Beleid inzake sociale media en externe communicatie - MKB

Het Beleid inzake sociale media en externe communicatie (P36S) stelt een uitgebreid, praktisch kader vast om kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) te beschermen bij publieke communicatie. Het omvat alle externe verwijzingen naar het bedrijf, waaronder socialemedia-activiteit, blogposts, deelname aan evenementen, mediacontact en het publiek delen van beelden uit werkomgevingen, om de unieke nalevings-, juridische en reputatierisico’s te adresseren die nu samenhangen met digitale communicatie. Dit beleid is specifiek afgestemd als MKB-beleid, wat blijkt uit het gebruik van de rol algemeen directeur als primaire beleidseigenaar en complianceverantwoordelijke in plaats van toegewijde IT-directieleden of beveiligingsfunctionarissen. Deze aanpak zorgt ervoor dat zelfs organisaties zonder een CISO of Security Operations Center (SOC) robuuste beheersmaatregelen kunnen implementeren die zijn afgestemd op de vereisten van ISO/IEC 27001:2022. Elke verbonden persoon, inclusief werknemers, contractanten, freelancers, leveranciers en tijdelijk personeel, valt binnen de scope, en de regels gelden ook voor het gebruik van persoonlijke accounts of apparaten, zowel binnen als buiten werktijd. Dit is cruciaal voor MKB-organisaties met beperkt toezicht en diverse, flexibele werkafspraken. De kerndoelstellingen van het beleid zijn duidelijk gedefinieerd: reputatieschade voorkomen door niet-goedgekeurde of misleidende verklaringen, gevoelige bedrijfs- en klantgegevens beveiligen, voortdurende naleving van wet- en regelgeving handhaven (zoals de AVG) en professionele en verantwoordelijke online betrokkenheid bevorderen. Governance-eisen zijn zeer uitvoerbaar; ze beschrijven bijvoorbeeld duidelijke regels voor aanvaardbare en verboden content, verplichte goedkeuringen voor publieke optredens, het gebruik van disclaimers bij commentaar op onderwerpen uit de sector en sterke toegangscontrole, zoals multifactorauthenticatie (MFA), voor officiële accounts. Opvallend is dat externe marketing- of PR-leveranciers strikt moeten voldoen onder expliciete contracten en geen content mogen plaatsen zonder goedkeuring van de algemeen directeur. De implementatie is praktisch gemaakt voor het MKB: jaarlijkse en onboardingtraining is vereist voor al het personeel, alle voorgestelde publiekgerichte content moet met documentatie ter goedkeuring aan de algemeen directeur worden voorgelegd, en er zijn richtsnoeren voor het archiveren van posts en het loggen van goedkeuringen, zelfs met spreadsheets. Het beleid schrijft actief risicobeheer voor, waaronder regelmatige beoordelingen door de algemeen directeur van blootstellingen die samenhangen met sociale communicatie, eisen voor het afhandelen en melden van onbedoelde openbaarmakingen (met verwijzingen naar het incidentresponsbeleid (P30)) en een gestructureerd proces voor uitzonderingen en wijzigingen. Handhaving is robuust maar evenwichtig: overtredingen leiden tot duidelijke disciplinaire maatregelen en worden proportioneel behandeld naar ernst en intentie. Alle belanghebbenden, inclusief leveranciers, vallen onder het beleid, wat een holistische en consistente externe aanwezigheid bevordert. Het beleid wordt ondersteund door directe koppelingen naar gerelateerde MKB-beheersmaatregelen inzake beleid inzake aanvaardbaar gebruik, beveiligingsbewustzijn, gegevensprivacy, incidentrespons en wettelijke vereisten, wat zorgt voor een sterke geïntegreerde nalevingspositie.