Beleid inzake gegevensbescherming en gegevensprivacy - MKB

Het Beleid inzake gegevensbescherming en gegevensprivacy (P17S) biedt een gestructureerd kader voor de bescherming van persoonsgegevens binnen organisaties, met name kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) die mogelijk geen toegewijde beveiligingsteams of specialistische IT-afdelingen hebben. Dit MKB-beleid is ontworpen met vereenvoudigde rollen en verantwoordelijkheden, zoals de algemeen directeur (GM) als verantwoordelijke functionaris, om naleving begrijpelijk en haalbaar te maken, ongeacht de omvang of interne middelen van een organisatie. De structuur en inhoud zijn volledig aangepast aan de realiteit van het MKB, met praktische, risicogebaseerde maatregelen die aansluiten op ISO/IEC 27001:2022, terwijl auditgereedheid en paraatheid voor regelgevende toetsing behouden blijven. Het document stelt duidelijke eisen aan het verzamelen, opslaan, verwerken en verwijderen van persoonsgegevens, en waarborgt dat alle relevante activiteiten rechtmatig, eerlijk en veilig zijn zoals voorgeschreven door gegevensbeschermingsregelgeving zoals de AVG, NIS2 en DORA. Belangrijk is dat het beleid persoonsgegevens dekt die on-premises, in de cloud of door dienstverleners van derde partijen worden verwerkt, en dat naleving verplicht is voor werknemers en contractanten en derdepartijleveranciers. Het toepassingsgebied is breed en omvat alle systemen, locaties en personen die gegevens kunnen verwerken met betrekking tot klanten, personeel, leveranciers of andere identificeerbare personen. Kerndoelstellingen van het beleid zijn onder meer het waarborgen van naleving van privacywetgeving en normen, het implementeren van technische en organisatorische beheersmaatregelen en het bevorderen van een cultuur van verantwoordingsplicht en transparantie. Er zijn specifieke bepalingen opgenomen voor het respecteren van individuele privacyrechten, zoals het recht op toegang, correctie of verwijdering van persoonsgegevens, en voor het toepassen van strikte gegevensbescherming en gegevensminimalisatie en veilige verwijderingspraktijken. Het beleid benadrukt ook de noodzaak van het documenteren van verwerkingsactiviteiten, het handhaven van robuuste toegangscontrole en het beheren van privacy-incidenten met duidelijk gedefinieerde escalatieprocedures. Rollen worden expliciet toegewezen: de algemeen directeur is verantwoordelijk voor toezicht en toewijzing van middelen, de privacycoördinator (intern of uitbesteed) voert operationele privacytaken uit, IT-ondersteuning waarborgt technische beheersmaatregelen, afdelingsmanagers versterken naleving binnen hun teams, en werknemers en contractanten worden geacht de regels na te leven en de vereiste training te voltooien. Herzienings- en aanpassingsmechanismen zijn integraal onderdeel van dit beleid en vereisen een jaarlijkse formele herziening en aanvullende herzieningen die worden getriggerd door nieuwe wetgeving, grote incidenten of nieuwe diensten waarbij gegevensverwerking betrokken is. Afhandeling van uitzonderingen en risicobeheerprocedures zorgen ervoor dat afwijkingen beheerst, tijdgebonden en volledig gedocumenteerd zijn. Tot slot overbrugt P17S als MKB-conform beleid de kloof tussen regelgevende strengheid en operationele uitvoerbaarheid, en ondersteunt het organisaties bij het aantonen van verantwoordingsplicht, het beschermen van klantvertrouwen en het minimaliseren van het risico op niet-naleving.