyczące poszanowania indywidualnych praw do prywatności, takich jak prawo dostępu, sprostowania lub usunięcia danych osobowych, oraz stosowania ścisłej ochrony i minimalizacji danych oraz bezpiecznych praktyk usuwania. Polityka podkreśla również potrzebę dokumentowania czynności przetwarzania, utrzymywania solidnej kontroli dostępu oraz zarządzania incydentami prywatności poprzez jasno zdefiniowane procedury eskalacji. Role są przypisane wprost: dyrektor generalny odpowiada za nadzór i alokację zasobów, koordynator ds. prywatności (wewnętrzny lub outsourcingowy) realizuje operacyjne zadania związane z prywatnością, wsparcie IT zapewnia zabezpieczenia techniczne, kierownicy działów wzmacniają zgodność w swoich zespołach, a cały personel i wykonawcy mają obowiązek przestrzegania zasad oraz ukończenia wymaganych szkoleń. Mechanizmy przeglądu i dostosowania są integralną częścią tej polityki i wymagają corocznego formalnego przeglądu oraz dodatkowych przeglądów uruchamianych przez nowe przepisy, poważne incydenty lub nowe usługi obejmujące przetwarzanie danych. Obsługa wyjątków i procedury zarządzania ryzykiem zapewniają, że odstępstwa są kontrolowane, ograniczone czasowo i w pełni udokumentowane. Wreszcie, jako polityka zgodna z realiami MŚP, P17S wypełnia lukę między rygorem regulacyjnym a praktycznością operacyjną, wspierając firmy w wykazywaniu rozliczalności, ochronie zaufania klientów oraz minimalizowaniu ryzyka niezgodności.