Audit és megfelelés-monitorozási szabályzat – KKV

Az Audit és megfelelés-monitorozási szabályzat (P33S dokumentum) átfogó keretrendszert biztosít strukturált belső auditokhoz, biztonsági kontroll-ellenőrzésekhez és jogszabályi megfelelés-monitorozáshoz, kifejezetten kis- és középvállalkozások (KKV-k) számára adaptálva. Felismerve, hogy a KKV-k gyakran nem rendelkeznek dedikált megfelelőségi munkatársakkal, a szabályzat a lényeges szerepköröket és felelősségeket az ügyvezetőre, az IT-szolgáltatóra vagy rendszergazdára, a csapatvezetőkre, valamint szükség esetén külső auditorokra vagy tanácsadókra delegálja. Alapvető célja a kontrollhibák észlelése, a meg nem felelés megelőzése, valamint a kellő gondosság folyamatos igazolása az ISO/IEC 27001, a GDPR és a kapcsolódó iparági szabványok követelményeivel összhangban. A szabályzat hatóköre széles: kiterjed valamennyi belső szervezeti egységre, az információs rendszerekkel, személyes adatok kezelésével és bármely üzletmenet-kritikus szolgáltatással érintett külső szolgáltatókra. Előírja az információbiztonsági irányítási rendszer (ISMS) alá tartozó valamennyi kontroll és rendszer rendszeres és strukturált felülvizsgálatát. Az auditok kezdeményezhetők belsőleg, vagy ügyfelek, hatóságok kérésére, illetve tanúsítási és újratanúsítási gyakorlatok céljából. A szabályzat rögzíti, hogy a bizonyítékgyűjtésnek és a jelentéskészítésnek jól szervezettnek kell lennie az ISO/IEC 27001 és a GDPR-auditok, az ügyfél-átvilágítás, valamint a változó szabályozási vagy jogi követelmények (például a NIS2 és a DORA) elvárásainak teljesítéséhez. A kulcsfontosságú irányítási követelmények közé tartozik az ügyvezető által jóváhagyott éves audit terv, amelyben egyértelműen azonosításra kerülnek a rendszerek, a kontrollok (pl. ISO/IEC 27001 A melléklet kontrollok), a GDPR-specifikus folyamatok, a kiszervezett szolgáltatások és az éves vagy eseti felülvizsgálat alá eső kritikus üzleti tevékenységek. A belső auditoknak legalább évente meg kell történniük, kritikus vagy magas kockázatú területeken gyakoribb ütemezéssel. Minden audittevékenységnek strukturált ellenőrzőlistákon kell alapulnia, beleértve a szabályzatok státuszát, a technikai kontrollok kontrollvalidálását, a felhasználói megfelelést és a megfelelő auditnaplózást. A megállapítások kockázat szerint minősítettek, és a korrekciós intézkedésekig nyomon követettek; a javításokat az ügyvezető felülvizsgálja és megerősíti. A KKV-k működési realitásait támogatva a szabályzat intézményesíti az egyszerű és ismételhető audit-ellenőrzőlistákat, a központosított bizonyítéktárolást (metaadatokkal és megőrzési követelményekkel), valamint az egyértelmű kivételkezelési és kockázatkezelési folyamatot. Valamennyi szerepkör – az ügyvezetőtől az IT-szolgáltatón át a kulcsfelhasználókig – világos, végrehajtható felelősségeket kap, így a megfelelés dedikált megfelelőségi osztály nélkül is biztosítható. Az audit eredmények beépülnek a folyamatos ISMS vezetőségi átvizsgálásokba, és a szabályzat éves értékelése és frissítése kötelező a szabályozások, tanúsítványok vagy jelentős incidensek változásaira reagálva. A szabályzat kifejezetten KKV-szabályzatként van megjelölve (a P33S dokumentumszám és az ügyvezető közvetlen megszólítása alapján, nem pedig specialisták – megfelelőségi vagy biztonsági tisztviselők – számára). Célja, hogy a szervezetek korlátozott belső erőforrások mellett is fenntartsák a tanúsítási felkészültséget és az operatív kontrollt, és gyakorlati, üzletileg reális folyamatokon keresztül több globális keretrendszer követelményeinek is megfeleljenek.