Datenschutz- und Datenschutzrichtlinie – KMU

Die Datenschutz- und Datenschutzrichtlinie (P17S) stellt ein strukturiertes Rahmenwerk zum Schutz personenbezogener Daten in Organisationen bereit, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die möglicherweise keine dedizierten Sicherheitsteams oder spezialisierten IT-Abteilungen haben. Diese KMU-Richtlinie ist mit vereinfachten Rollen und Verantwortlichkeiten gestaltet, z. B. dem General Manager (GM) als rechenschaftspflichtiger Funktion, um sicherzustellen, dass Compliance unabhängig von Größe oder internen Ressourcen verständlich und erreichbar ist. Aufbau und Inhalte sind vollständig an die Realität von KMU angepasst – mit praktischen, risikobasierten Maßnahmen, die auf ISO/IEC 27001:2022 ausgerichtet sind und zugleich Auditbereitschaft sowie regulatorische Prüfung unterstützen. Das Dokument legt klare Anforderungen für das Erheben, Speichern, Verarbeiten und Löschen personenbezogener Daten fest und stellt sicher, dass alle relevanten Tätigkeiten rechtmäßig, fair und sicher sind, wie es Datenschutzvorschriften wie die DSGVO, NIS2 und DORA vorsehen. Wichtig ist, dass die Richtlinie personenbezogene Daten abdeckt, die On-Premises, in der Cloud oder durch Drittdienstleister verarbeitet werden, und die Einhaltung für alle Mitarbeiter und Auftragnehmer sowie Lieferanten verbindlich macht. Der Anwendungsbereich ist umfassend und umfasst alle Systeme, Standorte und Personen, die Daten zu Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten oder anderen identifizierbaren Personen verarbeiten könnten. Zentrale Ziele der Richtlinie sind die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Normen, die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie die Förderung einer Kultur der Rechenschaftspflicht und Transparenz. Es sind spezifische Bestimmungen enthalten, um individuelle Datenschutzrechte zu wahren, z. B. das Recht auf Zugriff, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten, sowie strikte Praktiken zu Datenschutz und Datenminimierung und sicherer Löschung anzuwenden. Die Richtlinie unterstreicht außerdem die Notwendigkeit, Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren, robuste Zugangskontrollen aufrechtzuerhalten und Datenschutzvorfälle mit klar definierten Eskalationsverfahren zu managen. Rollen werden ausdrücklich zugewiesen: Der General Manager ist für Aufsicht und Ressourcenzuweisung verantwortlich, der Datenschutzkoordinator (intern oder ausgelagert) übernimmt operative Datenschutzaufgaben, der IT-Support stellt technische Maßnahmen sicher, Abteilungsleiter stärken die Compliance in ihren Teams, und alle Mitarbeiter und Auftragnehmer müssen die Regeln einhalten und die erforderlichen Schulungen absolvieren. Überprüfungs- und Anpassungsmechanismen sind integraler Bestandteil dieser Richtlinie und erfordern eine jährliche formale Überprüfung sowie zusätzliche Überprüfungen, die durch neue Gesetze, wesentliche Vorfälle oder neue Dienste mit Datenverarbeitung ausgelöst werden. Ausnahmebehandlung und Risikomanagementverfahren stellen sicher, dass Abweichungen kontrolliert, zeitlich begrenzt und vollständig dokumentiert sind. Als KMU-konforme Richtlinie schließt P17S die Lücke zwischen regulatorischer Strenge und operativer Praktikabilität, unterstützt Unternehmen beim Nachweis von Rechenschaftspflicht, schützt Kundenvertrauen und minimiert das Risiko von Nichteinhaltung.