Polityka audytu i monitorowania zgodności – MŚP

Polityka audytu i monitorowania zgodności (Dokument P33S) zapewnia kompleksowe ramy dla ustrukturyzowanych audytów wewnętrznych, kontroli środków kontroli bezpieczeństwa oraz monitorowania zgodności regulacyjnej, w szczególności dostosowane do małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Uznając, że MŚP często nie dysponują dedykowanym personelem ds. zgodności, niniejsza polityka deleguje kluczowe role i odpowiedzialności na dyrektora generalnego, dostawcę IT lub administratora, liderów zespołów oraz – w razie potrzeby – audytorów zewnętrznych lub konsultantów. Jej głównym celem jest wykrywanie nieskuteczności kontroli, zapobieganie niezgodnościom oraz ciągłe wykazywanie należytej staranności zgodnie z wymaganiami ISO/IEC 27001, GDPR oraz powiązanych norm branżowych. Zakres niniejszej polityki jest szeroki i obejmuje wszystkie działy wewnętrzne, zewnętrznych dostawców usług zaangażowanych w systemy informatyczne, przetwarzanie danych osobowych oraz wszelkie usługi krytyczne dla działalności. Wymaga ona regularnego i ustrukturyzowanego przeglądu wszystkich środków kontrolnych i systemów w ramach Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI). Audyty mogą być inicjowane wewnętrznie lub na wniosek klientów, regulatorów albo w ramach działań certyfikacyjnych i recertyfikacyjnych. Polityka określa, że gromadzenie dowodów i raportowanie muszą być dobrze zorganizowane, aby spełniać wymagania ISO/IEC 27001, audytów GDPR, due diligence klientów oraz zmieniających się wymogów regulacyjnych lub prawnych (takich jak NIS2 i DORA). Kluczowe wymagania w zakresie zarządzania obejmują zatwierdzenie przez dyrektora generalnego rocznego planu audytu, z jednoznaczną identyfikacją systemów, środków kontrolnych (np. środków kontrolnych Załącznika A ISO/IEC 27001), procesów specyficznych dla GDPR, usług outsourcingowych oraz krytycznych działań biznesowych podlegających corocznemu lub doraźnemu przeglądowi. Audyty wewnętrzne powinny odbywać się co najmniej raz w roku, z wyższą częstotliwością dla obszarów krytycznych lub wysokiego ryzyka. Cała aktywność audytowa musi opierać się na ustrukturyzowanych listach kontrolnych, obejmujących status polityk, walidację kontroli technicznych, zgodność użytkowników oraz właściwe rejestrowanie dowodów. Ustalenia są oceniane pod kątem ryzyka i śledzone aż do remediacji, a korekty są przeglądane i potwierdzane przez dyrektora generalnego. Wspierając realia MŚP, polityka instytucjonalizuje proste i powtarzalne listy kontrolne audytu, scentralizowane przechowywanie dowodów (z metadanymi i wymaganiami retencji) oraz prosty proces zarządzania wyjątkami i ryzykiem. Wszystkim rolom – od dyrektora generalnego, przez dostawcę IT, po kluczowych użytkowników – przypisano jasne, wykonalne obowiązki, co ułatwia zapewnienie zgodności bez potrzeby posiadania dedykowanego działu zgodności. Wyniki audytu są integrowane z bieżącymi przeglądami zarządzania SZBI, a coroczna ocena i aktualizacje polityki są wymagane w odpowiedzi na zmiany w regulacjach, certyfikacjach lub poważne incydenty. Niniejsza polityka jest wyraźnie oznaczona jako polityka dla MŚP (co wskazuje numer dokumentu P33S oraz bezpośrednie adresowanie do dyrektora generalnego, a nie do wyspecjalizowanych oficerów ds. zgodności lub bezpieczeństwa). Została opracowana tak, aby organizacje mogły utrzymać gotowość do certyfikacji i kontrolę operacyjną nawet przy ograniczonych zasobach wewnętrznych oraz spełniać wymagania wielu globalnych ram dzięki praktycznym, realistycznym procesom biznesowym.