Beleid inzake gegevensbewaring en -verwijdering - MKB

Het Beleid inzake gegevensbewaring en -verwijdering - MKB (Beleid P14S) is specifiek opgesteld voor kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's), met erkenning van de beperkingen en unieke verantwoordelijkheden waarmee dergelijke organisaties worden geconfronteerd. Dit beleid is volledig aangepast voor MKB's, wat blijkt uit de betrokkenheid van de algemeen directeur als beleidseigenaar, zonder de aanname van gespecialiseerde rollen zoals SOC of CISO, terwijl naleving wordt geborgd van toonaangevende kaders zoals ISO/IEC 27001:2022, GDPR en gerelateerde regelgeving. Het primaire doel van dit beleid is het vaststellen van duidelijke, afdwingbare regels voor het bewaren en veilig afvoeren van informatie, zodat registraties alleen worden bewaard zolang dit vereist is op grond van wetgeving, contracten of bedrijfsbehoeften. Nadat aan deze vereisten is voldaan, moet informatie onomkeerbaar worden vernietigd. Het beleid behandelt het belang van het minimaliseren van juridische blootstelling en operationeel risico door ongeautoriseerde of redundante gegevensbewaring te voorkomen. Het benadrukt ook de voordelen van goed bestuurde bewaring en afvoer voor auditgereedheid, lagere kosten en verbeterde systeemprestaties. Voor MKB's biedt het beleid een praktisch middel om zowel digitale als papieren gegevensactiva verantwoord te beheren, ongeacht de omvang van het IT-team. De uitgebreide scope omvat alle typen registraties, bedrijfsdocumenten, operationele logs, financiële bestanden en persoonsgegevens, en is van toepassing op elk opslagmedium, van lokale schijven en cloudgehoste systemen tot papieren opslag en back-upsystemen. Alle werknemers, contractanten en dienstverleners van derde partijen die organisatiegegevens verwerken, zijn aan dit beleid gebonden. Het beleid bestrijkt elke fase van de gegevenslevenscyclus, van creatie tot en met veilige afvoer of vernietiging. Een kernkenmerk is de duidelijke afbakening van rollen en verantwoordelijkheden. De algemeen directeur verleent goedkeuring, zorgt voor afstemming met wettelijke verplichtingen en bedrijfsrisico, en behandelt uitzonderingen en legal hold en opschorting van verwijdering. Aangewezen Data Owners worden per gegevenscategorie toegewezen en zijn verantwoordelijk voor classificatie, het bepalen van bewaartermijnen en het autoriseren van verwijderingen; zij ondersteunen ook auditprocessen. De IT Support Provider of Internal IT Lead is belast met het configureren van systemen voor bewaartermijnregels, afvoerlogging en veilige wissing, inclusief voor back-upsystemen en archieven. Werknemers en contractanten worden geacht het beleid na te leven, onjuiste bewaring te vermijden, weesaccounts te melden en uitsluitend goedgekeurde systemen te gebruiken voor gegevensopslag. De kernvereisten voor governance draaien om het bijhouden van een gedetailleerd Retention Register met recordcategorieën, toegewezen termijnen, afvoermethoden, juridische rechtvaardiging en Data Owners. Dit register moet jaarlijks worden herzien of bij relevante wettelijke of zakelijke triggers. Afvoermethoden worden geselecteerd op basis van gegevensclassificatie, met veilige procedures zoals cross-cut versnippering, cryptografische wissing of fysieke vernietiging van media. Legal hold en opschorting van verwijdering worden expliciet uitgewerkt; zodra toegepast, voorkomen zij verwijdering ongeacht de geplande bewaartermijn en vereisen zij maandelijkse beoordeling. Het beleid verplicht ook personeelstraining en een jaarlijkse opfriscursus om bewustzijn te borgen. Uitzonderingen worden strikt beheerst, met processen voor documentatie, goedkeuring, herziening en een gerechtvaardigde vervaldatum. Handhavingsmechanismen omvatten regelmatige audits, steekproeven en strikte gevolgen bij overtredingen, tot en met beëindiging van contracten of rapportageverplichtingen in geval van onjuiste omgang met persoonsgegevens. Uiteindelijk zorgt dit beleid ervoor dat een MKB op een wettelijk conforme, auditeerbare en middelenefficiënte manier kan opereren, zelfs wanneer geavanceerde IT-beveiligingsrollen niet aanwezig zijn. Het is doelgericht afgestemd op ISO/IEC 27001:2022 en privacywetgeving en biedt MKB's een robuuste basis voor gegevenslevenscyclusbeheer zonder onnodige complexiteit.