Richtlinie für Audit und Compliance-Überwachung – KMU

Die Richtlinie für Audit und Compliance-Überwachung (Dokument P33S) stellt ein umfassendes Rahmenwerk für strukturierte interne Audits, Sicherheitskontrollprüfungen und kontinuierliche Überwachung der Einhaltung bereit, speziell angepasst für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Da KMU häufig nicht über dediziertes Compliance-Personal verfügen, überträgt diese Richtlinie wesentliche Rollen und Verantwortlichkeiten an den General Manager, den IT-Dienstleister oder Administrator, Teamleiter sowie – falls erforderlich – externe Auditoren oder Berater. Ihr Kernziel ist es, Kontrollversagen zu erkennen, Nicht-Compliance zu verhindern und fortlaufend Sorgfaltspflichten im Einklang mit den Anforderungen von ISO/IEC 27001, GDPR und einschlägigen Branchenstandards nachzuweisen. Der Geltungsbereich dieser Richtlinie ist breit und umfasst alle internen Abteilungen, externe Drittdienstleister mit Bezug zu IT-Infrastruktur, Verarbeitung personenbezogener Daten sowie alle geschäftskritischen Dienste. Sie schreibt eine regelmäßige und strukturierte Überprüfung aller Kontrollen und Systeme innerhalb des Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) vor. Audits können intern ausgelöst werden oder auf Anfrage von Kunden, Aufsichtsbehörden oder im Rahmen von Zertifizierungs- und Rezertifizierungsmaßnahmen erfolgen. Die Richtlinie legt fest, dass Beweiserhebung und Berichterstattung gut organisiert sein müssen, um die Anforderungen von ISO/IEC 27001, GDPR-Audits, Kundensorgfaltsprüfungen sowie sich entwickelnden regulatorischen oder rechtlichen Anforderungen (z. B. NIS2 und DORA) zu erfüllen. Zentrale Governance-Anforderungen umfassen die Genehmigung eines jährlichen Auditplans durch den GM, einschließlich klarer Identifizierung von Systemen, Kontrollen (z. B. ISO/IEC 27001 Anhang-A-Kontrollen), GDPR-spezifischen Prozessen, ausgelagerten Dienstleistungen und kritischen Geschäftsaktivitäten, die jährlich oder ad hoc zu überprüfen sind. Interne Audits sollen mindestens jährlich stattfinden, mit höherer Frequenz für kritische oder risikoreiche Bereiche. Sämtliche Auditaktivitäten müssen auf strukturierten Checklisten basieren, einschließlich Richtlinienstatus, Kontrollvalidierung technischer Maßnahmen, Benutzer-Compliance und geeigneter Audit-Protokollierung. Feststellungen werden risikobewertet und bis zur Mängelbehebung nachverfolgt; Korrekturen werden durch den GM überprüft und bestätigt. Unter Berücksichtigung der KMU-Realität institutionalisiert die Richtlinie einfache und wiederholbare Audit-Checklisten, zentrale Dokumentenspeicherung von Auditnachweisen (mit Metadaten- und Aufbewahrungsanforderungen) sowie einen unkomplizierten Prozess für Ausnahmemanagement und Risikomanagement. Allen Rollen – vom General Manager über den IT-Dienstleister bis zu Schlüsselbenutzern – werden klare, umsetzbare Verantwortlichkeiten zugewiesen, wodurch Compliance ohne dedizierte Compliance-Abteilung ermöglicht wird. Auditergebnisse werden in laufende ISMS-Managementbewertung integriert; zudem sind eine jährliche Richtlinienbewertung und Aktualisierungen als Reaktion auf Änderungen von Vorschriften, Zertifizierungen oder größeren Vorfällen erforderlich. Diese Richtlinie ist ausdrücklich als KMU-Richtlinie gekennzeichnet (ersichtlich an der Dokumentnummer P33S und der direkten Adressierung des General Managers statt spezialisierter Compliance- oder Sicherheitsfunktionen). Sie ist darauf ausgelegt, dass Organisationen auch mit begrenzten internen Ressourcen Auditbereitschaft und operative Kontrolle aufrechterhalten und die Anforderungen mehrerer globaler Rahmenwerke durch praktikable, geschäftsnahe Prozesse erfüllen können.