Πολιτική Ελέγχου και Συμμόρφωσης και Παρακολούθησης - ΜΜΕ

Η Πολιτική Ελέγχου και Παρακολούθησης της Συμμόρφωσης (Έγγραφο P33S) παρέχει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο για δομημένους εσωτερικούς ελέγχους, ελέγχους ασφάλειας και παρακολούθηση της κανονιστικής συμμόρφωσης, ειδικά προσαρμοσμένο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ). Αναγνωρίζοντας ότι οι ΜΜΕ συχνά δεν διαθέτουν ειδικό προσωπικό συμμόρφωσης, η παρούσα πολιτική αναθέτει βασικούς ρόλους και αρμοδιότητες στον Γενικό Διευθυντή, στον πάροχο ή διαχειριστή ΤΠ, στους επικεφαλής ομάδων και, όταν απαιτείται, σε εξωτερικούς ελεγκτές ή συμβούλους. Βασικός στόχος είναι η ανίχνευση αστοχίας ελέγχου, η πρόληψη μη συμμόρφωσης και η συνεχής επίδειξη δέουσας επιμέλειας σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO/IEC 27001, του GDPR και συναφών προτύπων του κλάδου. Το πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής είναι ευρύ, καλύπτοντας όλα τα εσωτερικά τμήματα, τους τρίτους παρόχους υπηρεσιών που εμπλέκονται με πληροφοριακά συστήματα, την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και οποιεσδήποτε υπηρεσίες κρίσιμες για την επιχείρηση. Απαιτεί τακτική και δομημένη ανασκόπηση όλων των ελέγχων και συστημάτων εντός του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών (ISMS). Οι έλεγχοι μπορεί να ενεργοποιούνται εσωτερικά ή κατόπιν αιτήματος πελατών, ρυθμιστικών αρχών ή για ασκήσεις πιστοποίησης και επαναπιστοποίησης. Η πολιτική ορίζει ότι η συλλογή τεκμηρίων και η αναφορά πρέπει να είναι καλά οργανωμένες ώστε να καλύπτουν τις απαιτήσεις του ISO/IEC 27001, των ελέγχων GDPR, της δέουσας επιμέλειας πελατών και των εξελισσόμενων ρυθμιστικών ή νομικών απαιτήσεων (όπως NIS2 και DORA). Βασικές απαιτήσεις διακυβέρνησης περιλαμβάνουν την έγκριση από τον Γενικό Διευθυντή ενός ετήσιου πλάνου ελέγχων, με σαφή αναγνώριση συστημάτων, ελέγχων (π.χ. έλεγχοι του Παραρτήματος A του ISO/IEC 27001), διαδικασιών ειδικών για GDPR, υπηρεσιών εξωτερικής ανάθεσης και κρίσιμων επιχειρησιακών δραστηριοτήτων που υπόκεινται σε ετήσια ή έκτακτη ανασκόπηση. Οι εσωτερικοί έλεγχοι πρέπει να πραγματοποιούνται τουλάχιστον ετησίως, με υψηλότερη συχνότητα για κρίσιμους ή υψηλού κινδύνου τομείς. Όλη η δραστηριότητα ελέγχου πρέπει να βασίζεται σε δομημένες λίστες ελέγχου, συμπεριλαμβανομένης της κατάστασης πολιτικών, της επικύρωσης ελέγχων, της συμμόρφωσης χρηστών και της κατάλληλης καταγραφής ελεγκτικών τεκμηρίων. Τα ευρήματα βαθμολογούνται ως προς τον κίνδυνο και παρακολουθούνται έως την αποκατάσταση, με τις διορθώσεις να ανασκοπούνται και να επιβεβαιώνονται από τον Γενικό Διευθυντή. Υποστηρίζοντας τις πραγματικότητες των ΜΜΕ, η πολιτική θεσμοθετεί απλές και επαναλήψιμες λίστες ελέγχου, κεντρική αποθήκευση τεκμηρίων (με μεταδεδομένα και απαιτήσεις διατήρησης) και μια απλή διαδικασία διαχείρισης εξαιρέσεων και διαχείρισης κινδύνων. Όλοι οι ρόλοι, από τον Γενικό Διευθυντή έως τον πάροχο ΤΠ και τους βασικούς χρήστες, λαμβάνουν σαφείς, εφαρμόσιμες αρμοδιότητες, διευκολύνοντας τη συμμόρφωση χωρίς ανάγκη για ειδικό τμήμα συμμόρφωσης. Τα αποτελέσματα ελέγχου ενσωματώνονται στις συνεχιζόμενες Ανασκοπήσεις Διοίκησης του ISMS, με ετήσια αξιολόγηση και επικαιροποίηση της πολιτικής να απαιτείται ως απόκριση σε αλλαγές σε κανονισμούς, πιστοποιήσεις ή σημαντικά περιστατικά. Η παρούσα πολιτική επισημαίνεται ρητά ως πολιτική ΜΜΕ (όπως σημειώνεται από τον αριθμό εγγράφου P33S και την άμεση αναφορά στον Γενικό Διευθυντή, αντί για εξειδικευμένους υπευθύνους συμμόρφωσης ή ασφάλειας). Έχει διαμορφωθεί ώστε να διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί μπορούν να διατηρούν ετοιμότητα πιστοποίησης και επιχειρησιακό έλεγχο, ακόμη και με περιορισμένους εσωτερικούς πόρους, και να ικανοποιούν τις απαιτήσεις πολλαπλών παγκόσμιων πλαισίων μέσω πρακτικών, ρεαλιστικών επιχειρησιακών διαδικασιών.